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FAXはパソコンで送受信する時代に|クラウドFAXとは?

2020/07/16

 

一昔前とは異なり、今やFAXはパソコンから送受信する時代となりました。今回は、急速に普及が進むクラウドFAXの特徴や導入メリット、検討時の比較ポイントをご紹介します。


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1. クラウドFAXとは?

 

クラウドFAXとは、今まで複合機やFAXサーバを用いて行ってきたFAX送受信を、クラウドサービスを用いて行うサービスのことです。


従来型のFAXとは違い、パソコンやタブレット、スマートフォンなどからFAXの送受信が可能です。業務効率の改善や、ハードの管理コスト削減などの導入効果が期待でき、さらには受信したFAXは電子データとして保管されるため、社内の“ペーパーレス化”にもつながります。


クラウドFAXは、「FAXデータの送受信機能」「データ閲覧機能」「システム連携機能」「リダイヤル機能」「誤送信防止機能」などの各種機能を搭載するものが多いです。メインは「FAXデータの送受信機能」で、基幹システムのデータをFAX送信用の形式に変換して送信できるほか、受信データをPDF形式に変換し、その内容をパソコンなどで確認可能です。


いずれもパソコンのみでFAX業務全般をカバーできるため、極論を言えば、社内にFAXサーバを設置する必要がなくなったり、設置する複合機の数を減らすことが可能になったりすることもあります。“働き方改革”が浸透する今、FAX業務の改善および可視化を目的に、クラウドFAXを導入する企業が増えています。

 


日本のビジネスシーンからFAXがなくならない理由


AIやICT技術が普及してもなお、日本のビジネスシーンに根付く“FAX文化”。理由として挙げられるのは、FAXというツールへの信頼性にあります。FAXには「相手に確実に届く」「視認性が高い」「相手側がPCの前にいることが少ない」「ITリテラシーの低い人でも扱える」などのメリットがあり、普及しました。


企業間の商取引において、特定の企業との取引量が多い場合は、受発注等のデータをシステム間で連携させるEDI(企業間電子データ交換)の利用が多いですが、取引先数が多いにも関わらず、発注頻度がそれほど多くない場合、あるいは受信側がPCの前にいることが少ない場合においては、FAX、郵送、電話等がまだまだ利用されています。


クラウドFAXは、先述したメリットはそのままに、EDIで解決しきれずに手作業が残ってしまっているFAX業務を改善できるサービスです。従来のFAX送信という手段を変える必要がなく、自社の判断で業務効率改善やランニングコスト削減ができ、ペーパーレス化も推し進めることができます。卸・商社や宿泊業、飲食業をはじめ、現場でFAXを多用する企業ほど、クラウドFAXの導入効果は大きくなるでしょう。

 

 


2. クラウドFAXのメリット


ここからは、ビジネスシーンにおいてクラウドFAXを導入するメリットをご紹介します。

 


業務効率改善


最大のメリットは、社内における業務効率の改善です。


自社でFAXサーバ構築をしている場合、FAXサーバの管理や万が一送信失敗となった場合の原因追求には工数がかかります。クラウドFAXであれば、サービス提供事業者側で、原因追求や対策を行うため、これらの作業は必要なくなります。


もしくは、都度複合機まで足を運び手作業で送信している場合、その工数が削減できます。一回の移動や送信にかかる時間はわずかかもしれませんが、1日何回も行う業務だとすれば、その時間は無視できないものになるでしょう。


また、受信したFAXに押印したり、日付・数量・コメントなどを記載したりする場合も、パソコン上で対応可能なことも大きなメリットです。FAX業務に付随するコミュニケーションが多いほど、クラウドFAXの導入効果は高まるでしょう。

 


ペーパーレス化推進


今まで必ず紙で出力していた受信したFAXですが、クラウドFAX上にデータで保管できるようになります。プリントアウトする必要のあるもの・ないものを選別して印刷することができるため、従来かかっていた印刷コストが大幅に削減できます。そのため、社内の“ペーパーレス化”に大きく貢献するでしょう。またサービスによっては、受信したFAXデータをクラウド上に一定期間保管可能なため、従来の方法よりも文書管理がより効率的になるでしょう。

 


FAX送信スピードの改善


これまではFAXデータの送受信量に合わせ、個別にFAX回線を設ける必要がありました。繁閑期の送受信量の差が大きい場合、繁忙期の送受信量にあわせてFAX回線を用意してしまうと、閑散期には持て余してしまうこともあるでしょう。年間で見た際のコストは意外に大きく無視できないレベルです。一方のクラウドFAXは、サービス提供事業者が保有するFAX回線を利用してFAX送信が可能なため、無駄な投資をすることなく、FAX送信スピードのメリットを享受できます。

 


テレワーク環境の構築


クラウドFAXは、インターネットにつながるパソコンさえあれば、場所を問わず受信したFAXを確認できます。これはつまり、「働く場所に縛られない」ということです。クラウドFAXを導入することで、今まで「FAXが届くからテレワークができない」と悩まれていた企業でも、テレワーク環境をスムーズに構築できるでしょう。

 

 


3. クラウドFAXの比較ポイント




さまざまな企業が提供するクラウドFAXですが、どのような視点で選ぶのが良いのでしょうか?ここでは、クラウドFAXを比較する際のポイントを2つご紹介します。

 


ポイント1. サービスの事業継続性を確認する


クラウドサービスでは、サービス提供事業者にすべてのサービス基盤を預けることになります。そのため、万が一サービスが廃止してしまった場合、受発注や予約などのFAX配信業務が滞ってしまうことなり、大きな損失に繋がります。


まずは、サービスの利用社数、平均送信枚数、事業企業の財務指標などを確認し、企業間取引の基盤となる仕組みを預けるのに問題ないかをチェックしましょう。

 


ポイント2. システム構成やサーバの場所を確認する


クラウドサービスでもサーバを使用している以上、障害の可能性は否定できません。そのため、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」や万が一の災害に備えた構成を用意する「DR環境」を採用しているかを確認した方がいいでしょう。


サーバが国内外のどちらにあるかも重要です。国内にサーバがあるベンダーは海外にサーバがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。また、海外にサーバがある場合、メンテナンス時間が国内の業務時間にあたる可能性もあります。

 


ポイント3. 現状のFAX送信の業務負荷を把握する


クラウドサービスを導入しても期待していた業務改善効果が得られなかった場合、原因として「もともとそれほど業務負荷が大きくなかったこと」も考えられます。小規模な業務にクラウドサービスを導入したとしても、大きな改善効果は実感できません。


クラウドFAXを導入する前には必要性を判断するために、現状でFAX送受信がどの程度の業務負荷になっているのか正確に把握する必要があります。


サーバ管理・運用の手間、モデムなどハードの調達、保守更新時のリプレイス対応、不達FAXの管理・再送対応・・・など、現状の業務負荷の把握を行うことが重要です。


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4. まとめ


クラウドFAXを導入すれば、社内のFAX業務を大幅に改善できます。工数やコストの削減はもちろん、“ペーパーレス化”にも繋がる次世代のサービスといえるでしょう。本記事でご紹介したメリットや比較ポイントをもとに、自社に最適なサービスを選んでみてください。

 


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