顧客からの製品化依頼や注文のFAXを電子化。業務効率を劇的に向上させ、働き方改革を実現

お客様のご紹介

本　社	東京都目黒区中根2-3-5
設　立	1940年11月（創業：1932年7月7日）
資本金	1000万円
従業員数	270名（2017年8月31日現在）
事業内容	個別受注生産方式によるダイヤモンド工具の設計・製造・販売

導入の背景

営業は帰社後にFAX対応の時間が取られ事務スタッフもPDF化等の手間があった

 東京ダイヤモンド工具製作所では、顧客企業から新たな工具の生産を依頼された場合、まず製品化の可否を検討し、可能であればその旨と見積もり金額を顧客に回答、その後正式な注文書を受け取るという業務プロセスを採っている。この時に、大手顧客なら顧客側が構築したEDI（電子データ交換）の仕組みを使うが、全体の3分の1の依頼はFAXで受け取ることになる。しかしFAXによるコミュニケーションは、営業担当者とバックヤードで営業を支える事務スタッフに多大な手間を強いることになっていた。当時の状況について、国内営業部 仙台営業所 所長の濱口勉氏は、次のように説明する。
 「EDIの場合、お客様からの依頼書や注文書は、我々営業担当者に直接、メールにPDFファイル添付の形で送られてきます。営業担当者は一人1台、ノートPCを持ち歩いているので、それらを出先などで確認し、対応することができますが、FAXの場合は、受注対応や修理・再生品の手配、出荷などの事務業務を担当するCRセンターに一旦入り、そこで仕分けをされて各担当者の机の上に置かれることになります。営業担当者は夕方オフィスに戻ってからでなければ、その内容を確認することができず、必然的に帰る時間も遅くなっていました」（濱口氏）。
 一方のCRセンターも、紙による業務対応に大きなフラストレーションを抱えていた。営業企画部 CRセンター センター長の平松美由紀氏は、次のように説明する。
 「CRセンターで受けたお客様からのFAXは、まず内容を確認して、リピート品の注文など私たちで作業内容が判断できるものについては、そのまま対応しますが、製品化の検討依頼など営業判断が必要なものについては、一旦各担当者に渡してから指示をもらう形になります。しかし営業担当者の確認は帰社後で、届いたFAXの件数が多い日には、私たちへの対応依頼が翌日になることもありました。また営業担当者が出張の際には、届いたFAXを私たちがPDFファイルに変換して、メール添付で送るという手間が発生していたのです。これは非常に大きなストレスでした」（平松氏）。

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