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FAX配信サービスとソフトウェアの連携による自動化・効率化

2020/02/05



近年展開されているサービスには、他のソフトウェアと連携できるものもあります。FAX配信サービスも、他のツールと連携することでさらに有用性が高まるでしょう。

1. FAX自動配信サービスに求められるのは拡張性


昨今は、さまざまなシステムが業務に活用されています。オペレーションを一本化して効率化できるシステムを構築すれば、大幅な業務改善が可能です。一方で、1社・1サービスの機能でできることは限られており、実際には多くのサービスを併用することも多いでしょう。


この際に重要なのが、システム同士の拡張性です。複数サービスをシームレスに連携させられれば、業務改善の幅が広がります。実際に、現在普及している多くのサービスは他のサービスとの連携を意識して設計されています。


拡張性が求められる点は、FAX自動配信サービスも例外ではありません。商取引のシーンにおいて、FAXで自動配信されることが多い代表的な文書は、見積書、受注書、発注書在庫管理表など帳票です。基幹システムと連携して自動でFAXを送信することや、顧客のニーズに応じてフォーマットをカスタマイズすること、FAX以外のメール、郵送などの方法と組み合わせて使うことが予想されます。


拡張性に優れるFAX自動配信サービスを導入すれば、基幹システムとの連携や他のツールともストレスなく連携した利用が可能です。この他にも、業務改善の可能性は大きく広がります。FAX自動配信サービスを選ぶ際は拡張性や、既存導入サービスとの連携可否に注目して選ぶことをおすすめします。



 

2. ソフトウェア連携の例




ソフトウェア連携によってどのような業務改善・効率化が期待できるのでしょうか。FAX自動配信サービスと他のソフトウェア・サービスとの連携例についてお話します。


この他にも、ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスには自社既存システムや他社サービスとのさまざまな連携実績があります。お気軽にご相談ください。

 

- 取引先に応じた柔軟な連絡方法選択


近年はEDI(Electronic Data Interchange)で企業間取引を行うケースも少なくありません。しかし、取引先によってはEDIではなくFAXでのやり取りが求められることもあります。EDIとFAX自動配信サービスを連携させれば、取引先のニーズに応じてFAXで帳票を送信するなど柔軟な対応が可能になります。

 

- 安定性が高い自動配信サービスとして利用


自動FAX配信サービスに求められるのは、FAXを確実に届けられる安定性です。事業者によってサービスの安定性は異なります。既存のEDIや基幹システムと独立して安定性が高い自動配信サービスを利用することで、商取引に関わる重要な情報の連絡手段としての信頼性が高まります。

 

- 帳票データ生成によるスムーズな配信


例えば、企業内に散在している様々な基幹システム、データベース、クラウドサービスなどを連携し、データを作成するファイル連携サービスを介在させることで、帳票データの作成がスムーズに行われ、FAX配信が効率的になります。他にも、IBMi(AS/400)などのデータからFAX送信するデータを生成できるサービスを利用するとさらに効率的です。



 

3. FNX e-帳票FAXサービスの連携ソフトウェア


ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスが連携している代表的なソフトウェアについて簡単にご紹介します。

 

- EINS/EDI-Hub NEX(株式会社インテック)


株式会社インテックの提供する「EINS/EDI-Hub NEX」は企業間・企業内のデータ交換に欠かせないEDIシステムをワンストップのアウトソーシング型で提供するサービスです。サーバ、モデム・回線などの機器を保有する必要がなく、クラウド化するシステムとも容易に連携することが可能です。安定性の高いFAX配信サービスとして、FNX e-帳票FAXサービスをご利用いただいております。

 

- ACMS(株式会社データ・アプリケーション)


「ACMS」は、BtoBでもEAIでも利用でき、企業間取引や社内業務もシームレスに扱えるEDIソリューションです。FNX e-帳票FAXサービスはACMSとスムーズに連携でき、FAXの帳票送信が求められた場合も速やかに対応できます。

 

- SVF(ウイングアーク1st株式会社)


「SVF」は帳票ツール国内シェア No.1を誇る総合帳票基盤ソリューションです。業務システム側のデータをもとに、帳票出力用のCSVファイル、PDFファイルを作成し、FNX e-帳票FAXサービスに連携することで、スムーズなFAX送信が可能になります。

 

- 快速サーチャーGX(株式会社インテック)


「快速サーチャーGX」は、使いやすさで高く評価され、1,600社以上で利用されている帳票管理システムです。業務システムから出力される帳票データだけでなく、スキャンし、PDF化した紙媒体の契約書や請求書なども管理することが可能です。そのうち、FAX配信が必要な帳票について、FNX e-帳票FAXサービスと連携することで、スムーズなFAX配信を実現できます。

 

- WILCOMM(株式会社フェアディンカム)


「WILCOMM」はIBMi/AS400用帳票ソリューションとして導入実績No.1のツールです。AS400上のスプールデータをPDF変換し、FNX e-帳票FAXサービスに連携することでFAXを送信できます。



 

4. ソフトウェア連携のメリット


ソフトウェア連携の代表的なメリットをご紹介しましょう。

 

- システム構築コスト・時間の軽減


自社が理想とするシステムを作る場合、通常はゼロから仕様設計・コーディング・構築などをしなければなりません。そのため、コストや時間がかかります。また、自社仕様で開発した場合は、メンテナンス・保守の工数や属人性も課題となります。


既存ソフトウェアやサービス同士を上手に連携させることで、こうした開発や保守にかかるコストや手間を軽減できます。

 

- 比較的容易に高品質のサービスが利用できる


既存のシステム・サービスを利用するため、既に多くの導入実績を持つものが多いです。そのため、多くの企業での利用を通して、サービス品質や利便性が向上しているシステム・サービスが多いこともメリットと言えるでしょう。



 

5. 連携する自動FAXサービスに求められる要素


自動FAXサービスを既存システムに連携させる際には以下のような要素が求められます。

 

- 安定性


不達などトラブルが頻発すると自動FAXサービスとして信頼できません。送達状況を管理できる機能の他、事業者側のサポートが充実していると理想です。

 

- 連携までの工数・柔軟性


既存ソフトウェアとスムーズに連携できることも重要です。また、さらに将来のシステム拡張を考えると、既存システム以外とも手間なく連携できる拡張性が求められます。


***


FAX配信サービスは単体でももちろん有用性が高いツールです。一方、他のソフトウェアと連携するとさらに可能性が広がります。自動FAX配信サービスを選ぶ際は拡張性にも注目してはいかがでしょうか。

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