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【株式会社ジーネット様】 FAXによる受発注業務の負荷軽減を図るために 『FNX e-受信FAXサービス』を導入、 業務効率の大幅な向上を達成し、 拠点フォロー体制構築も視野に

お客様のご紹介

2019/07/11

株式会社ジーネット
設 立 1947年8月
資本金 4億2066万5500円
売上高 687億9,300万円(2019年3月期)
従業員数 486名(2019年5月末現在)
事業内容 工作機械、機具・工具、住宅設備機器、監視カメラシステムなどの国内販売、輸出入 他
ホームページ http://www.g-net.co.jp/

導入の背景

1日最大500枚を超えて受信するFAXに移動、仕分け、後から探す… 膨大な工数が割かれていた


 ジーネットの受発注業務は、まず顧客から送られてきた見積もり依頼や注文などのFAXの内容を、オフィスに常駐する業務担当者が基幹システムに入力し、金額などの後続処理を営業担当者に引き継ぎ、処理を行っている。同社は本社、3つの支社と43の営業所を日本全国に配置しているが、多い拠点では月間1万枚以上、1日平均で500枚以上のFAXを受け取っている。e-受信FAXサービス導入前の課題について、情報システム室 室長の渡邉雅行氏は、次のように説明する。
 「まずFAXがある程度溜まってくると、業務担当者の中の誰かが席を立って複合機のところまで取りに行く必要がありました。その都度、業務担当者の手は止まることになりますし、複合機と自席の間を行き来する時間は無駄ではないかと感じていました。また、業務担当者の机の上には、処理待ちのFAX紙が積まれることになりますが、現時点でどのFAXが処理済みなのか、どれくらいの処理待ちが発生しているかは、業務担当者へ口頭で確認したり、机を見て回らないと把握できませんでした。またFAXの内容を基幹システムに入力するのですが、紙であるが故に、処理の前後に他の書類に紛れ込んでしまうこともありました。注文書のFAX紙がどこかに行ってしまい、万が一注文手配が漏れてしまうと、指定納期に間に合わせるためのイレギュラー対応が必要になってしまいます。社内工数の増加だけでなく、お客様からの信用を失ってしまう事態にもなり兼ねません。このような状況から、受信したFAXを電子化して管理・処理できるような仕組みの必要性を感じていました」(渡邉氏)。
 こうした数々の問題点は、もちろん各拠点の営業所長や営業担当者からも上がってきていた。また、世の中で働き方改革が叫ばれている中、経営トップからも“業務効率化により生産性を向上させる”との指示が下りてきていたという。同社にとって受発注業務に関わるFAX処理の効率化は、喫緊の課題となっていた。

株式会社ジーネット様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。
導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。
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