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自動FAX受信サービスを選ぶポイント

2020/03/11




一口に自動FAX受信サービスといっても、その仕様や料金設定はさまざまです。導入するサービス選びを間違うと、期待していた導入効果が出ないこともあります。こちらでは、自動FAX受信サービス選びのポイントについてお話しします。

 

1. 代表的なチェックポイント


自動FAX受信サービスの仕様はさまざまです。自社のニーズや直面している課題、状況に応じて選ぶ必要があります。以下では、自動FAX受信サービスを選ぶうえで注目していただきたい代表的なポイントをご紹介します。

 

- 今使っているFAX番号が変わらないか


第一に注目していただきたいのがFAX番号です。クラウド上の自動FAX受信サービスでFAXを受信する場合、現在使っているFAX番号を継続して利用できないサービスもあります。そのような場合には、取引先や顧客にFAX番号の変更を周知する必要があり、大きな手間になってしまうでしょう。多くのインターネットFAXでは050や市外局番から始まる番号が割り当てられ、それまでの番号を継続利用できないこともあるので、注意が必要です。

 

- Webでの返信機能があるか


自動FAX受信サービスのなかには、FAXドキュメントの参照だけではなく、Web上で編集・返信ができるサービスもあります。例えば、取引先からの見積依頼に対して、納期などを追記して返信する場合など、FAXで双方向的なコミュニケーションを行っている場合はこうした機能があると効率的です。受信ドキュメントにそのまま追記して返信できるサービスもあります。

 

- 自動仕分け機能があるか


FAXは受信した後、内容や配信元に応じてその後の処理を担当する人に振り分けなければなりません。紙のFAXでは、こうした仕分けの作業が大きな手間になります。自動FAX受信サービスのなかには、特定の条件に応じてFAXをそれぞれ別のフォルダに仕分ける機能が搭載されたものがあります。FAXを担当者別、取引先別に振り分ける手間が省け、受信業務の大幅な効率化につながるでしょう。受信したFAXドキュメントはクラウド上に収納されるため、デスクから複合機まで確認しにいく必要もありません。また、外出先や在宅勤務でもFAXを確認することができます。

 

- 自社に適した利用料金体系か


提供事業者によって自動FAX受信サービスの初期費用やランニングコストの設定はさまざまです。利用用途や想定される送受信枚数、利用人数、利用拠点数によって適切な料金設定は異なります。複数の事業者や提供プランから、自社に最も適したサービスを選びましょう。契約前には、入念なコストシミュレーションが求められます。

 

- スモールスタートが可能か


資料を読み、営業担当の説明を聞いたとしても、そのサービスが自社に適しているかどうかは、結局のところ利用開始してみないとわかりません。そのため、部門や部署単位でスモールスタートできるサービスだと、少しずつ使用感を確かめられるため安心です。小規模な導入に対応しているかどうかは事業者によって異なるため、事前に調べておきましょう。

 

2. さらに自社に適したサービスを選ぶために




上述したのは、自動FAX受信サービス選びで最低限注目していただきたいポイントです。さらに自社に適したサービスを選ぶために、以下のような特殊な仕様や体制についても注目してみましょう。

 

- 海外相手の送受信が可能かどうか


FAX自体は海外への送信・海外からの受信も可能です。ただし、自動FAXサービスのなかには海外の送受信に対応していないものもあるため注意する必要があります。


 

- サポート体制は充実しているか


常時安定してサービスが稼働していることは理想ですが、予期しないエラーやトラブルは避けられません。FAXが受信できないと業務が滞ってしまうこともあるため、柔軟でスピーディーなサポートを行っている事業者をおすすめします。早朝に受信するFAXをもとに配送を行っているような業者では、24時間問い合わせができるサービス事業者と契約すると安心でしょう。

 

- どんなファイル形式に対応しているか


FAXイメージファイルの形式はサービス事業者によって異なります。PDFとTIFFの2種が代表的なファイル形式です。複合機に付属したFAX電子化サービスだと、独自のファイル形式でしか保存できない場合もあるので注意が必要です。


 

3. さまざまなニーズに応えるFNX e-受信FAXサービス


当社のFNX e-受信FAXサービスはさまざまなお客様のニーズを意識した柔軟なサービスです。

 

- FNX e-受信FAXサービスでFAX受注業務の効率化を!


FNX e-受信FAXサービスは現在のFAX番号をそのまま利用できるため、番号変更の手間がかかりません。また、設置アダプタ数、受信トレイ数に応じた定額料金で、受信枚数に応じた追加料金は発生しません。またログインID数による課金もありませんので、コスト管理も容易です。


また、全部署・全拠点一括での導入が必要なサービスが多いなか、e-受信は一部署・一拠点からのスモールスタートが可能となっています。「お試しで導入し、使用感を確かめながら横展開していきたい」というニーズにも対応できます。


***


自動FAXサービスに限らず、自社に合わないクラウドサービスを導入して失敗してしまうケースは少なくありません。自動FAXサービスの機能・仕様や多様化してしますので、内容をよく吟味して自社に最適なものを見つけましょう。

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