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ペーパーレス化を定着させる方法とは?|導入における課題から考察する

2020/07/30



ペーパーレス化とは、契約書や領収書、資料などの紙媒体を電子化することです。オンラインでデータ管理するため、場所や時間の制限なくアクセスできるようになり、業務効率が上がります。働き方改革や新型コロナ感染症対策でも推奨されており、テレワークにも適しているため、導入を検討している企業も多いことでしょう。


この記事は、ペーパーレス化の現状や、円滑に導入するポイントを解説しています。ペーパーレス化の参考にしてください。

 

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1. ペーパーレス化が求められる背景


ペーパーレス化が進んでいる背景には、国の政策や環境問題なども大きく関係しています。

 


働き方改革


2019年4月、国の重要政策である、働き方改革関連法が施行されました。内容として長時間労働の解消や多様な働き方により、業務効率や生産性の向上が含まれています。


ペーパーレス化は、紙媒体と電子データを相互に転記したり、印刷・スキャンしたりする、非効率な作業を減らします。調べものにかかる時間も、検索機能によって大幅に削減できます。また、情報をWEBで共有することで働く場所や時間の制約も減らし、多様な働き方を実現するために、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

 


テレワークの推進


働き方改革において、多様な働き方を実現するために推奨されているテレワークは、新型コロナウイルスの感染防止対策として、急速に導入が進んでいます。


テレワークを行う際に便利なのが、WEB上で行う書類管理です。場所を問わずアクセスできる環境で、多様な働き方の実現や事業の継続が可能になります。多くの企業が、テレワーク導入とペーパーレス化を並行して進めています。

 


エコ意識の高まり


紙の使用量を減らすことは、森林保護につながります。また、会議に使う資料のペーパーレス化で、コピー機やシュレッダーなどの電気代も節約できます。電気エネルギーの一部は、燃料を燃やすことで生み出されているため、地球環境保護、CO2排出量の削減にもつながります。エコ意識を持つことが企業倫理として求められている現在、このような取り組みも活発に行われています。

 


法律改正による書類電子化の促進


国税庁管轄の法律である「電子帳簿保存法」の改正も、ペーパーレス化を後押ししています。契約書や領収書などの電子データ保存を認めるこの法律は、2016年~2020年の間に、複数の大きな改正がありました。主な改正は、以下のとおりです。


  • ・領収書・契約書の上限額撤廃(2015年)
  • ・スマートフォンでの撮影が可能になるなど、スキャン機器の緩和(2016年)
  • ・ユーザーが改変できない書類は、データ保存が可能(2020年)

 


2. ペーパーレス化が進まない要因


 ペーパーレス化をスムーズに導入できる企業ばかりではありません。どのような理由で、導入が進まないのでしょうか。
 


導入にはコストがかかる


ペーパーレス化の導入には、コストがかかります。特に、社内の顧客管理システムと連携させる場合や、従業員の人数分のパソコンやタブレットが必要な場合は、さらに導入コストがかかります。社内にIT機器に詳しい人がいなければ、システム選定や整備の工数も増えてしまいます。

 


電子化ができない書類を扱っている


不動産の売買・賃貸契約、訪問販売等の交付書面、労働者派遣契約などは、紙媒体の書類を求められることが多いと言われています。また、電子化に相手の承諾が必要な書面もあります。法律上、電子化をしても問題がない場合でも、顧客との信頼関係を築くために、書面を交付することもめずらしくありません。業種によっては、ペーパーレス化を進めにくい事情もあるのです。

 


IT化やデジタル化への対応が遅れている


ペーパーレス化を行うと、データ保存のためのサーバーや、通信量増加に対応するための、通信機器の更新が必要な場合があります。社内システムが古いなどの問題が多ければ、簡単にはペーパーレス化に対応できません。また、パソコンやタブレットの操作に、不慣れな従業員が多いと、ペーパーレス化が進みづらくなります。

 


ペーパーレス化への理解が得られない


ペーパーレス化ができる企業でも、従業員の理解が得られない場合があります。複数の書類を広げたり並べたりできることから、紙の書類を好む人も多いためです。


また、メモ書きをしたり、付箋を貼ったりしたい人もいるでしょう。「パソコンやタブレットの画面が見づらく生産性が落ちる」「必要なときにすぐに読めない」など理由で、導入に反対されることも考えられます。このような状況では、ペーパーレス化は進みません。

 


