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自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題

2020/03/18




面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなる自動FAX受信サービス。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。


こちらでは、既存のFAXから自動FAX受信サービスに移行する際の番号変更問題についてお話しします。


 


1. インターネットFAXを利用するとFAX番号が変わる?


既存のFAXからインターネットFAXに移行したいというニーズは少なくありません。しかし、この際に気を付けなければならないのがFAX番号です。通常、インターネットFAXでは既存の番号を継続利用することはできず、新しい番号が発行されることが多いです。


新規に発行されるFAX番号はサービス提供事業者によって異なりますが、03、05といった市外局番から始まる番号や、050から始まる番号が一般的です。050はIP電話用の番号です。多くの場合は指定された市外局番の使用されていない番号のリストから任意の番号を選択することになります。

 


2. 既存FAX番号から変更されることによる弊害




上述したFAX番号が変更されてしまう問題は多くの企業にとって悩みの種です。既存FAX番号から変更されることによる代表的な弊害をご紹介します。

 


- 顧客・取引先への通知


顧客や取引先など外部とのやり取りにFAXを使用している場合は、当然ながら新しい番号を通知しなければなりません。FAXでコミュニケーションをとっている相手が多いほど手間になるでしょう。急に通知するとオペレーションに悪影響が生じる可能性があるため、計画的に余裕もって通知しなければなりません。また、通知したとしても相手が認識しているとは限らないため、変更後しばらくは古い番号への送付も起こりがちになります。

 


- 会社情報の変更


FAX番号を会社情報として公示している場合は、それらの変更手続きも必要です。ホームページの会社情報、社員の名刺、メールの署名欄など、すべてをくまなく変更しなければならないため手間がかかります。万が一変更漏れがあった場合、外部からコミュニケーションがとれないため、顧客との連絡ミスによるチャンスロスを起こしてしまう可能性があります。

 


- 固定電話番号とのずれ


FAX番号が050から始まる番号に変更された場合、固定電話の市外局番と異なってしまうことになります。FAX番号として利用できることは間違いありませんが、法人用の番号としては一般的ではないことから、名刺やホームページで見た際に信用性に欠ける印象を与えてしまう可能性もあります。また、悪質な業者からかかってくる電話番号に050から始まるものが多いため、社会的信用を低くとらえられる傾向があります。

 


- エラーが多い


050から始まるIP電話のFAX番号はエラーが起こりやすいと考えられています。実際のエラー頻度は利用状況やサービス提供事業者によって異なりますが、ビジネス用のFAX番号としては少し信頼性に欠けるかもしれません。

 


3. 今使っているFAX番号を引き続き利用するためには


上述した手間やリスクを考えると、既存のFAX番号をそのまま利用するのが好ましいでしょう。通常、自動FAX受信サービスでは既存番号の継続利用ができませんが、以下のような方法であれば同じ番号を引き続き利用できる可能性があります。

 


- 転送サービス


転送サービスは、NTTが提供するサービスです。既存番号に配信されるFAXを別の番号に転送できるため、事実上それまでのFAX番号を継続利用できます。ただし、月額のサービス利用料金が発生します。利用開始までの手続きも煩雑です。

 


- ナンバーポータビリティー


自動FAXサービスの事業者によっては既存番号をそのまま利用できるナンバーポータビリティーのサービスを提供しています。番号変更の手間がかかりませんが、初期費用が発生するほか、利用開始までに2週間程度の期間がかかる点がネックです。また、一部の市外局番はサービス対象外となっています。

 


4. e-受信なら今お使いの番号そのまま


自動FAX受信サービスでは一部、現在の電話番号を維持できる方法はあるものの、料金や手間がネックになります。そこでおすすめしたいのが、当社のFNX e-受信FAXサービスです。


クラウドシステムによるドキュメント管理などインターネットFAXの利点を享受できる一方、既存のFAX回線をそのまま使用し、専用アダプタをFAX回線に接続するだけで簡単に利用開始できます。インターネットベースの他社サービスとは異なるため、今お使いのFAX番号をそのまま継続して利用可能です。


FAX番号の継続利用は標準サービスのため、追加料金が発生することもありません。これまでFAX番号の変更が迫られることを理由に自動FAX受信サービスの導入を見送っていた企業様もぜひご検討ください。


***


FAXの送受信が業務に組み込まれている現場では、自動FAX受信サービスの導入により大きな効果が体感できます。一方で、番号変更による手間やリスクが生じてしまうのも事実です。既存の番号をそのまま利用できる自動FAX受信サービスであれば、そうしたデメリットを気にせず導入できます。番号変更の手間を懸念している場合は、FNX e-受信FAXサービスについてお気軽にお問い合わせください。

 


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