FAXDMサービス提供開始 約30年 取引法人数10,000社の実績

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TEL : 0120-975-849

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FAX配信の注意点(FAX配信停止への対応)

FAXDMは、「伝えたい情報」を多数の宛先に早く、安く、そして見てもらえる開かれた状態で送ることができるポテンシャルの高い販促媒体です。
しかし一方で、他の様々な販促手法とは異なり、貴社が伝えたい内容を、受信者側の紙・インクなどのリソースを使ってお伝えするという特殊なメディアでもあります。

そのため、使い方を間違えると、受け手のご迷惑になったり、迷惑が積もり積もった結果「クレーム」を受けてしまったりする可能性があります。
配信するタイミングや原稿は受け手にとってストレスがなく、送り手にとって伝えやすい、両者が嬉しいFAXDMにしましょう。

1.送信前に、社内へ情報連携しましょう

施策実施時は、必ず社内(特に問合せ先となっている電話番号・会社の代表番号の電話を取る可能性のある人たち)への情報連携を行いましょう。

連携ポイント.png
配信拒否依頼などの電話がかかってきた際に、
FAXDMを送信していることを知らずに
対応が後手に回って
クレーム化してしまうケースがあります。

社内には事前に必ず、

・施策概要(送信先・内容・期日などあれば)
・クレーム対応方法
・問合せ対応方法

を共有しておきましょう。

2.FAX原稿に配信停止の受付欄を設けましょう

写真受信者からの配信停止依頼は1%程度発生します。
FAXでの配信停止の受付を必ず設けましょう。

 (文言例)
  今後このようなFAXが不要な方は、大変お手数ではございますが、
  下記にチェック☑の上、 FAX番号を記入いただき返信をお願いいたします。
   確認次第、配信を停止させていただきます。
   □配信停止希望FAX番号(                 )


※ネクスウェイの受付センターで配信停止FAXを受け付け、
   停止番号をテキストデータ化して登録するサービスもございます。

▼FAX不要受付機能

https://www.nexway.co.jp/service/fuyofax/index.html

3.FAX配信停止依頼への対応について

 FAXまたは、電話での「FAX配信停止」を受けた場合は、以下のように対応しましょう。

3.1.電話連絡が入った場合

受信者から、配信停止の依頼や、宛名間違いなどのクレームがあった場合には、

真摯にお詫びすることと、次回以降配信しない旨をしっかりとお伝えすることが大切です。

必ずFAX番号を伺い、NEXLINKに登録しましょう

画像
       「このたびはご連絡のお手間を取らせてしまい、大変失礼いたしました。

        今後弊社からFAXが送られないように対応いたしますので、FAX番号を

        伺ってもよろしいでしょうか。」

リストレンタル機能をご利用の場合の対応▼
 

 データの取得元を尋ねられた場合

 ネット・トレイン・サービス株式会社が収集した、公開データ(電話帳やインターネットに掲載)

 を元にお送りした旨をお伝えください。

 

 データの内容について説明を求められた場合

 ネット・トレイン・サービス株式会社より直接、受信者にご連絡いたします。

 受信者の連絡先(会社名・電話番号)を、下記ご相談窓口までご連絡ください。

 

 データの間違いを指摘された場合(社名が異なるなど)

 ネット・トレイン・サービス株式会社にてデータの修正を行います。

 受信者のFAX番号を下記ご相談窓口までご連絡ください。

 

 データの削除を求められた場合

 受信者が、貴社からの配信停止のみならず、ネット・トレイン・サービス株式会社の

 提供データから削除を希望された場合は、データ削除処理を行います。

 受信者のFAX番号と連絡先をお伺いの上、下記ご相談窓口へご申告ください。

 





3.2.FAXで配信停止の依頼が届いた場合

 

FAX番号をNEXLINKに登録しましょう

NEXLINKへの登録方法

<FAX配信停止の設定>

 

受信者からFAX番号を聞き、NEXLINK BASICの「クレームFAX番号」もしくは「停止リスト」へ

FAX番号を登録してください。



クレームFAX番号」に登録した番号は、NEXLINKで送信する全ての案件に、除外適用されます。

「停止リスト」に登録したリストは、案件ごとに設定しないと、除外適用されません。


その他、不明点やご心配事ございましたら

 営業担当へ、いつでもご連絡ください。