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FAXの一斉送信を低コストで効率的に行うには?

2019/12/19


FAXの送信量が多くなるほど、手作業での送信は難しくなります。効率的に一斉送信するための方法を考えなければなりません。

こちらでは、大量のFAXを効率的に送信する方法についてお話しします。

1. 手作業でのFAX一斉送信は非効率


数枚程度のFAXであれば、手作業でも十分に対応できます。しかし、DMを大規模に配信するような送信量が多いケースの場合、手作業での送信は現実的ではありません。多くても数十件程度が手作業によるFAX一斉送信の限界といえるでしょう。具体的には、以下のような問題が考えられます。

 

送信時間


FAXの送信速度は、使用する電話回線の数の影響を大きく受けます。企業では複数の電話回線を保有していることも少なくありません。しかし、複合機には1回線しか接続されていないことがほとんどです。


A4用紙1枚のFAX送信にかかる時間は1分程度。1回線しか利用できない場合、100枚の送信に約100分の時間がかかってしまうことになります。さらに、届かない宛先にリトライ送信がかかる場合、それが完了しないと次の送信が行われず、さらに時間がかかるのです。FAXDMでは数千枚から数万枚など大量に送信することになるため、最終的にかかる時間が膨大になってしまいます。

 

人的リソース


FAXを送信するための人的リソースも考えなければなりません。1枚ごとに手作業で送信する場合は、1件1件番号を確認して入力する必要があります。FAXDMの送信量が多い場合は、これだけでも大きな手間です。


複合機のアドレス帳機能を利用すればある程度は効率化できます。しかし、通常は前のグループの送信完了を確認したタイミングで次の番号をプッシュしなければなりません。また、不達になった宛先の確認など送達管理を含めると、膨大な手間になります。


多くの現場では、FAX送信業務と他の業務を兼任することになるでしょう。何度も複合機を操作することになるため、業務への悪影響は避けられません。

 

入力ミス


手作業のFAX送信で警戒しなければならない問題のひとつが、番号の入力ミスです。入力ミスにより、意図していない宛先にFAXDMが送られてしまう可能性があります。クレームに発展する可能性もあるため、FAXDMの誤送は極力避けなければなりません。一方で、入力ミスを完全になくすことは困難でしょう。

 

送信中はFAXの受信ができない

FAXDMの送信で電話回線が占有されている倍、その間FAXの受信ができなくなってしまう可能性があります。この場合、営業上必要な重要書類などが届かないなどのリスクが懸念されます。


 

2. 効率的なFAX一斉送信の手法



FAXの送信量によっては、手作業以外の送信方法を考えなければなりません。効率的なFAX一斉送信の手法として以下のようなものが挙げられます。

 

電話回線を利用する


モデムが接続されたPCがあれば、保存されたイメージデータを、電話回線を通して送信可能です。専用のFAXソフトを用いれば大量のFAXを効率的に送信することができます。このほか、複合機とPC連携してPCから直接イメージデータを送る方法もあります。


従来はモデムが搭載されたPCも一般的でしたが、現在は流通が少ないためPCとは別にモデムを用意しなければなりません。また、利用できる電話回線が1回線しかない場合はすべてのFAXDMを送信し終わるまでに時間がかかります。

 

インターネットFAXを利用する


現在は、インターネット経由でFAXを送信できるサービスも普及しています。接続したモデムを利用する場合のように、PCに保存されたイメージデータをそのままアップロードすることで送信可能です。また、電話回線は使用しません。このほか、インターネットがあればどこでもFAXを送信できる点も特徴といえます。

 

代行送信サービスを利用する


FAXの大量配信業務自体をそのまま外部事業者にアウトソーシングすることもできます。以下のような一斉送信専用ツールをアウトソースされた事業者が利用して配信を行う例が一般的です。

 

一斉送信専用ツールを利用する


FAXを大量配信するためのクラウドサービスを提供している事業者もあります。インターネットFAXとは異なり送信自体は電話回線を使用して行いますが、事業者が保有している豊富な電話回線を使用するため自社の回線が圧迫されることはありません。


専用ツール毎の機能によりますが、配信不要先番号の管理機能、差し込み印字機能など大量配信に役立つ機能が充実している点が魅力です。配信リストをレンタルできるサービスもあります。FAXDMを大量送信する際にはおすすめのサービスです。


代行送信サービスの場合は、手元で送信案件の管理やチェックができませんが、ツールを利用することで利用したいときにすぐ使える・振り返りもスピーディなどの利点があります。


 

3. 手間・コストを考えるとFAX一斉送信専用ツールがおすすめ


FAXDMの大量配信を行う場合、上述した方法のなかではFAX一斉送信専用ツールを利用するのがおすすめです。一斉送信利用に特化した管理画面や機能、送達、課金など手間・コスト面で優秀なほか、クラウドサービスを利用する形のためスムーズに導入できます。


ネクスウェイではFAX一斉送信ツールのほか、FAXDM配信による効果向上ノウハウ提供、配信リストの貸し出しといったサービスを提供しています。FAXDMによる商材認知拡大、反響率向上を実現したい企業様はぜひご相談ください。


***


送信量に適した方法で、効率的にFAXの大量配信を行いましょう。コストや手間を考えると、FAX一斉送信専用ツールを利用するのがおすすめです。とりわけFAXDMを配信する場合は、配信効果の向上までサポートしてくれる事業者を利用してはいかがでしょうか。



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