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EDIの仕組みとは?受発注や請求の取引を効率化|種類、メリット・デメリットを解説

2020/07/22

 

「EDI」とは、企業間の取引情報を電子化してやり取りするシステムです。インターネット回線などを利用するため、スピーディで効率のよい取引が実現します。


この記事では、EDIの導入を検討している企業に向けて、EDIの仕組みやメリット、注意点を解説します。近年注目されるWeb-EDIと従来のEDIとの違いや、EDIの導入が難しい場合の対策も解説するので、ぜひ参考にしてください。

 


1. EDIとは?


EDIとは「Electronic Data Interchange」の略で「電子データ交換」を意味します。主にBtoBで利用されているシステムで、受発注や請求、支払いなどの情報を電子化して、専用回線やインターネット回線で通信します。従来のような紙ベースでのやり取りがなくなるため、よりリアルタイムに近い対応が実現します。


また、書類を作成するための紙や郵送費といったコストの削減や、ファイリングした書類の保管場所の省スペースにつながるといったメリットもあります。

 


- EDIの必要性


従来のBtoBでは、発注側は発注書をFAXやメールで送り、電話で取引先へ到着を確認していました。受注側は、取引先ごとに異なるフォーマットで届く書類を受け取り、自社のテンプレートへ手入力したり、印刷してファイリングしたりしていました。そのため、両者とも誤送信や誤入力、伝達漏れといったミスが発生しがちでした。


そこで、手作業による手間を無くし、ミスを軽減させるシステムが求められるようになります。EDIはこういった問題を背景に誕生し、企業間の取引を正確に迅速に実行できるシステムとして浸透していきました。

 


- EDIの導入でできること


EDIを導入すると、業務の効率化やコスト削減が可能となります。取引情報を電子化することで、紙媒体でのやり取りよりデータを管理しやすくなります。専用回線やインターネット回線を利用するため、タイムラグが少ないのも特徴です。また、誤送信などによる情報漏洩も起こりにくくなるなど、セキュリティ面も改善されます。

 


- EOSとの違い


EOSはEDIの一部ともいえるシステムで、発注業務を電子化したものです。手間やミスを軽減できるシステムという点で似ているものの、EOSは発注の電子化に特化しています。EOSはハンディターミナルなどを利用した書類なしの発注業務ができます。一方、EDIは発注だけでなく納品や請求などのデータもやり取りできます。

 


2. EDIの5つのメリット


EDIは、業務の効率化やコスト削減、セキュリティの向上を可能にします。EDIを導入するメリットを5つ解説します。

 


①伝票や書類のやり取りを効率化できる


EDIでは受発注などの取引をコンピューター間でやり取りします。そのため、伝票や書類を、郵送やFAXで送る手間が省けます。書類をメールに添付して手作業で送信する必要もありません。会計システムや販売管理システムといった基幹システムとEDIを連携することで、取引に必要な帳票を自動作成することも可能です。

 


②ペーパーレス化でコスト削減が見込める


EDIによる電子化が進めば、自社のペーパーレスが促進されます。ペーパーレス化により、コピーのカウンター料金、コピー用紙代、郵送やFAX送信などの通信費を削減できるようになるのもEDIのメリットの1つです。また、書類の保管場所が不要になるため、省スペース化にもつながるでしょう。

 


③インターネット回線を利用したスピーディな作業が可能


インターネット回線を利用したEDIであれば、リアルタイムに近いスピードでの取引が実現します。EDIでは、郵送やFAXでやり取りしていたような受注側の開封作業や受付手続きを省略できます。送ったデータはそのまま相手先のコンピューターに登録されるため、受注側は速やかに商品の手配に移れます。

 


④誤入力やうっかりミスの軽減ができる


EDIを利用すると手作業で数字を打ち込む業務が減り、誤入力やうっかりミスを軽減できます。また、さまざまな業務工程をスキップできるため、業務量が多いことで誘発されるミスの防止にも役立ちます。ミスの軽減によりデータの品質や信ぴょう性が向上し、後述する生産計画への貢献度もよりアップします。

 


⑤在庫管理や生産計画が最適化できる


EDIで受発注のデータを一本化すると、商品の需要予測に役立ちます。これにより、品切れや余剰在庫の起きにくい適切な在庫管理が可能になります。また、発注側と受注側の双方が相手の在庫状況を把握することもできます。発注側は早めに注文する、受注側はあらかじめ商品を製造するといった、生産計画も立てやすくなるでしょう。

 


3. EDIの種類

 

EDIには主に3つの種類に分けられます。導入の際はそれぞれの特徴を踏まえて、自社の環境や課題にマッチしたEDIを検討しましょう。

 


①個別EDI


個別EDIとは、利用するフォーマットやコードなどのルールを、取引先ごとに設定するタイプです。個別仕様のため、ルールを細かく決められるなど自由度が高いのが特徴です。取引先の数が少ない企業に向いたEDIです。

 


②標準EDI


フォーマットなどのルールを標準化したEDIです。同一規格であれば複数の企業間で利用できます。代表的なシステムには、流通事業者が利用するための「流通BMS」や、中小企業間での取引に標準化した「中小企業EDI」があります。

