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テレワーク・在宅勤務をサポートするFAX受信サービス

2020/04/01



働き方改革の提唱以降注目を集め、直近では新型コロナウイルス感染症の拡大により多くの企業が実施しているテレワーク・在宅勤務。しかし、FAXを受信しなければならない現場では上手く導入が進まないケースもあるようです。


こちらでは、テレワーク・在宅勤務の導入をFAX受信が妨げてしまう理由や、ソリューションとなるFAX受信サービスについてお話しします。


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1. テレワーク・在宅勤務の実施を妨げる紙のFAX


テレワーク・在宅勤務を導入する企業が増えてきています。柔軟な働き方や社員のライフワークバランス向上を実現するための制度であり、導入によって実際にポジティブな効果が出ている例も少なくありません。今後は、働き方のひとつとしてさらに定着していくと思われています。


一方で、テレワーク・在宅勤務が上手く推進できていない企業もあるようです。定着を妨げている要素のひとつが、FAX受信です。発注書や見積書などを紙でFAXを受信している現場では、テレワーク・在宅勤務を簡単には導入できない事情があります。具体的には以下のような障壁をクリアしなければなりません。

 


FAX確認のためオフィスに人がいなければならない


顧客や取引先から届く発注書や見積書などのFAXは速やかに確認し、対応する必要があります。紙のFAX確認のため複合機が設置されたオフィスに人がいなければならず、完全なテレワーク・在宅勤務が実現できません。結果的にオフィス外で勤務できる人や時間が制限されてしまいます。

 


FAXの内容を担当者に共有しなければならない


届いたFAXの内容は担当者へ共有する必要があります。担当者がテレワーク中の場合、メールやチャット、電話などで伝えなければなりません。この際、共有の手間がかかるほか、伝える過程で情報に誤りが生じる可能性があります。

 


スキャンの手間がかかる


FAXの画像をそのまま担当者へ共有したい場合、スキャンのひと手間が必要です。この手間を回避するためには現場で担当者が直接FAXを確認する必要があり、やはりテレワーク・在宅勤務できる人員が限定されてしまいます。

 


2. ソリューションはクラウドFAX受信サービス




上述したように、FAX受信が業務に組み込まれているとテレワーク・在宅勤務導入の思わぬ障壁になることがあります。そうした問題をクリアするのがクラウドFAX受信サービスです。


クラウドFAX受信サービスは、クラウドシステム上でFAXを受信するサービスです。通常のFAXであれば紙に印刷する必要があった文書がファイルに変換されます。FAX受信業務の効率化やペーパレス化を実現するソリューションとして普及しています。


当社のFNX e-受信FAXサービスでは、FAX回線に専用アダプタを設置すれば、利用者はインターネットと接続端末さえあれば大丈夫です。FAXのイメージデータはクラウドサーバー上に格納されるため、インターネットさえあれば時間や場所を選ばずに内容を確認できます。担当者に応じたフォルダ分けによって仕分けも効率化できるほか、編集、返信も可能です。


従来の紙によるFAX受信でできることは問題なく可能なほか、コスト対策やドキュメント管理の効率化、紛失、破損リスクの軽減にもつながります。オペレーション上FAX受信が必須となっていることが理由となりテレワーク・在宅勤務が実施できない現場では、ぜひ利用していただきたいサービスです。

 


3. 台風・大雨、交通機関麻痺などの緊急事態でもFAXを利用するために


テレワーク・在宅勤務は単に柔軟な働き方・業務効率化のために求められているわけではありません。近年、台風・大雨、事故などの交通機関麻痺によって出社が難しい事態や、感染症が蔓延し外出の自粛が求められるトラブルが相次いでいます。テレワーク・在宅勤務を導入していれば、そうした出社できない事態にも対応可能です。

 

しかし、この際もやはりFAX受信がネックになります。FAX受信は業界や顧客・取引先の都合から残っている場合が多く、メールやチャット、業務システムなどオンラインコミュニケーションへの移行が難しいのです。そうした現場では、上述したような状況でもFAXを受信しなければオペレーションが止まってしまいます。


そうした状況でも、FAX受信サービスを導入しておくと問題なく対応可能です。オフィスに出社した際と同じような感覚でFAX文書を確認できます。チャット、メールなど他のツールと組み合わせれば、オペレーションへの悪影響を最低限にとどめられるでしょう。


テレワーク・在宅勤務を働き方のひとつとして導入するかどうかは、現状では企業の判断に委ねられています。一方で、上述したような事態では、テレワーク・在宅勤務を導入しているかどうかに関わらず出社することが現実的ではありません。そして、そうしたトラブルは突発的に訪れます。FAX受信サービスを導入することは、予期せぬ緊急事態に備えるうえでも大切です。


***


当初は働き方改革の一環として注目されていたテレワーク・在宅勤務。直近では新型コロナウイルスの感染症拡大により、それまでそれほど関心を寄せていなかった企業の間でも検討材料になっています。しかし、FAXを日常的に受信している現場では、この状況下においてもテレワーク・在宅勤務の導入は簡単ではありません。柔軟な働き方実現のためだけではなく、今回のような緊急事態に備えるためにも、クラウドFAXサービスの導入をおすすめします。


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