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クラウドを使った自動FAXサービスがもたらす各部署への業務効率化

2020/05/26



クラウドFAXサービスの導入は、企業に大きなメリットをもたらします。しかし、具体的にどのような効果があるのか見えにくいという方もいらっしゃるでしょう。そこで今回は、クラウドFAXサービスによる直接的・副次的効果を社内部署ごとにご紹介します。あなたの所属する部署で、クラウドFAXサービスがどのように役立つかをチェックしてください。


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1. 営業部〜外からでも帳票を楽々確認〜


忙しく外を駆け回る営業マンにとって、自社のデスクを確認できるタイミングは出勤時と退勤時だけかもしれません。そのため、急ぎのFAXが日中に届いてしまった場合、確認が遅れてしまう可能性もあります。


クラウドFAXサービスであれば、外出先からでも、すぐに届いているFAXをPC等で確認できます。必要があれば、外出先からの返信も可能。これまで以上にスピード感を持って顧客対応が行えます。

 


2. 経理部〜帳票に関する日々の労力を軽減〜


支払額や支払日を知らせる支払通知書をFAXで送信している経理部もあることでしょう。支払通知書は発注先の企業にとっては資金繰りに直結する入金予定という大事な情報になりますので、確実に早く受け取りたいというニーズがあります。しかし、支払通知書は基本的には月1回の送信 —— 月1回の送信のためにハイスペックのFAXサーバを構築すると他の日には持て余してしまうかもしれません。


クラウドFAXサービスを利用すれば、大量の帳票もスピーディーにFAX送信可能。数十分かかっていた作業が、わずか数分で終わるようになります。さらに、サービス提供事業者のクラウドサービスを用いるため、自社でオーバスペックなFAXサーバを持つ必要もありません。

 


3. 業務部~取引先との受発注のやり取りを効率化~


取引量や発注頻度によりEDI化やWEB化が難しく、受発注書のやり取りをFAXで行っているという会社は少なくありません。FAXによる見積書が届いたら、そこに受領印を押して、納期を記載、場合によっては欠品の連絡を記載し、再度FAXで返信。その後、バインダーに閉じて保管。そして、問い合わせがあった場合には大量のバインダーの中から該当のFAXを探し出す、という一連の流れに慣れてしまいがちですが、クラウドFAXサービスであれば大幅な効率化が可能です。


受信したFAXはブラウザ上で確認可能。返信作業もパソコン内で完結します。さらに、データとして管理できるため、問い合わせがあった場合も簡単に検索可能。空いた時間は受注内容のチェックなど、より重要な作業へと割り当てられます。

 


4. 情報システム部〜FAX送受信に関わる管理工数・コストを削減〜


一般的に、FAX送受信システムの運用は情報システム部門が担っていることでしょう。万が一、FAXが不達になった場合には原因の追求や対策を行い、また計画停電の際にはサーバ再起動などの作業が発生するなど、保守・運用には手間や工数がかかってしまいます。


クラウドFAXサービスなら、FAXが不達の場合の原因追求や対策をサービス提供事業者のサポートセンターにて行ってもらえる場合が多いです。昨今は、情報システム部門は、現場の業務効率化や売上貢献につながる提案や企画が求められていますので、それらの業務に時間を充てるためにもFAX送受信のような定型化できる業務は専門のサービス提供事業者に任せるのが得策でしょう。

 


5. 総務部〜コストカットの切り札として活用〜


普段からコストカットを掲げている企業にとって、経費削減は簡単な課題ではありません。いたずらに経費を削れば、その分だけ生産性が下がり、売上減少という事態を招く可能性もあるためです。そのため、経費削減は効率化とセットで考える必要があります。


その点、クラウドFAXサービスはペーパーレス化の大きな切り札になります。FAXの印刷コストや保管コストは軽視できません。カウンター料金や紙代などを考えると、不要な着信はプリントアウトを避けたいところ。また、FAX紙の保管のためにスペースを確保している企業も多いのではないでしょうか。クラウドFAXサービスであれば、FAXのペーパーレス化も簡単に行えます。


また、クラウドFAXサービス導入によって各部署の生産性が上がることも期待できます。ランニングコストが抑えられると同時に業績が上がる——これが理想的な経費削減施策です。

 


6.そのほか、さまざまな場面でクラウドFAXサービスは活躍




クラウドFAXサービスは、そのほかにもさまざまな部署で大きなメリットにつながります。簡単にいくつかの例をご紹介します。


  • 資材部:小規模サプライヤーとの取引にクラウドFAXサービスを使用することで、発注業務の時間を短縮


  • 物流部:出荷指示書や入出庫指示書など、大量のFAXをスピーディーかつスムーズに送信


  • 通販部:FAXサーバや機器本体のトラブルがなくなったことでFAXによる注文の確実性がアップし、無停止での運用が実現

 


7.まとめ


クラウドFAXサービスは、これまで通常のFAXを日常的に使用していた部署であれば、ほとんどの場合でメリットを感じていただけるソリューションです。一見すると単なるペーパーレス施策にも映りますが、本質は業務の効率化。そこから、会社全体の利益にもつながります。現在のFAXを使った業務に少しでも不満がある場合は、ぜひご検討ください。


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