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自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題

2020/06/23



手間のかかるFAX送受注業務に対して、非常に有効なソリューションとなる自動FAX受信サービス。たとえばクラウド型のインターネットFAXは、自動受信や文書(ドキュメント)・イメージの電子化、スタンプやコメントなどの編集機能など、業務効率化につながる機能を備えた便利なシステムです。

一方で、多くの企業が直面しているのが、「自動FAX受信サービスの導入に伴って、回線の都合上、今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。電話番号と同様、FAX番号が変更になるのは望ましいことではありません。しかし、現在の環境のままFAXでの受発注業務を継続するのは非効率……こうした悩ましい状況では、どのような選択をすべきでしょうか?

こちらでは、既存のFAXから自動FAX受信サービスに移行する際の番号変更問題についてお話しします。

 


1.インターネットFAXを利用するとFAX番号が変わる?


「FAXを電子化して送受信を効率化したい」

「ドキュメントをPDFデータのままFAXで送信したい」

「ペーパーレス化を進めつつ、業務効率をアップしたい」


こうしたニーズに対し、既存のFAXからインターネットFAXへの移行は非常に有効なソリューションです。電話機や複合機を用いたFAXとは異なり、PC画面上からサービス画面やメールなどを使ってFAX送信が可能。受信データもクラウド型サーバーから電子化されたPDF形式などでダウンロードできます。

しかし、この際に気を付けなければならないのがFAX番号です。通常、インターネットFAXでは既存のFAX番号を継続利用することはできず、新しいFAX番号が発行されることが多いです。そのため、インターネットFAXの場合、回線の都合上、旧FAX番号の引き継ぎは基本的にできないと考えておきましょう。

新規に発行されるFAX番号はサービス提供事業者によって異なりますが、03、05といった市外局番から始まる番号や、050から始まる番号が一般的です。050はIP電話用の番号です。多くの場合は指定された市外局番の使用されていない番号のリストから任意の番号を選択することになります。

 


2.既存FAX番号から変更されることによる弊害


上述したFAX番号が変更されてしまう問題は多くの企業にとって悩みの種です。既存FAX番号から変更されることによる代表的な弊害をご紹介します。

 


顧客・取引先への通知


顧客や取引先など外部との業務連絡・やり取りにFAX番号を使用している場合は、当然ながら導入した新しいFAX番号を通知しなければなりません。FAXでコミュニケーションをとっている相手が多いほど、工数がかかるでしょう。また、急に通知すると取引先のオペレーションに悪影響が生じる可能性があるため、計画的に余裕をもって通知しなければなりません。通知したとしても相手が認識しているとは限らないため、FAX番号変更後は、しばらく古いFAX番号への送付も起こる可能性があります。

 


会社情報の変更


FAX番号を会社情報として公示している場合は、それらの変更手続きも必要です。ホームページの会社情報、社員の名刺、メールの署名欄など、すべてをくまなく変更しなければならないため手間がかかります。万が一変更漏れがあった場合、外部からコミュニケーションがとれないため、顧客との連絡ミスによるチャンスロスを起こしてしまう可能性があります。

 


固定電話番号とのずれ


FAX番号が050から始まる番号に変更された場合、固定電話の市外局番と異なってしまうことになります。FAX番号として利用できることは間違いありませんが、法人用の番号としては一般的ではないことから、名刺やホームページで見た際に信用性に欠ける印象を与えてしまう可能性もあります。また、悪質な業者からかかってくる電話番号に050から始まるものが多いため、社会的信用を低くとらえられる傾向があります。

 


エラーが多い


050から始まるIP電話のFAX番号はエラーが起こりやすいと言われています。実際のエラー頻度は利用状況やサービス提供事業者によって異なりますが、ビジネス用のFAX番号としては少し信頼性に欠けるかもしれません。

 


既存機器・システムの再設定


インターネットFAXをはじめとする自動FAX受信サービスを導入した場合、電話機や複合機などの再設定が必要になる場合があります。場合によっては、機器に紐付くPCの設定についても変更になる可能性があるでしょう。

