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FAXの一斉送信に関わる問題と解決方法

2020/05/08




通常の連絡業務をFAXで行っても大きな負担にはなりません。しかし、セールスの手法として戦略的にFAXを利用する場合、大規模な送信が必要になるでしょう。こちらでは、こうしたFAXの一斉送信に関わる問題と解決方法についてご案内します。

 


1. FAXの一斉送信が必要なケースとは



FAXの一斉送信が行われるのはどのようなケースなのでしょうか?


特定の情報を大規模に周知する際に、方法のひとつとしてFAXが選ばれることがあります。具体的には以下のケースです。


● 新商品のプレスリリース


● セミナーの案内など


● 既存顧客や取引先への業務連絡


新商品や新サービスの営業をFAXで行うFAXDMもそのひとつといえます。情報周知の方法として近年はインターネットを活用するのが一般的ですが、ターゲットや目的、コスト観によってはFAXを使用する例も目立ちます。

 


2. FAXDMで送るべき最少件数は?


一口に「一斉送信」といっても、件数や規模感は目的に使途によって異なります。営業行為のひとつであるFAXDMの一斉送信を行う場合、どの程度の件数で行うのが一般的なのでしょうか。


FAXDMの反響率は原稿の内容や配信リストのクオリティ、商材そのものなどさまざまな条件によって変わりますが、平均的には0.1%程度だと考えられています。まとまった効果を期待するうえでは、最少でも10,000件程度の送信が必要です。


また、FAXDMはPDCAサイクルを回しながら、原稿の内容やターゲットなどを最適化していくことも重要視されています。次の配信に活用できる有効なデータを得るためにも、毎回10,000件程度の配信は求められるでしょう。

 


3. 頻繁なFAXの一斉送信を妨げるリスクとコスト




上述した10,000件規模のFAX一斉送信を行うのは、多くの企業にとって簡単ではありません。さらに、頻繁に行わなければならないとなると、敬遠したくなる企業も多いでしょう。FAXの一斉送信に関わる代表的なリスクとコストをご紹介します。

 


工数と手間のコスト


FAXの送信には1枚あたり約1分の時間がかかります。10,000件の送信を1台のFAX機で行おうとすると、どんなに無駄をなくしても丸1週間程度かかってしまいます。当然ながら、送信を担当する人員の工数も考慮しなければなりません。

 


番号誤入力のリスク


番号を手入力していると、件数が多くなるほど誤入力のリスクが増します。ターゲット以外の顧客に送信するとクレームにつながることもあるため、誤入力には注意しなければなりません。

 


FAX機の占有


FAXを送信している間は、基本的にFAX機を他の用途で使うことはできません。多くの企業では、FAX機として複合機が導入されているでしょう。FAX送信で複合機が占有されていると、コピー機、スキャナー、プリンターとして使えなくなってしまいます。

 


4. FAXの一斉送信を効率化するソリューション


実際には、上述したような大規模なFAXの一斉送信をマンパワーだけで行っている企業はごく少数です。効率的にFAXの一斉送信を行うため、以下のようなソリューションが利用されています。

 


FAXソフト


PCからイメージデータをFAXで送信できるソフトがあります。OSに標準搭載されているソフトのほか、より細かくカスタマイズできる有償のソフトをインストールして使うのも一般的です。

 


インターネットFAX送信


インターネット経由でFAXを送信できるクラウドサービスも普及しています。このサービスでは、電話回線やFAX機も必須ではありません。インターネットがあればどこからでもFAXを送受信できるのが魅力です。

 


FAXDM自体をアウトソース


FAXDM送信には代行業者があります。多くの回線を保有しているため、低コストで大量の一斉送信が可能です。業者によっては、その他FAXDMに特化したサービスを実施しています。

 


5. どうやって一斉送信の問題を解決する?



上述したソリューションにはそれぞれ特徴がありますが、10,000件以上の一斉送信を行う場合、以下のような点からFAXDM代行業者を利用することをおすすめします。


● 大量の送信が低コストで可能


● 原稿デザインに関するサポートが受けられる


● 配信ストップ依頼に対してスピーディーに対応可能


月額のサービスであり、導入・ストップの決断がしやすいことも特徴のひとつ。現在は、ペーパーレス化の普及や効率の観点から「脱FAX」が進んでいることも事実です。今後のFAX一斉送信の必要性が不透明な場合も、FAXDM代行業者であれば任意のタイミングで利用を停止できるため対応可能です。


セールスのために一斉送信を行う場合は複数回送信して効果検証を行うことが大切です。上述した問題を解決できれば頻繁に一斉送信ができるようになり、FAXDMの効果を上げやすくなるでしょう。そのためにもFAXDM代行業者を利用するのがおすすめです。


***


FAXの一斉送信を自社だけで行うのは現実的ではありません。今回ご紹介したようなソリューションをぜひ活用してください。特にFAXDM代行業者のサービス内容は10,000件以上のFAX営業を行う場合に最適です。

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