Web-EDIを上回る稼動で受発注効率化

メーカとディーラのパイプ役を努めるC社は、ディーラからの注文をメーカに発注する業務を行っている。取り扱い品目は200万点と非常に多く、迅速かつ正確な対応を求められる。そこでC社は、より良い設備と効率化のために基幹システムのリニューアルを決定した。その際に、社内ユーザの事前調査を行い、メーカやディーラへのFAXの手差し送信に、相当な時間を費やしていることが判明した。また、業界全体で環境問題への取り組みが問われている時期でもあり、C社も積極的にペーパーレス化を促進していた。
 

当時5名の担当者ですべての業務をこなしていたため、新たにFAXサーバを導入してシステム開発や管理にあたっていくのはリソース的に無理があった。立ち上げ時のリスクやサーバルームのスペース確保なども懸念された。また、初めからすべてを想定して作りこんでいく自社での構築は、とにかく規模が大きくなりがちで、開発の長期化、コスト増を招くリスクも大きい。そこで以前からFAX同報送信サービスで取引のあったネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」の導入を決めた。
 

C社が導入の際に行ったことは、ネクスウェイが作成した見積書や発注書のレイアウトのチェックと、ネクスウェイのネットワークへ接続するためTA（ターミナルアダプタ）を基幹サーバに取り付けたことくらいだった。自社で構築していたら、導入までかなり時間がかかったと担当者は語る。
 

当初の狙いどおり、「FNX e-帳票FAXサービス」はFAX送信作業負荷を軽減した。特にディーラからの発注書を受信し、それに基づきメーカに商品を発注、同時にディーラ宛の回答書をFAX送信するといった作業は、基幹システムにデータを入力し、発注書と回答書を同時に自動送信すれば終わりとなる。帳票をプリントアウトしてFAX送信する手作業はほぼなくなった。これにより、コピー用紙や産業廃棄物となる帳票用紙も減らすことができた。各業界でEDIの導入が進んでいて、C社もWeb-EDIを導入していたが、「FNX e-帳票FAXサービス」と稼動状況を比較すると、98％が「FNX e-帳票FAXサービス」で行われている。担当者は当分の間、この比率が変化するとは考えていないという。