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FAX受発注業務をとめない!今検討すべきBCP対策とは?

2020/04/22




近年、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言や、地震や大雨などの自然災害などが、ビジネスに大きな影響をもたらしています。


そんな中、注目されているのが「BCP対策」。


こちらでは、BCP対策に関する基礎知識やFAX受発注業務のBCP対策のポイント、クラウド型FAX受信サービスのBCPへの活用メリットなどについてお話しします。


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1. 企業が取り組むべきBCP(事業継続計画)対策

 

BCP対策とは?


現在は、さまざまなクラウドサービBCPとは「Business continuity plan」の略で、事業継続計画と呼ばれています。


企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。


出典:中小企業BCP策定運用指針

https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/level_c/bcpgl_01_1.html


大雨や地震などの自然災害はいつ起こるかわかりません。しかし、平常時からこのようなBCP対策をしっかりと検討・準備しておき、緊急時にも事業の継続と早期復旧を図ることが重要です。また、このような対策をしておくことは、取引先からの信頼の向上や評価にもつながります。

 


BCP策定のポイント


そうはいうものの、実際は「何から検討すればよいかわからない」という事業者も多いかもしれません。中小企業庁は、策定の5つのポイントを解説していますので、参考にしてみるといいでしょう


① 優先して継続・復旧すべき中核事業を特定する

② 緊急時における中核事業の目標復旧時間を定めておく

③ 緊急時に提供できるサービスのレベルについて顧客と予め協議しておく

④ 事業拠点や生産設備、仕入品調達等の代替策を用意しておく

⑤ 全ての従業員と事業継続についてコミュニケーションを図っておくこと


出典:中小企業BCP策定運用指針

https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/level_c/bcpgl_01_1.html

 


2. FAX受発注業務におけるBCP対策の重要性


自然災害や緊急事態宣言など、有事の際に必須になるのが、受発注業務への対応です。EDIやWEB受発注システムなど、オンライン上で受発注業務が完結する取引先もあれば、FAXを用いた受発注がメインの取引先もあると思います。緊急事態を見据えて受発注をオンラインに移行することも大切ですが、取引先によってはFAXなど従来の方法を要望されることもあるでしょう。そのような場合、FAXでの受発注を有事でも行えるような方法を検討することが大切です。


自然災害や緊急事態宣言などの場合のFAX受発注で、以下のような課題感を持って、お問い合わせいただくことが多いです。


● FAXを確認するために、交代で出勤しないといけない

● 自宅でFAXを確認できないので、テレワークができない

● 出勤できない拠点のFAXを、他の拠点から確認したい


いずれも、事前に対策を講じておくことが重要です。

 


3. FAX受発注業務のBCP対策の最適解は?




FAX受発注業務のBCP対策におすすめなのが、クラウド型FAX受信サービスです。クラウド型FAX受信サービスでは、今使っている「FAX」という受発注の仕組みを変えずに、受信したFAXをWEBブラウザ上で確認・編集・返信することができます。

 


クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリット


クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリットは以下のようなものです。


いつでも・どこでもFAXの確認が可能


通常のFAXとは異なり、クラウド型FAX受信サービスではインターネットにつながる環境・PCさえあれば、いつでも・どこでもFAXを確認できます。また、事業者のクラウドサーバ上にFAXデータが保管されるため、自宅や外出先からでもFAXを確認できます。そのため、拠点に届くFAXを確認するためだけに出勤する必要がなくなります。


他拠点のFAXの確認ができる


クラウド型FAX受信サービスは、FAXデータがクラウドサーバ上に保管されます。そのため、他の拠点のFAXを確認できます。例えば、ある拠点が災害により出勤できない場合であっても、他の拠点の社員が拠点宛のFAXを確認し、受発注業務のサポートを行うこともできます。有事の際にもビジネスをとめることなく、お客様対応の品質維持につながるでしょう。


リスク回避


クラウド型FAX受信サービスでは、クラウドサーバ上にFAXデータが保管されます。紙が出力されないため紛失リスク、破損リスクの軽減につながります。セキュリティ体制を厳格にすれば、情報漏えいリスクも小さくできます。

 


4. BCP対策としてクラウド型FAX受信サービスを選ぶべき理由


受発注業務は、企業活動のなかでも重要な業務の一つです。自然災害や緊急事態宣言など、有事の場合でも問題なく対応ができるように日頃から対応を検討することが重要でしょう。


顧客や取引先が引き続きFAXを使え、また、自社ではFAX受信を確実にできる。そんなソリューションがクラウド型FAX受信サービスです。FAX受発注の現場におけるBCP対策として、ぜひ導入をご検討ください。


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