MENU

会社概要

お問い合わせ・資料請求

TEL : 0120-341-890

(平日9時~12時/13時~18時)

繁忙期のFAX受発注増加を乗り切るためのカギ

2020/02/19



業界によっては時期ごとに、受発注件数に波があります。受発注件数が増加する繁忙期には業務負荷が高まるため注意が必要です。FAXで受発注を行っている場合、繁忙期には機会損失が生まれる可能性もあります。


こちらでは、繁忙期のFAX受発注を切り抜けるためのカギをご紹介します。

1. 業界別の繁忙期


業界によって繁忙期は異なります。これは決算などの経理業務、引っ越し、就職、入学といったライフイベントの時期によって、商品やサービスのニーズが増減するためです。まずは、業界別の繁忙期をおさらいしておきましょう。

 

- 不動産系


繁忙期:12~3月


賃貸、販売、売却など不動産系の業務は年末~年度末にかけて繁忙期を迎えます。就職、進学、転職などで居住地を変える人が多いためです。反対に、夏場の業務は閑散期になると考えられています。

 

- 保険系


繁忙期:3月


進学、就職などのタイミングで保険の加入や更新を行う人が多いため、3月は繁忙期となります。

 

- 会計、税務系


繁忙期:3月、9月


会計、税務系の業界は決算前のタイミングで業務の密度が増します。

 

- 運送系


繁忙期:3~4月


運送業界で特に忙しいのは、進学・修学に伴い引っ越す人が多くなる3~4月です。

 

- 自動車系


繁忙期:1~3月


自動車ディーラーは、1~3月にかけて忙しくなります。これは、免許を取得した学生による自動車ニーズが高まるためです。

 

- 教育系(塾)


繁忙期:12~2月、3~4月、7~8月


塾のニーズは学業のイベントに応じて増減します。12~1月は受験に備えるための冬期講習、3~4月の入学・進級、7~8月は夏季講習のためにそれぞれ繁忙期を迎えます。

 

- 教育系(学校)


繁忙期:12~3月、7~8月


学校では、12~3月の入試・入学のタイミングで繁忙期となります。また、大学や専門学校などでは、オープンキャンパスが実施される7~8月繁忙期です。

 

- ウェディング系


繁忙期:4~5月、10~11月


夏や冬など気候が極端な時期を避けて結婚式を挙げる人が多いため、ウェディング業界では4~5月、10~11月が繁忙期となります。

 

- スポーツジム系


繁忙期:1月


新年をきっかけに多くの人が何か新しいことを始めます。ダイエットや健康管理なども例外ではありません。このため、1月にはスポーツジム系の申し込みが多くなります。

 

- 旅行系


繁忙期:3月、7月~8月、12月


会社や学校が長期休暇に入るタイミングには、旅行代理店、宿泊施設などの業務が忙しくなります。

 

- Web制作系


繁忙期:3月


年度の開始時にあわせてホームページのリニューアルを行う企業が多いため、3月ごろにはWeb制作の依頼が増加します。

 

- 求人(転職)


繁忙期:1~3月、7月前後


期初前のタイミング、あるいはボーナス支給後には転職を考える人が多くなります。



 

2. 回線数は繁忙期におけるFAX受発注の大きな問題




繁忙期は業務負荷が高まりますが、受発注状況をしっかりと管理することも大切です。とりわけFAXでの受発注を行っている場合、受発注できる件数は複合機に接続されている回線数に依存します。繁忙期にはほかの時期と比較して大幅に受発注が増加するため、送受信に長い時間がかかってしまう点に注意しなければなりません。

 

- 繁忙期のFAX受発注で考えられるリスク


繁忙期のFAX受発注ではやり取りの遅れや、文書の確認漏れが起こり得ます。こうしたトラブルにより、以下のようなリスクに発展するケースがあります。


  1. 機会損失
  2. リードタイム超過
  3. 顧客満足度低下
  4. クレーム


 

3. 繁忙期に合わせて回線数を増やすべき?


上述したFAX受発注のリスクを回避するための代表的な解決策が、回線数の増加です。しかし、繁忙期に合わせて契約電話回線数を増やすという選択は、必ずしも正しいとはいえません。繁忙期の頻度や受発注件数の増加割合によっては、繁忙期以外に回線を持て余してしまい、コストが無駄になってしまうケースがあります。



 

4. 繁忙期のソリューションは自動FAX送信サービス


繁忙期のFAX受注を乗り切るためのソリューションとしておすすめしたいのが、自動FAX送信サービスです。自動FAX送信サービスであれば、自社で回線を持つ必要がないため、繁閑期の波に応じて適切な回線数を利用することができます。時間帯、または日のピーク時に合わせたサーバー・回線を用意し、閑散期にはオーバースペックになる、ということがありません。将来的な事業の拡大時にも、能力増強が容易にできます。料金設定は事業者によって異なりますが、送受信件数によって課金されるケースがほとんどです。



 

5. 【その他】繁忙期の注意点


同じ業界内では、取引先も同じタイミングで繁忙期を迎えると考えるのが自然です。取引先がFAXに関する何らかのソリューションを用意していない場合、取引先で送受信の滞留が起きている可能性があります。オペレーションへの悪影響を防ぐために、自社側で早めの送信や送達管理、督促や受信管理を行うのが賢明です。


***


FAXを送受信の窓口として利用している場合、繁忙期には送受信の滞りを回避するためのソリューションを用意しておかなければなりません。繁忙期に備え、自動FAX送信サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

関連する記事

必ず届くわけではない?重要なFAXを確実に送信するために

必ず届くわけではない?重要なFAXを確実に送信するために

FAXが評価されている理由のひとつが、「確実に送れること」です。しかし、実際には受信側の環境によって送信に失敗してしまうこともあります。

自動FAX送信で送達結果の確認は必須

自動FAX送信で送達結果の確認は必須

業務でFAXを送る場合は送達管理が重要です。1枚の不達が大きな問題に発展することも考えられます。こちらでは不達のリスクや、不達を防ぐための送達管理についてお話しします。