オペレーションの移行が難しい


業務の流れが変わることに抵抗があり、ペーパーレス化ができないケースもあります。たとえば、パソコンを共有していて、従業員ごとにアクセス権限が違う場合、ログインをし直す作業に手間を感じるでしょう。デジタル化した文書を誰かが分類するなど、新たな業務が生じる可能性もあります。特に役職者の年齢層は、紙での作業に慣れていることが多く、オペレーションの移行が負担になりがちです。

 


ディスプレイのサイズが小さい


パソコンやタブレットのディスプレイサイズが小さく、読みづらさを感じる人もいます。紙の資料と比べて、文字サイズが小さいため、目が疲れてしまうのでしょう。また、並べて見られない点も不便です。ペーパーレス化の前に、大型のディスプレイにする、複数モニタにするなど、設備を整えることが必要な場合があります。

 


3. ペーパーレス化を定着させるポイント


 

ペーパーレス化を推進し、社内に定着させるためには、どのようにしたらよいのでしょうか。社内の理解を得る方法や、環境整備のポイントを解説します。
 


社内への周知に努める


ここでは、社内にペーパーレス化を周知させるポイントを解説します。


経営幹部や役職者


経営幹部や役職者には、ペーパーレス化の必要性やメリットを理解してもらうことが大切です。たとえば、業務効率化やコスト削減、テレワークによって事業継続計画が立てられることなどを説明します。会議や説明会で、これらの必要性をプレゼンテーションしましょう。


従業員


従業員に対しては、ペーパーレス化の目的やメリットを、丁寧に周知することが重要です。理解を得られてから実行に取り組まなければ、紙に印刷してしまうなど、従来の方法に戻り、ペーパーレス化が定着しません。

 


段階的に進める


一度にすべてのシステムを変えると、業務に支障を生じるかもしれません。社内の根幹システムを変える場合などはやむを得ませんが、一部の業務や部署から移行するのが望ましいといえます。総務や業務など、IT機器に慣れていない部署では、FAXのペーパーレス化から始めるなど、スモールスタートが適しています。

 


スマートフォンやタブレットから導入する


簡単に使える機器から導入を進めるのも、よい方法です。スマートフォンやタブレットなどは、普段から使い慣れている人が多いため、抵抗感が大きくありません。また、文字を拡大できるなど、視認性にも優れています。一部の機器はペン入力に対応しているため、紙のように、アンダーラインを引いたりメモを書き込んだりできます。

 


ツールを利用する


ペーパーレス化をするには、ツールの導入が不可欠です。どのような機能のツールを選べばよいのでしょうか。


オンラインストレージ


オンラインストレージ機能を持つツールは、インターネット上にデータを保存して共有できます。インターネットがつながる環境なら、社内でも社外でもアクセスできます。時間や場所を選ばず閲覧・編集できるため、出張時やテレワークなどにも対応できます。


文書管理システム


文書管理システムとは、WordやExcel、PDFなど、さまざまなファイル形式の管理・分類や、テキストの検索ができるシステムです。また、従業員が共同で作業する際に、アクセスできるファイルを制限したり、編集履歴を保存したりするなどの機能があります。


オンライン会議システム


オンライン会議システムは、紙の使用量が多い会議で、紙の資料を減らすことも可能にします。事前に資料を設定すると、参加者全員で共有したり、プロジェクターに映したりしながら、会議を進められます。テレワークでの利用も便利です。


ペーパーレスFAXの導入


ペーパーレスFAXとは、FAXで受信したデータを、電子データで保存して管理できるシステムです。紙代や印刷代などのコスト削減が期待できます。また文書紛失の心配がないことや、スキャンした後に保存などの二度手間がかからないのもメリットです。


送信元は紙で送信できるため、顧客に負担がかかることはありません。導入ハードルが低いことから、段階的にペーパーレス化を進めたい場合に、向いているシステムです。

 


導入支援や代行サービスを利用する


社内の人員だけでペーパーレス化を実現するのは、時間も労力もかかります。特に、これまで保存してきた紙文書をデジタル化するには、多くの工数がかかります。必要に応じて、文書の電子化・仕分け・運用などを代行する業者に、依頼するのもよいでしょう。

 


4. まとめ


 ペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、資源の無駄づかいをなくせるなど、メリットが多い施策です。しかし、一度にすべての業務をペーパーレス化するのは従業員の負担が大きいため、社内の理解を得ながら、段階的に進めましょう。FAXのペーパーレス化などから取り組むのがよい方法です。

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