本部から店舗への膨大な情報を整理して配信するために店舗maticを導入、 1店舗当たり月29.1時間もの情報処理時間を削減

 現在221店舗を展開するゾフでは、毎週火・金の2回、本部から各店舗に対して様々な情報が配信されている。提供元は、店舗オペレーションに関する指示を出す店舗支援部や新商品情報を提供する商品部など複数部署で、以前は各部署からの情報を店舗支援部で取りまとめてグループウェアにアップしていた。それを各店舗の店長がPCで確認する。当時の課題について、店舗支援部の鈴木一輝氏は、次のように説明する。
 「私自身、2016年まで現場で店長をしていたのですが、当時から感じていたのは、とにかく本部からの情報量が多かったということです。店舗支援部が取りまとめてくれるといっても、各部署が作ったファイルが一括圧縮されているだけでフォーマットはバラバラ、内容を全てのスタッフが理解するのにも時間がかかり、確認のヌケ・モレも発生していました」。
 例えば各部署からは店舗ヒアリングのためのアンケートも送られてくるが、当然回答期限が設けられており、当時店長だった鈴木氏は忘れないように、その依頼を付箋に書いて机周りに貼っていたという。
 一方、本部側の情報提供の仕方にも問題があった。まず店舗とのコミュニケーションツールとしてグループウェア／メール／チャットがあったが、使い分けの定義がされておらず、結果、店舗側でのヌケ・モレを招いていたこと、また配信ファイルの保存先もグループウェアなのか、社内の情報共有サーバなのか部署によって異なり、後で店舗がファイルを取りに行く時にも、どこにあるのか分かりにくかったことだ。そんな時にIT部門から紹介を受けたのが、店舗maticだった。

ゾフ様が本部－店舗間でのコミュニケーションにおける課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。事例ダウンロードはこちらから。