優先して継続・復旧すべき中核事業を特定する

緊急時における中核事業の目標復旧時間を定めておく

緊急時に提供できるサービスのレベルについて顧客と予め協議しておく

事業拠点や生産設備、仕入品調達等の代替策を用意しておく

全ての従業員と事業継続についてコミュニケーションを図っておくこ

出典：中小企業BCP策定運用指針

【業種別】BCP対策の事例を紹介｜企業が取り組むべき理由、策定方法を解説災害や感染症の流行に備えてBCP対策をこれから策定したい、あるいは既にあるBCPを改善したいと考えている企業様は多いと思います。この記事では、最新のBCP対策の策定状況や、企業の取り組み事例などをご紹介します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX受発注業務におけるBCP対策の重要性

自然災害や緊急事態宣言など、有事の際に必須になるのが、受発注業務への対応です。

EDIやWEB受発注システムなど、オンライン上で受発注業務が完結する取引先もあれば、FAXを用いた受発注がメインの取引先もあると思います。緊急事態を見据えて受発注をオンラインに移行することも大切ですが、取引先によってはFAXなど従来の方法を要望されることもあるでしょう。

そのような場合、FAXでの受発注を有事でも行えるような方法を検討することが大切です。

自然災害や緊急事態宣言などの場合のFAX受発注で、以下のような課題感を持って、お問い合わせいただくことが多いです。

FAXを確認するために、交代で出勤しないといけない
自宅でFAXを確認できないので、テレワークができない
出勤できない拠点のFAXを、他の拠点から確認したい

いずれも、事前に対策を講じておくことが重要です。

FAX受発注業務のBCP対策の最適解は？

FAX受発注業務のBCP対策におすすめなのが、クラウド型FAX受信サービスです。

クラウド型FAX受信サービスでは、今使っている「FAX」という受発注の仕組みを変えずに、受信したFAXをWEBブラウザ上で確認・編集・返信することができます。

クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリット

クラウド型FAX受信サービスの代表的なメリットは以下のようなものです。

いつでも・どこでもFAXの確認が可能

通常のFAXとは異なり、クラウド型FAX受信サービスではインターネットにつながる環境・PCさえあれば、いつでも・どこでもFAXを確認・返信できます。

また、事業者のクラウドサーバ上にFAXデータが保管されるため、自宅や外出先からでもFAXを確認できます。

そのため、拠点に届くFAXを確認するためだけに出勤する必要がなくなります。

テレワークでも受発注業務は可能！「受発注業務があるから在宅勤務できない」を解決！コロナ禍以降、テレワーク・在宅勤務のニーズが高まっていますが、「電話やFAXを伴う受発注業務があるため在宅勤務できない」と考えている方が多いかもしれません。FAX受信を伴うでは、どのようにすればテレワークを実現できるのでしょうか。この記事は、テレワーク推進や受発注業務の電子化を検討している・進めている方に向けて、受発注業務のテレワークで課題になりやすいことや、テレワーク対応の方法、メリットなどを解説します。自社のテレワーク推進や業務効率化、緊急事態における事業継続計画立案などの参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

他拠点のFAXの確認ができる

クラウド型FAX受信サービスは、FAXデータがクラウドサーバ上に保管されます。そのため、他の拠点のFAXを確認できます。

例えば、ある拠点が災害により出勤できない場合であっても、他の拠点の社員が拠点宛のFAXを確認し、受発注業務のサポートを行うこともできます。

有事の際にもビジネスをとめることなく、お客様対応の品質維持につながるでしょう。

リスク回避になる

クラウド型FAX受信サービスでは、クラウドサーバ上にFAXデータが保管されます。紙が出力されないため紛失リスク、破損リスクの軽減につながります。

セキュリティ体制を厳格にすれば、情報漏えいリスクも小さくできます。

いま、FAX送信にFAXサーバではなく、FAXクラウドサービスが選ばれる5つの理由 FAXサーバを導入した後もコストと手間がかかる。全てのシステムを自社で持つにはハードルが高い。いま、FAXサーバからFAX ASPサービスを選ばれるお客様が増えています。その5つの理由を解説いたします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

BCP対策としてクラウド型FAX受信サービスを選ぶべき理由

受発注業務は、企業活動のなかでも重要な業務の一つです。自然災害や緊急事態宣言など、有事の場合でも問題なく対応ができるように日頃から対応を検討することが重要でしょう。

顧客や取引先が引き続きFAXを使え、また、自社ではFAX受信を確実にできる。そんなソリューションがクラウド型FAX受信サービスです。FAX受発注の現場におけるBCP対策として、ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

FAX受発注業務のBCP対策におすすめなクラウド型FAX受信サービス。今使っている「FAX」という受発注の仕組みを変えずに、受信したFAXをWEBブラウザ上で確認・編集・返信することができます。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。貸与する専用アダプタを既存のFAX回線に設置いただくだけで、FAXの送受信、閲覧、編集、保管をクラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。

FAX業務のBCP対策を検討でしたら、ぜひご相談ください。

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