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FAXでよくあるお困りごとはクラウド型帳票FAXサービスが解決

2020/05/19



FAXには送信の手間や確認、不着の可能性といった問題があります。これを解決できるのがクラウド型帳票FAXサービスです。今回は、帳票FAX送信を行う企業でよくあるお困りごとと、クラウド型帳票FAXサービスによる解決策をご紹介します。

 


1. 帳票FAX送信のこんなお悩みはありませんか?


FAXを使った発注書・納期回答書・支払通知書などのやり取りにはいくつかの課題があります。そのせいで、普段の業務がスムーズに進まない、という方も多いでしょう。よくある帳票FAX送信のお悩み例をまずはご紹介します。


 

 


大量のFAX送信にとにかく時間がかかる


発注書・納期回答書・支払通知書などの商取引に関わる帳票送信のために、自社でFAX送信環境を整えている場合、その送信スピードは基本的に自社のFAX回線数に依存します。帳票の量が多くなればなるほど送信には時間がかかるでしょう。特に、季節や時間帯のピークには、通常時よりも多くのFAXを送信することになり、送信遅延が発生しやすくなるでしょう。だからといって、ピーク時にサーバスペックを合わせると、通常時にはオーバスペックとなり、投資ロスにもつながります。


発注書・納期回答書・支払通知書などの商取引において、スピードは何よりも重要です。FAX送信遅延は、解決したい課題のひとつで間違いありません。

 


FAXがきちんと届いたのかを確認しなくてはならない


FAXは、受け手の環境によっては受信がしにくいことがあります。例えば、奥地の旅館のように基地局から遠くてFAX信号が弱くなる場合や、デジタル回線に対応しておらずアナログ回線でしか送信できない場合、特定の通信キャリア回線でないと送れない場合などです。自社でそれらの回線やキャリアの調整を行うのは、ノウハウや工数の面から負担が多いことでしょう。


また、FAX送信システムによっては、送信エラーとなった場合に、手動で再送信の手配を行う必要があります。ある企業様では、他の作業の片手間に送信エラーが起きていないかを逐一確認し、業務全体に負荷がかかっていた、という課題を抱えていました。


前述のとおり、発注書・納期回答書などの商取引に関わる重要な帳票は、必ず受け手に届ける必要があります。そのために、上記のような手間や工数がかかってしまっては、非常に面倒なものになってしまっています。

 


FAXが不達のときの原因がわからない


FAX送信を失敗した経験のある方も多いでしょう。しかし、なぜ失敗したのか原因まで特定することは難しいと言われています。


もしもFAXが重要な連絡手段となっている場合、この状況は問題です。不着の原因が分からないまま放置を続けるということは、確実に相手へFAXが届いていないという可能性を見逃すことと一緒。だからと言って、原因の究明ができないわけですから、何回再送を行っても送信できない、ということにもなりかねません。

 

 


2. 問題解決に役立つクラウド型帳票FAXサービスとは?




FAXに関わる問題は、連絡手段をEDI(企業間電子データ交換)やメールに置き換えることで解決すると考えられがちですが、実際には発注頻度がそれほど多くない場合や、受け手側がPCの前にいることが少ない場合などには、置き換えは簡単ではありません。しかし、前項のような問題から、「帳票FAX送信の手間や課題は何とかしたい」と考える方も多いようです。そこでおすすめなのが、クラウド型帳票FAXサービスです。


クラウド型帳票FAXサービスは、請求書や発注書、支払通知書などの帳票を、事業会社のクラウドサービスを用いて、大量に自動送信するためのものです。たとえば、CSVデータや帳票イメージデータをクラウドサービスに連携するだけで、サービスが帳票FAXを自動送信してくれます。


また、サービスによっては送信完了通知を受け取れるものなどもあります。この機能を使えば、わざわざ相手にFAXの到着を確認する必要もありません。

 

 

 


3. クラウド型帳票FAXサービスの選定ポイント


クラウド型帳票FAXサービスはいろいろありますが、下記のような点をポイントに比較検討するといいでしょう。

 


サービスの事業継続性を確認する


クラウドサービスでは、サービス提供事業者にすべてのサービス基盤を預けることになります。そのため、万が一サービス提供事業者がサービスを廃止してしまった場合、受発注や予約などのFAX配信業務が滞ってしまうことなり、大きな損失に繋がります。


まずは、サービスの利用社数、平均送信枚数、サービス提供事業者の財務指標などを確認し、企業間取引の基盤となる仕組みを預けるのに問題ないかをチェックしましょう。

 


システム構成やサーバーの場所を確認する


クラウドサービスでもサーバーを使用している以上、障害の可能性は否定できません。そのため、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」や万が一の災害に備えた構成を用意する「DR環境」を採用しているかを確認した方がいいでしょう。


サーバーが国内外のどちらにあるかも重要です。国内にサーバーがあるベンダーは海外にサーバーがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。また、海外にサーバーがある場合、メンテナンス時間が国内の業務時間にあたる可能性もあります。

 


サポート体制、SLA・SLOを確認する


発注書、納期回答、納品書など、FAXでやり取りするこれらの帳票は、商取引において重要なものです。もちろん、FAX送信の遅れは取引における損失・クレームにも繋がりかねません。


そのため、安定したサービスはもちろん、SLA・SLOの内容、サポート体制などが整っているかどうかも重要になります。


問い合わせできる内容やサポート時間など、ベンダーのサポート体制を確認しておきましょう。受発注にFAXを用いている場合は、トラブルに備え少なくとも自社の業務時間中は問い合わせできる体制のベンダーが理想といえます。


SLA(Service Level Agreement)はベンダーが規定するサービスの品質保証、SLO(Service Level Objective)はサービスの目標値です。システムの稼働率目標や障害復旧の時間、目標が達成できなかった場合の対応について明記されています。ベンダーとの間に生じるトラブルをなくすため、あらかじめSLA・SLOを確認しておくようおすすめします。

 


4. まとめ


FAX送信業務は重要であるものの、その運用を担う情報システム部門は、現場の効率化や業務改善ミッションが求められることも多いでしょう。そのような場合、FAX送信のような定型化できる業務は、専門のサービス事業者に運用を任せるのがおすすめです。


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発注書・納期回答書などの商取引に関わる重要な帳票は、必ず受け手に届ける必要があります。自社の手間や工数をかけずに安心して帳票FAXを配信するために、クラウド型帳票FAXサービスへの切り替えを検討してはいかがでしょうか。

 


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