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FAXクレーム?対処法は?

2019/04/19

こんにちは、吉川です。

 

吉川としては初ですが、実は久しぶりのブログの登場です。

 

何年も読み続けていただいている方はいないかもしれませんが、笑

2年ほど前まで「青木」でブログに登場していまして(懐かしい…)
同一人物です。

 

さて今回は「FAX送信の注意点」としてFAXのクレーム対応を取り上げたいと思います。

(いきなり本題です)

FAXで発生するクレームとは?

FAXでいうところのクレームとは何なのでしょうか。

メルマガ送付をされている企業様でしたらご存知かと思いますが、所謂「オプトアウト」・「配信停止」や「MPS(メーリング・プリファレンス・サービス )」と言われるものです。

 

数ある広告の中で、FAXDMは宛先の紙やインクを使用するのが特徴的です。そのため、少しでも「自分の求めている情報でない」と感じた場合、すぐに配信停止依頼が届くことになります。

 

新しいリストに配信する場合は、1%程度の配信停止を受けると考えたほうが良いでしょう。

FAXのクレーム(配信停止依頼)を受けたらどうするのか

ずばり、「次回以降送らないために、送信停止の作業を行う」です。

具体的には、以下の手順を行います。

①停止希望のFAX番号を伺う
次回以降送らないために、正確にFAX番号を伺います。

お電話で依頼が入った場合は、“復唱する“、 “電話番号でなくFAX番号の情報かを再度確認する”などが有効です。

 

FAX返信での停止希望の場合は、リストへの登録間違いがないように正確に作業しましょう。お客様からの手書きの申告が読み取りづらい場合に備え、あらかじめ送付原稿に差し込み機能を使って宛先の番号を記載しておくことも有効です。


②停止FAX番号リストを作り、そのリストに①を追加する

エクセルでFAX停止用番号リストを作り、都度①を登録していきましょう。

この際、元データから①を削除する、という方法をとると、新しいリストを購入した場合にどの宛先を除外すべきか分からなくなり、正しく停止FAX番号を除外できなくなってしまいます。

削除していく運用ではなく、除外番号を蓄積していく、という運用がお勧めです。


③次回送信時、除外リストとして設定して送付する

次回以降の送信時、送信除外リストとして必ず設定しましょう。NEXLINK BASICでは、案件ごとに設定するか、全ての案件に適用するか、除外リストの設定方法を選べます。

貴社の運用に合わせてご選択ください。

すこし手間だな、と思った方には…

実は、上記の①~③の業務を自動で行うサービスをご用意しております。
FAX不要受付機能というNEXLINK BASICのオプション機能です。
 
ネクスウェイのセンターで、不要FAXを受信し、テキストデータ化・システムへの登録まで一貫して行います。
月額3,000円~でご利用いただけますので、手間を考えると費用以上にメリットがありますので非常におすすめです。
(紙代の節約にもなりそうですね)