 


3.今使っているFAX番号を引き続き利用するためには




上述した手間やリスクを考えると、既存のFAX番号をそのまま利用するのが好ましいでしょう。通常、自動FAX受信サービスでは既存番号の継続利用ができませんが、以下のような方法であれば同じ番号を引き続き利用できる可能性があります。

 


転送サービス


転送サービスは、NTTが提供するサービスです。既存番号に配信されるFAXを別の番号に転送可能なため、事実上それまでのFAX番号を継続利用できます。ただし、月額のサービス利用料金が発生します。転送サービス利用開始までの手続きも煩雑です。

 


ナンバーポータビリティー


自動FAX受信サービスの事業者によっては、既存のFAX番号を変更する必要なく、そのまま利用可能なナンバーポータビリティーサービスを提供しています。FAX番号変更の手間がかかりませんが、初期費用が発生するほか、利用開始までに2週間程度の期間がかかる点がネックです。
また、一部の市外局番はサービス対象外となっています。

 


FNX e-受信FAXサービス


詳しくは後述しますが、当社のFNX e-受信FAXサービスであれば、現在のFAX番号を引き継いだ状態で、受信したFAXの電子化、サービス画面からのFAX送信など、インターネットFAXと同等の機能をご利用いただけます。

 


4.あえて番号を変更する場合は?


たとえば迷惑FAXの届く量が多く業務妨害になってしまっている場合や、会社名や事業を一新する際には番号の変更が必要となることがございます。稀なケースではありますが、業務上、FAX番号をあえて変更する際の手続きについてもご紹介します。


 


手順は「新FAX番号取得→旧FAX番号解約」


厳密に言うと、現在のFAX番号を変更する、という手続きはありません。そのため、新しいFAX番号を取得し、古いFAX番号を解約するという手順が必要になります。これは一般的なFAXはもちろん、インターネットFAXなども同様です。

なお、FAX番号変更は順番が大切です。必ずはじめに新FAX番号を取得しましょう。開通を確認したら、お客様や関係者に新FAX番号を通知してください。これらの準備が整ったら、最後に旧FAX番号を解約します。旧FAX番号には誰もFAXを送信してこない状況になるまでは、解約しないほうが無難と言えるでしょう。


 


前の番号に戻すことは不可


一度解約したFAX番号を再度振り直してもらうことはできません。FAX番号は基本的に、市内局番以下の数字を指定できないからです。もしも旧FAX番号を使う可能性が少しでもあるのなら、FAX機器に接続はしないまま、保持し続けるようにしましょう。

 


5.FNX e-受信FAXサービスなら今お使いの番号そのまま


自動FAX受信サービスでは一部、現在の電話番号を維持できる方法はあるものの、初期費用およびランニングコスト、導入・運用の手間がネックになります。そこでおすすめしたいのが、当社のFNX e-受信FAXサービスです。

クラウド型システムによるドキュメントファイルの管理・検索性向上など、業務効率化につながるインターネットFAXの利点はもちろん享受できます。加えて、既存のFAX回線に専用アダプタを接続するだけで簡単に利用開始できます。インターネットベースの他社サービスとは異なるため、今お使いのFAX番号をそのまま継続して利用可能です。

FAX番号の継続利用は標準サービスのため、追加料金が発生することもありません。これまでFAX番号の変更が迫られることを理由に自動FAX受信サービスの導入を見送っていた企業様もぜひご検討ください。


***


FAXの送受信が業務に組み込まれている現場では、FAXの自動受信サービスの導入により大きな効果が体感できます。一方で、番号変更による手間やリスクが生じてしまうのも事実です。既存の番号をそのまま利用できる便利な自動FAX受信サービスであれば、そうしたデメリットを気にせず導入できます。番号変更の手間を懸念している場合は、FNX e-受信FAXサービスについてお気軽にお問い合わせください。

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