業務の効率化や通信料、紙の使用量などのコスト削減のみならず 在宅勤務しやすい環境づくりにも一役買ったFAXの電子化。 既存の設備を活かし、スモールスタートできるのも魅力だった。

お客様のご紹介

2020/11/06

 エコラボ合同会社様

エコラボ合同会社様
設 立 1969年
事業内容 衛生管理や食品安全、水に関するソリューションとサービスの提供
HP https://www.ecolab.com

導入の背景

FAXは主にオーダーの受付や見積り依頼で活用


 エコラボは、世界170ヶ国以上、300ヶ所に及ぶ顧客拠点で、衛生管理や食品安全、水に関するソリューションとサービスを提供するグローバル企業だ。日本では50年以上にわたり、食品安全の促進や清潔で安全な環境の維持、水・エネルギー使用の最適化、オペレーション効率とサステナビリティの向上などに寄与。顧客の業種は幅広く、ホスピタリティやフードサービス、食品・飲料工場、産業分野など多岐にわたる。


 そんな同社が、対顧客や社内のコミュニケーションに利用しているのがFAXだ。なかでもメインとなる用途が、顧客からのオーダーの受付。オーダーはFAXの他に電話やメール、WEBシステムで受け付けているが、全体の約2割はFAXによるものだという。月末・月初や繁忙期にあたる年末年始、お盆休みといった長期休暇の前後には、その数はさらに増える。そんな膨大な量のFAXの処理について、遠山氏は次のように教えてくれた。

 「当社では、オーダーのFAXはカスタマーサービス部門が処理しています。また、営業に届く見積り依頼などのFAXはセールスサポート部門が処理しており、複数の部門がFAXを扱っています。それに加え、お取引先様からのお知らせ、弊社からお取引先様へのお知らせもFAXで行っている他、拠点が離れている他部署間での帳票類のやり取りもFAXで行っていました」。


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導入の経緯

仕分けの手間や社外にいる社員への共有に課題
既存の設備を活かし、アダプタ単位で導入できる「e-受信FAXサービス」を選択


 同社がFAXの電子化を検討するに至った背景には、複数の課題があったという。1つ目は、2019年に本社オフィスを移転した際に、フリーアドレスを導入したことがあげられると遠山氏は話す。
「フリーアドレスになったことで、誰がどこで仕事をしているかを把握するのが難しくなりました。そのため、FAXの仕分けが困難になったのです」。
セールスサポート部門の原田氏はこう続ける。
「自分のチームのメンバーならどこにいるのかだいたいわかりますが、まれに他部署の担当者宛のFAXが届くと、どこに持っていったらいいのか見当がつかなくて困ることがありました」。
また、フリーアドレスのために、受取人が不在の場合の保管方法にも悩まされていたという。
「フリーアドレスで各自の固定席がないため、受取人が不在の場合に、FAXの保管場所に困っていましたね。FAXに付箋を付けて、部署共有の郵便ボックスに入れるなどしていましたが、ボックスを見に行くまでFAXが届いているか確認できないので、『見落としてしまわないか』という不安もありました」。

そして2つ目の課題は、「FAXの受取人が不在の場合、FAXの共有に手間がかかっていたこと」と松村氏は話す。
「外出していることが多い営業はもちろん、当社ではオフィス移転を機に在宅勤務を積極的に取り入れていたため、自宅で働いているメンバーへのFAXの共有が課題でした。当時は本社にいる社員がFAXをPDF化してメールで送っていたのですが、1件あたりにかかる時間はそれほど長くないものの、トータルで考えるとロスは大きかったと思います」。

この他にも、届いたFAXを拠点間で共有する際に、お客様から届いたFAXをさらにFAXで送ることで通信料の発生や紙の消費も引き起こしていた。同社が全社をあげて取り組むサステナビリティの観点からも、ペーパーレス化は課題の一つであったという。

そんな課題を解決すべく同社が選択したのが、FAXの電子化という選択だ。
電子化にあたっては、ネクスウェイを含め4社の製品を比較検討。結果的には、FAX番号を変えなくていいことや既存の設備をそのまま使用できること、そして導入前後のサポート対応の品質などを評価して、ネクスウェイの「e-受信FAXサービス」を導入した。また松村氏は、スモールスタートに向いている点も魅力だったと話す。
「FAXの電子化はスピード感をもって進めたかったのですが、当社には数多くの部門があるため、一斉に導入すると現状のヒアリングや説明、運用設計などにどうしても時間がかかってしまいます。そこで、まずは最も効果を実感できそうな部門から導入して実績をつくり、徐々に展開していくことを計画しました。そのように考えたときに、アダプタ単位で導入できる『e-受信FAXサービス』は拡張性という点からも最適でしたね」。


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エコラボ合同会社様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。


エコラボ合同会社様が導入された、

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