FNX e-帳票FAXサービスへのリプレースで
万全の不達管理が容易に実現

大日本塗料株式会社は、創業時より独自の技術を誇った重防食塗料の提供を始めとして、くらしに密着した家電製品・住宅・自動車・情報関連機器をはじめ、新幹線・高層ビル・大型橋梁といった私たちの生活基盤を支えるものまで、社会のさまざまな領域で活躍している。近年は、水系塗料・粉体塗料といった「人と環境にやさしい塗料」の分野で、リーディングカンパニーとしての地位も確立しており、「環境との調和をはかり、豊かなくらしづくりに貢献する」企業として、社会の繁栄に貢献している。

同社には、販売店からの注文が、毎日FAXで大量に送られてくる。その注文票を見て受注担当者が基幹システムに対して入力処理を行い、いくつかの帳票を出力する。そのうち大きく3種類の帳票が、販売店へFAXで返信される。

その1つめは注文承り書だ。これは確かに注文を受理し製品の準備手配に入ったことを報告する帳票である。
2つめは納期連絡書である。これは注文を受けた製品の正確な納期を販売店に通知するために送られる。
3つめは出荷した製品の発送報告書だ。これは、製品出荷時にタイミングを合わせて、今回の注文製品の総額がいくらになったか、請求金額の確認の意味を込めて送る帳票だ。

いずれもスピーディーな処理を心がけており、たとえば午前に受けた注文に関してはもう午後には注文承り書を送信する。これらの帳票の送信枚数を合計すると1日数千枚にも上るという。

これまで、同社ではこのFAX送信業務を行うために、ある自動FAXサービスを長年利用していた。しかし、2つの点で不満を抱いていたという。まずは、不達管理ができなかったことだ。送信側で先方に到着したかどうかを把握する方法がなく、販売店から「帳票が届いていない」と申告を受けないと調査に入ることができなかった。
また、その不達に関して、届いていない帳票が存在することまではわかるのだが、どの帳票が届いていないかまで把握できなかった。不達管理はFAXを送信する側が行うべきだという認識を強く持っていた同社にとって、これは大きな問題だった。
そこで大日本塗料株式会社 管理本部 システム部 チームリーダー 藤井博之氏は、自動FAX送信業務の管理精度向上をめざし、サービスのリプレースを検討することにした。

そして発見したのがNEXWAYのFNX e-帳票FAXサービス（以下、e-帳票FAXサービス）だった。同社では、基幹システムの保守・運用業務をTIS株式会社が担当していたのだが、NEXWAYはTISとグループ企業関係にある。藤井氏はさっそくTISに連絡を取り、詳しい調査を依頼した。その一方で藤井氏は他の自動FAXサービスも検討し、決定にあたっては綿密に比較したという。結果としてe-帳票サービスが選ばれたのだが、その理由を藤井氏は次のように語る。

「1つめは不達管理機能です。e-帳票FAXサービスなら管理ツールで帳票が届いているかいないか、どの帳票が届いていないかを簡単に把握することができました。
2つめは性能です。1日数千枚のFAX送信を確実に実行する必要があるので、帳票の高速送信機能は必須でしたが、e-帳票FAXサービスは性能的にも問題がありませんでした。
3つめはサポートです。NEXWAYは日本企業で日本にサービス基盤があるため、万一何かあったとしても迅速に対処してくれるという安心感がありました」

この自動FAX送信サービスは、販売店との取り引きに関わる重要な業務であるため、リプレースにあたっては導入・検証に2か月をかけ慎重に取り組んだ。本稼働を果たしたのは2010年5月のことだ。
万全を期しただけあって、“拍子抜けするほど順調かつ安定的に動いた”と藤井氏は述懐する。
また、今回サービスのリプレースに関しては、できるだけ従来の仕組みを踏襲し、販売店にも特に何も通知せず、トラブルがまったく起こらなかったこともあり、自動FAX送信サービスの提供者が変わっていることにも販売店はまったく気づいていないだろうという。

e-帳票FAXサービスは大日本塗料の受注業務をどう変えたか。最前線でシステム管理業務に従事する大日本塗料株式会社 管理本部 システム部 水田孝洋氏は次のように語る。
「現在、朝8時30分と夕方4時30分の2回、e-帳票FAXサービスの管理ツールFNX NaviⅡを使って、不達をモニタリングしています。どの帳票が届いていないかPDF画像で簡単に見られるので助かっております。おかげで販売店様からFAXが届かないという問い合わせをいただくこともなくなり、受け身の調査業務も必要なくなりました」

さらに、大日本塗料株式会社 管理本部 システム部部長　野口雅義氏は、水田氏の言葉を次のように語った。

「FNX NaviⅡの管理画面は、非常に使い勝手はいいようですね。社内でも話題になっているのをよく耳にします。
e-帳票FAXサービスへの切り替えによって、自動FAX送信の品質を従来どおり維持しながら、販売店様にご迷惑をかけることなく、われわれが常々懸案としていた受け身の不達管理を解消でき、リーズナブルなサービスへのリプレースによってコスト削減も達成できたことを喜んでいます」

ITの複雑さを熟知する大日本塗料のシステム部門も驚くほどに、順調に進んだe-帳票FAXサービスへのリプレース。

その秘密はどこにあったのだろう。サービス導入に尽力したTIS株式会社 産業事業統括本部 ビジネスシステムコンサルティング事業部エンタープライズリソースマネジメント第3部　マネジャーコンサルタント 玉木希代子氏は、次のように推測する。
「今回、大日本塗料様の基幹システムをわれわれが保守・運用していて、どのような帳票を受注後に出力する必要があるかは、よくわかっていました。しかも、説明する相手は当社のグループ会社であるNEXWAYでしたから、お客様の手をことさらわずらわせることなくプロセスを前に進めることができました。相乗効果が発揮できた点は大きかったと思います。今後もお客様の課題解決にNEXWAYを積極的に案内したい」

このプロジェクトを陣頭指揮した藤井氏は、e-帳票サービスの導入をこう評した。
「期待値と実績値に差はありません。まさに100点満点です。NEXWAYは、われわれが望んでいたことを望んでいたように達成してくれました。今はPCが導入されていない企業はないというほどにITの活用は進んでいますが、それでもまだ人間が操作に習熟しないと扱いきれないところがあります。
しかし、FAXはテレビのようにシンプルで、老若男女、誰でも簡単に操作することができます。そういう意味では、入出力端末として万能といえるのではないでしょうか。まだまだいくらでも便利な使い方ができると思いますよ」

e-帳票FAXサービスの導入で出力業務についてはひと段落した。今後は、同社へ向け送られてくるFAX帳票上のデータを基幹システムへ取り込みするといった、さらなるステップとして入力業務の自動化について検討していきたいと藤井氏。
業務効率向上をめぐる構想は広がるばかりだ。