業務でFAXを送る場合は送達管理が重要です。1枚の不達が大きな問題に発展することも考えられます。こちらでは不達のリスクや、不達を防ぐための送達管理についてお話しします。

電子化が進む中、今でも受発注業務などでFAXを利用する企業は多いです。メールでは受信後の確認漏れ、回線、サーバーの不調による送受信ミスなどが考えられます。その点、FAXは電話回線による送信の確実性や、紙で出力されることによる確認のしやすさが評価されているのです。
 
一方で、FAXは必ず送信できるとは限らないのも事実です。受信側のインク切れ、複合機の故障、または電話番号の変更などによって送信が失敗することが考えられます。一般的に信頼されている電話回線も、トラブルの可能性は否定できません。
 
ビジネスで送信するFAXは例外なく重要性が高い文書です。上述したようなリスクを考えると、1枚1枚送達確認をする必要があります。送信に失敗していても発覚が早ければ、十分にリカバリー可能です。
 
ただし、FAX送信が業務に組み込まれている多くの現場では、膨大な件数のFAXが送信されています。そうした現場では、一枚一枚のFAXに関して送達確認を行っているのは現実的ではありません。日常的に送信するFAXの件数が多いほど、送達確認がおろそかになっていく傾向があります。
 

FAX不達によって考えられるビジネス上の具体的なリスクをご紹介します。

発注書など重要な文書の送信に失敗してしまうと、情報の伝達漏れによる業務への影響が考えられます。不達が放置された時間が長いほど、オペレーションへの影響が大きくなってしまうでしょう。期限付きで求められている文書の送信が遅れた場合、取引先など関係企業にも迷惑をかけてしまうことになります。

送信した内容は不達発覚までの時間によっては、フォローのためにさらに時間をかけなければなりません。受信側との関係によっては、謝罪をしなければならないケースもあるでしょう。

上述したように、受信側の電話番号変更に気づかず送信してしまうケースも不達といえます。解約後の番号は永久欠番になるわけではなく、違う契約者に使用されることもあります。番号が使われておらず不達になった場合は比較的問題は軽度ですが、仮に違う契約者のもとにビジネス文書が届いてしまった場合は大問題です。ビジネスとは無関係な第三者に情報が漏えいしてしまうことになります。

送達管理とは、送信成功、不達を含めて各FAXの送信状況を確認することです。送信件数が多くなるほど、送達管理の手間も増えます。上述したような不達発覚後の対応も含めると、社内のマンパワーで行うのは現実的ではありません。

オペレーション上で大量のFAX送信を行う現場の多くでは、自動FAX送信サービスが導入されています。パソコン上から送信リストを管理してファイルを扱う感覚でFAXを送信できること、もしくは基幹システムとの自動連携で手間なくFAX送信できること、サービスの事業者の回線を使うため自社の回線が圧迫されないことなどがメリットです。

一方で、こうしたサービスを利用してFAXを効率的に送信する場合でも、送達管理については留意しなければなりせん。むしろ、業務負荷をかけずに送信できる件数が多くなる分、不達の可能性も高くなるといえます。単に大量に送信するだけのツールでは不達のフォローで手間がかかってしまうかもしれません。

自動FAX送信サービスのなかには、送達管理機能が搭載されているものもあります。大量に送信できるだけではなく、マンパワーでは難しい大量の送達管理も可能になるため、こうしたタイプのサービスを利用するのがおすすめです。

送達管理機能が搭載されたツールでは、送信の結果のみが表示され「なぜ不達になったのか」がわからないこともあります。原因がわからないままでは、再度送信しても不達になってしまうかもしれません。単に送達を管理するだけではなく、不達の原因を知ることも大切です。
 
ネクスウェイでは、送達管理機能が搭載されたツールの提供だけではなく、不達理由の調査も行っています。お客様がご自身で調査を行う場合、受信側の機器、消耗品、原稿データ、文書作成システム、FAXサーバー、モデム、電話回線など、数多くの要素から問題箇所の切り分けをしなければならず、大変な手間です。「FAXを確実に届けること」を意識したお客様サポートを実施しておりますのでぜひご相談ください。

＊＊＊

送達管理の重要性について、おわかりいただけたのではないでしょうか。特に、FAX送信を効率化できえる自動FAX送信サービスでは必須ともいえる機能です。不達は送信側の努力だけでは避けられないこともありますので、FAX送信サービスを導入する際は送達管理機能が搭載されたものをお選びください。