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美容院のSMS配信によるキャンセル防止策!

2020/11/17

重要な業務連絡に必須!SMSで情報を確実に届けよう

皆さんは美容院を利用する際に、どのような手順で来店するでしょうか。多くの方は、事前に自分の都合のよい日時に予約を入れ、自分のスケジュールに入れ、当日美容室を利用するといった流れでしょう。 しかし、直前のキャンセルや、予約した時間を過ぎても来店しないというケースも珍しくありません。利用者にとってはうっかりであっても、店舗から見れば、本来得られるはずだった売上がなくなるだけではなく、別のお客様をお迎えするチャンスを失ったというダメージを被ったことになります。


このような美容院のキャンセルの防止策としてSMS(ショートメッセージサービス/ショートメール/Cメール)配信が効果的です。具体的にどのような面で有効なのかを解説していきます。

 


1.美容院はキャンセルされやすい?



美容院は、インターネットの予約サイトや電話1本で簡単にいつでも予約ができます。気軽に予約できる分、気軽にキャンセルされやすい傾向にあるのも事実です。キャンセルを防止するには、まずその理由や原因について知ることが重要です。



 


2.予約をキャンセルする理由・原因は?



美容院をキャンセルする理由としては次のようなことがあげられます。


  • ● 体調不良
  • ● 急用ができたから
  • ● 仕事の都合や家庭の事情
  • ● 予約していたことを忘れていた
  • ● キャンセルの連絡を入れるのが面倒
  • ● 気が変わった

体調不良や急用、仕事や家庭の事情などで予約をキャンセルせざるを得ないことはよくあることです。このような理由のキャンセルに関しては、美容院側で対策をとるのは難しいでしょう。しかし、予約したことを忘れてしまったり、連絡を入れるのが面倒だという理由のキャンセルは、美容院側の対策である程度防ぐことができます。

 


3.予約をキャンセルされないようにするには?



予約をキャンセルされないようにするためには、キャンセルされる理由それぞれについて対策を考える必要があるでしょう。

 


①予約忘れは確認の連絡をいれることで防げる


多くの人は手帳やアプリなどを利用してスケジュール管理をしていることと思います。しかし、手帳が手元になかったり、うっかり予定を入れ忘れたりと、予約を忘れることもあるでしょう。予約したことを忘れられないように、一番手軽な方法は電話でしょう。新規のお客様であれば、施術内容や料金についても丁寧に伝えることで好印象を持ってもらうきっかけにもなります。


しかし、美容院によっては営業時間中に電話をかけるのが難しい場合や、お客様が電話に出られる時間帯とサロンの営業時間が一致しないこともあるでしょう。その場合、メールやSMSなど他の連絡手段を考える必要があります。

 


②キャンセルの連絡を入れやすくする


急な仕事や冠婚葬祭など、急にキャンセルせざるをえない状況もあると考えられます。そのようなときに限って、美容院に電話がつながらなかったり、キャンセルのメールを送る時間がなかったりとタイミングが合わず、その結果、無断キャンセルに…ということもあるでしょう。このようなキャンセルを防ぐためには、お客様からいつでも連絡ができる体制を整えることが重要です。

 


③キャンセル規定をつくりキャンセル料がかかることを告知する


「なんとなく行く気にならなかったから」「連絡入れるのが面倒だった」などの理由に対しては、キャンセル規定を作ることが有効です。


たとえば、前日以降のキャンセルには、予約メニュー料金の30%、当日キャンセルは50%のキャンセル料をいただくといった規定を作り、お客様に告知します。


旅行やホテルなどの予約キャンセルに比べて、飲食店や美容院はキャンセルしやすいと感じている人も少なくないようです。気軽にまたそのうち行けるから、という考えもありますが、どうやらキャンセル料がかからないことが大きな理由の1つとなっているようです。


お客様の方でも直前や無断のキャンセルをすれば、美容院に迷惑がかかることはある程度わかるものです。それでもキャンセルがなくならないのは、もしそれが原因でその美容院に行くのが気まずくなっても、ほかの美容院へ行けばいいと考えているからかもしれません。こうしたケースを防ぐには、「当日キャンセルはキャンセル料金をいただきます。予約日時のご変更はお早めにお願いします」と予約前に伝えるのが効果的です。

 


4.お客さんとの良好な関係にはリマインドが重要



美容院のキャンセルを防止するには、予約直後や予約日の数日前にリマインドすることがお客様との関係を良好にするポイントの1つです。


送信方法には電話やメール、LINE等があります。


電話連絡の場合、日中帯の電話連絡に出ないことも多いでしょう。電話が繋がらなくても留守電に切り替われば伝言を残せますが、切り替わらない人、留守電の確認方法を知らない方には情報を伝えられません。繋がるまで何度もかけなすのは非常に非効率です。


またメールの場合、数多くのメルマガに混ざってしまい見ていない、あるいはメーラーにログインしていないのでメールが来ているかも確認していなという事もあります。


そこで、もっと効率的なの方法がSMSによるリマインドメッセージの配信です。


SMSは携帯電話番号さえ管理していればメッセージ配信が可能で、お客様の名前や予約日時、予約されたメニュー名、キャンセルの場合の連絡方法などの内容をSMSで送信できます。


また、事前にテンプレートを作っておけば、名前や送信日時などの個別情報を差し込んで送信でき、作業にかかる時間も少なく、業務に支障をきたすこともありません。


SMSは写真やイラストを送ることはできませんが、美容院周辺の地図を確認できるURLをつけることで、道に迷って遅刻というケースも減らせるでしょう。

 


5.SMSでキャンセルを防ごう!



SMSは、携帯の電話番号さえわかればメッセージを届けられます。日中に電話連絡が取れない方や、留守電を利用していないお客様にも確実にメッセージを残せます。SMSを活用することで、より効果的にキャンセルを防げるでしょう。


ネクスウェイのSMSLINKを使えば、異なる宛先へ一斉に、最大1万件まで、SMSを送信することが可能です。しかも、宛先毎に違う予約の日時も、差込機能によって個別に設定した状態で一斉送信できます。お客様への連絡に時間をとられることもなくなります。


また、送信日時も設定できるため、事前に設定しておけば美容院が忙しい時間帯を避けたり、お客様が連絡を確認しやすい時間帯でもメッセージの送信が可能です。


キャンセル防止対策として予約日時のリマインドメッセージを送るなら、業務負担やコストが軽減できるSMS配信サービス「 SMSLINK」が便利でおすすめです。

 


6.キャンセル防止策にはSMSによるリマインドが有効



「予約したのを忘れていた」「キャンセルの連絡を入れるのが面倒だった」といった理由によるキャンセルの防止には、携帯電話番号さえ分かればメッセージが送れるSMSによるリマインドメッセージ配信が効果的です。


SMSLINKは、事前に登録しておけば「1万件までSMS同時配信」「配信日時を自由に設定」などが可能です。業務の手間を最小限に抑え、低コストでキャンセル対策ができます。


予約の直前・無断キャンセルにお悩みでしたら、ぜひお気軽にご相談くださいませ。

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