FAXの電子化でファイリングや管理の手間を大幅にカットして、残業の削減に成功！予期せぬコロナ禍の在宅勤務も支え、“新たな働き方”を叶えるカギに
お客様のご紹介
2020/07/15
| 創 業 | 1910年 |
|---|---|
| 資本金 | 12億円 |
| 従業員数 | 307名(2020年4月1日現在) |
| 事業内容 | 無機工業製品・有機工業製品、合成樹脂製品などの卸売業 内装資材、防水工事、リノベーション工事などの工事業 保険代理業 |
| HP | http://www.yk-akros.com/ |
導入の背景
2020年4月の2社合併でさらなる成長を遂げた老舗商社
一層の業務効率化を目指し、
システム面から現場改革に取り組む
合成樹脂や精密化学品、建材をはじめとした各種原料を扱う老舗商社、YKアクロス株式会社。近年は会社の合併を契機に、内装資材などの住宅関連工事業や保険業など、ますます活躍のフィールドを広げている。
その活動拠点は非常に多く、北海道から九州まで日本各地に20以上の支店や営業所をもち、さらには東南アジア、中国などにもグローバルに展開している。そして、そのすべての拠点のシステム管理を担っているのが、本社の総務部システムチームだ。チームリーダーの中村氏は、次のように話す。
「私たちのチームの役目は、システムの面から各拠点がより効率的に働ける環境に改善していくこと。その実現のためにさまざまな取り組みをしており、FAXの電子化もそのひとつです。当社では得意先や仕入先とのやり取りで頻繁にFAXを利用するのですが、従来の方法では時間のロスなど課題が多くあり、電子化を検討し始めました。そこでまずは、合成樹脂部で実証実験をすることに。合成樹脂部門はFAXの使用頻度が高く、また業務改善に積極的なチームなので、最初に声をかけることにしました」。
導入の経緯
ひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚
ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていた
同社のFAX電子化の第一歩となった合成樹脂部は、仕入先が約60社、得意先は約300社にも上り、日々非常に多くの企業とやり取りをしている。
顧客からの注文は、総件数の約9割がFAXで届き、残り約1割がメールやEDIなどだ。1日に届く発注書のFAXは平均80枚ほどで、1ヶ月では約1500枚にもなるという。さらに、発注に対する仕入先からの納期回答や出荷伝票、納品書もFAXで送られてくるケースが多い。
こうしたFAXでのコミュニケーションについて、合成樹脂部の大坪氏は「電子化前は課題が多かった」と教えてくれた。「まず、届いた書類を複合機まで取りに行くのが手間ですよね。1回の往復にそれほど時間がかかるわけではありませんが、いかんせん数が多いので……。どうしても離席するタイミングが増え、電話がとれないなどの課題も生じていました。
それから、書類のファイリングも大きな負担でした。毎日、1人当たり30分～1時間くらいはファイリングに時間を割いていて、私を含め4名が作業していましたから、合成樹脂部だけで毎月少なくとも40時間はかけていましたね」。
さらに大坪氏は、書類の紛失リスクや問い合わせがあった際に該当のFAXを探すのに時間がかかっていたことなどをあげた。
YKアクロス株式会社様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。
YKアクロス株式会社様が導入された、
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