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必ず届くわけではない?重要なFAXを確実に送信するために

2020/01/22



FAXが評価されている理由のひとつが、「確実に送れること」です。しかし、実際には受信側の環境によって送信に失敗してしまうこともあります。


こちらでは、一般的なFAXの送受信フローや送信が失敗しやすい環境、ビジネス文書のFAXを確実に届けるための取り組みについてお話しします。

1. FAXの送受信フロー


まずはFAXの送受信フローについて知っておきましょう。FAX送受信の内部処理は大きく「原稿の読み取り」「データの処理・伝送」「印刷」という3ステップに分けられます。それぞれのステップについて、以下で詳しくご説明しましょう。


FAX機が「ピー」となっている数十秒の間には、以下のような複雑な処理が行われているのです。

 

- 原稿の読み取り


FAX機に原稿がセットされると、まず原稿の読み取りが行われます。読み取られた原稿の内容は、電話回線を通じて送信可能なデータへと変換されます。

 

- データの処理・伝送


変換された原稿データは電話回線を通じで受信側の機器へと伝送されます。このステップは、細かく以下のようなフェーズに分かれています。


電話回線の接続
FAX機の送信側・受信側の間で電話回線の接続が行われます。この接続は「“呼”の設定」といわれます。この設定が完了すると、信号をやり取りする回線が確立します。

伝送速度や機能の決定
データを送信する際には、事前に送受信の機器間で伝送速度、用紙サイズ、解像度などを決定しなければなりません。回線の接続後に機器間での交渉が行われ、伝送速度や利用するFAX機能が決定されます。

符号変換
画像データ処理に適した形態に変換します。この作業は、データの「符号化」と呼ばれます。

データの伝送
符号化されたデータが、電話回線を通じて受信側へと伝送されます。

“呼”の切断
データの伝送が終わると、“呼”の設定で接続された電話回線が切断されます。
 

- 印刷


受信側の機器で画像データが受け取られ、セットされている用紙に印刷されます。




 

2. 受け手の環境によっては伝送に失敗することも




伝送の確実性に優れるFAXですが、受信側の環境によっては伝送に失敗する可能性も否定できません。FAX伝送に失敗しやすいのは以下のような環境です。

 

- 基地局から遠い場合


受信の現場が基地局から遠い場合、FAX信号が弱くなり伝送に失敗することがあります。都心部ではほとんど心配がないケースですが、山奥の宿泊施設などでは十分に起こり得るトラブルです。

 

- アナログ回線しか対応していない場合


電話回線にはアナログ回線、デジタル回線、光回線といった回線種別があります。受信側がアナログ回線にしか対応していない場合、他の回線ではFAXを受け取れません。

 

- キャリアが限定されている場合


受け手の環境によっては、特定のキャリアでしかFAXを送信できないケースがあります。




 

3. 伝送失敗によって考えられる問題


上述した受信側環境によって伝送が失敗した際に考えられる問題は以下のようなものです。

 

- 画像の乱れ


黒い線など、出力される画像に乱れが生じることがあります。送信側機器の読み取り部分の汚れ、受信側機器の故障などさまざまな要因が考えられますが、受信側の環境もそうした要因のひとつです。

 

- 送信の中断


送信自体が中断してしまうこともあります。複数ページの原稿を送る場合、受信側でページが欠けて出力されるケースも一般的です。




 

4. ビジネス文書は正しく送られることが前提


言うまでもなく、ビジネス文書は受信側の環境に関わらず正しく送られることが前提です。FAXで送られるビジネス文書の代表例として、受発注書、納品書、支払通知書などが挙げられますが、これらの書類は細部までに精細に印刷されないと受取側との間で誤解などのトラブルに発展する可能性があります。送信の中断による伝達ミスも回避しなければなりません。特に、細かな数字が記載された書類はエラーなく印刷される必要があります。




 

5. 効率化とエラー回避を両立する自動FAX配信サービス


大量のFAX配信業務を効率化する自動FAX配信サービスは、上述したような送信エラーを回避するうえでも便利です。サービス事業者のなかには、送信エラーの具体的な原因を究明し、確実な送達に努めてくれるものもあります。ビジネス帳票の場合、エラーが大きなトラブルになることも否定できません。自動FAX配信サービスを導入する場合は、そうした確実な送達をサポートしてくれる事業者を選びましょう。


ネクスウェイは、お客様が送信するビジネス文書の緊急性・重要性を理解し、確実な送達を目指しています。単なるサービス提供事業者としてではなく、「FAX送信のスペシャリスト」としてなんでもご相談ください。


***


FAXの送信の確実性は、受信側の環境によって大きく変わります。ビジネスの連絡でFAXを使うからこそ、そうしたFAXの不確実性についても把握していなければなりません。一方で、企業自身がそうしたFAXの問題に配慮しながら送信業務を行っていくのも業務負荷がかかってしまうでしょう。送達をサポートしてくれるFAX配信サービスを利用することで、可能な限り効率的で確実なFAX送信を目指してください。


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