 


③標準EDI(業界VAN)


業界VANは標準EDIの一形態で、取引先コードや商品コードを特定の業界の仕様に標準化したシステムです。業界VANには、株式会社ファイネットが提供する酒類・加工食品業界VANや、株式会社プラネットが提供する日用家庭用品業界VAN、協同組合ハウネットが提供する食品軽包装業界VANなどがあります。

 


4. Web-EDIとは


Web-EDIとは、従来のEDIのように電話回線を使うものではなく、インターネット上にシステムを構築したタイプのEDIです。専用の環境を整備しなくても、パソコンとインターネットがあればブラウザから操作できます。


近年のビジネスツールの多くがそうであるように、EDIもクラウドが主流となりつつあります。Web-EDIはスマートフォンやタブレットからでもアクセスでき、場所を問わないスピーディな情報管理と電子取引を可能にします。

 


Web-EDIのメリット


①システムのインストールが不要でブラウザから操作できる



Web-EDIはシステムをインストールする必要がなく、操作もブラウザで行えます。最低限の昨日から使ってみるなど、スモールスタートから始めて必要に応じて拡大できるため、コストが無駄になることもありません。専用のシステムを構築する手間がないので、従来のEDIとの入れ替え作業もスムーズです。



②インターネット回線を利用するため高速で処理できる



インターネット回線を使ったWeb-EDIは、電話回線を使ったEDIよりも通信速度が高速になります。これによりタイムラグの少ないデータ通信が可能となり、生産計画などにリアルタイムの情報を活用できます。電話回線のように、大量のデータのやり取りで通信が遅くなるといったこともありません。



③従来のEDIに比べて導入・運用コストが低い



Web-EDIはインターネット回線を利用するため、電話回線よりも通信費を安くおさえられます。システムをアップデートする手間やパソコンの入れ替えによるシステムトラブルもないので、運用コストも従来のEDIより少なくできます。システムの保守や更新は、システムを提供する事業者が行うため、自社で負担することもありません。



④最新のセキュリティ対策が取られている



高度な暗号化通信を利用した、最新のセキュリティ対策を取れることもWeb-EDIのメリットです。インターネット通信の暗号化技術は日々発展しており、セキュリティは常に強化されています。また、電子証明書での認証を導入すれば、パスワード認証よりもさらにセキュリティを強化できます。

 


Web-EDIは標準化されていない


Web-EDIは、取引先とシステムが異なる場合、特に通信プロトコルに互換性がない場合は、複数の通信プロトコルをサポートしているWeb-EDIを選ぶ必要があります。


Web-EDIを複数導入した場合、ブラウザは共通ですがURLやログインIDをそれぞれに用意することになります。そのため、「ログインして受発注データを確認する」「データをDLする」「画面から納期を回答する」などの手順が増えます。


RPAでこれらの手作業を自動化することも可能ですが、ASPである以上はWeb-EDIの画面構成が変わるとRPAも修正する手間が発生します。

 


5. EDIの3つの注意点


 
 

EDIの導入で気をつけておきたい3つの注意点について解説します。

 


①取引件数が少ない企業は費用対効果に注意


EDIは、情報交換作業を簡略化して業務効率を上げるシステムです。そのため取引件数が少ない企業では、コストと効果が見合わないこともあります。比較的コストの低いWeb-EDIでもランニングコストは必要です。情報の交換先や交換量が少ない企業は、コストに見合う導入メリットがあるか検討しましょう。

 


②取引先企業もEDIを導入している必要がある


情報交換はEDI同士で行うため、双方がEDIを導入している必要があります。さらに、互換性のあるEDIであることも重要です。自社へ導入したが取引先がEDIを導入しておらず、実際に運用に至らなかったといったことのないよう注意しましょう。導入のメリットを取引先へプレゼンすることも1つの方法です。

 


③固定電話回線とインターネット回線で互換性がない場合もある


固定電話回線を利用する従来のEDIと、Web-EDIの互換性にも注意が必要です。固定電話がIP化されるのに伴い、インターネット回線を利用するWeb-EDIの導入企業が増加しています。Web-EDIはカスタマイズの自由度が高い反面、取引先との互換性も重要となるため、慎重な選択が必要です。

 

 


6. FAXとEDIの使い分け


導入・運用コストの問題や取引先との連携問題により、EDIへの完全移行が難しいといった場合もあるでしょう。その場合はEDIとFAXを併用するという方法があります。現在では、取引に関する帳票類を、自動でFAXできるクラウド型サービスがあります。EDIを導入していない取引先にもクラウドを介してFAXできるため、業務効率の向上が期待できます。

 


7.まとめ


EDIの導入は、業務効率化やミスの軽減、コスト削減につながります。EDIには種類があり、取引先との互換性が重要です。EDIへの完全移行が難しい場合は、FAXとの併用といった方法もあります。自社の環境や取況を見極めつつ、効率の良いシステムの導引先との状入やルール作りを検討しましょう。


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