各企業で帳票のペーパーレス化は進んでいる? 40代〜50代のサラリーマン221人にその実情を聞いてみた
2016/06/27
本メディアのe-文書法についての記事にもあったように、2015年9月に改正されたe-文書法。
新しくなったこちらの制度は従来のものよりも様々な点で規制が緩和されており、ビジネス上の帳票(請求書・発注書・納品書)のやりとりのデジタル化を推奨する動きが見られています。
では実際、どのくらいの企業が実務に帳票のペーパーレス化(電子化)を導入しているのでしょうか。今回は、40代〜50代のサラリーマン221人にペーパーレス化の実情についてお聞きしました。
サラリーマンの大多数がe-文書法自体を知らない!?
まず始めに、社内外のペーパーレス化の導入についてお聞きする前に、サラリーマンの方たちはどの程度、e-文書法について知っているのか意識調査をするため
−国が商取引において電子化を推し進めるための法律、e-文書法を知っていますか？
という質問をしました。
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「書類のデジタル化についてのアンケート」
「書類のデジタル化についてのアンケート」
調査方法：インターネットリサーチ
調査期間：2016年6月13日〜14日
調査対象：40歳〜50歳、建設・製造・鉄鋼・出版・印刷関連・電気・ガス・熱供給・水道・運送・輸送・旅行・電気通信・卸売り・小売・金融・保険・不動産・サービス・ソフトウェア・情報サービス業・調査・広告業界に所属するサラリーマン
有効回答数：221人
調査会社：株式会社ジャストシステム
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全体の約6割が知らず、それ以外にも「聞いたことはあるが、具体的には知らない」という回答が多数。実際に詳しく知っているのは15％ほどの少ない割合の方たちでした。
冒頭にもあったように昨年2015年9月に改正は行われたのですが、そもそもe-文書法自体を知らないという方たちが圧倒的多数のようです。
社内や社外とのやりとりに、ペーパーレス化は進んでいる…?
では、e-文書法を知らないサラリーマンを含め、各企業でのペーパーレス化はどの程度進んでいるのでしょうか。
今度は
−社内で、紙・帳票・重要書類などのペーパーレス化は進んでいますか？
という質問をしました。
「進んでいる」よりも「進んでいない」という回答が多少上回る結果に。とはいえ、先ほどのe-文書法を知らない人の割合を考えると、e-文書法自体を知らなくてもペーパーレス化を行っているサラリーマンが多数存在していることになります。
また、全体の1割弱が検討中との回答も。ペーパーレス化を進めることは、パソコンで作成した書類を印刷する手間を省き業務効率化につながるだけでなく、印刷代等のコスト削減にも繋がります。社内では社外に比べ比較的導入しやすいため、検討の末ペーパーレス化を導入する企業も今後増えてくるのではないでしょうか。
次に、社内のやりとりだけでなく社内から社外へのペーパーレス化について実情をお聞きするため、以下のような質問をしました。
−顧客や取引先など社外向け帳票(請求書・発注書・納品書)などのペーパーレス化は進んでいますか？
こちらは、全体の半数以上が「進んでいない」という回答に。
社内に比べ、従来のビジネスマナーや先方の方針が関わって来る社外向けの帳票は、まだまだアナログが強いようです。
とはいえ、全体の約4分の1は社外とのやりとりにペーパーレス化を導入しているため、自社がペーパーレス化に全く対応できていないと大切な取引先やクライアントとのやりとりに支障が出ることも考えられます。
取引先がペーパーレス化を導入していて自社ができていない場合、自社から取引先へ送る書類は紙媒体でも問題ないのでしょうか。そこで合わせて
−取引先や顧客から、帳票類を電子データで求められることはありますか?
という質問も行いました。
「多くの企業から要請される」「少数の企業から要請される」を合わせると半数以上のサラリーマンが、取引先やクライアントから「取引先や顧客から、帳票類を電子データで求められた経験がある」ということになります。
今後さらに社内外のやりとりにペーパーレス化を導入する企業が増えることを考えると、全くデジタル化が進んでいない会社は早めに対策を練ることや導入を進めることが必要になるのではないでしょうか。
ペーパーレス化の導入は今後さらに増加する?その時必要なこととは?
最後に、ペーパーレス化についてサラリーマンの方たちはどう考えているのでしょうか。
−取引先や顧客から、帳票類のペーパーレス化(電子データ化)が推進されると、便利になると考えますか？
半数以上が「そう思う」と回答しています。
2016年6月現在では社内間では約35％、社外に向けては約25％という、決して高くはない割合でしか進められていないペーパーレス化。しかし、半数以上のサラリーマンが取引先やクライアントからデジタルでの帳票を要請された経験があることや、実際に働くサラリーマンの半数以上がペーパーレス化に前向きなことを踏まえると、今後ペーパーレス化を導入する企業はさらに増加していくことが予想されます。
そこでペーパーレス化を行うサラリーマン1人1人がしっかりと把握しておくべきなのがe-文書法。デジタルでの帳票のやりとりには、そのための規制が多数存在します。ルールを知らずにペーパーレス化を進めることは、その後のトラブルにも繋がりかねません。
また、デジタルでの重要書類のやりとりにはインターネットからの情報漏えいやウイルス問題など、アナログの時には考えられなかった問題も多数出てくるでしょう。
1人1人がルールや対策をしっかりと把握し正しいペーパーレス化を進めれば、業務効率の向上やコスト削減にも繋がり、ビジネスの場のデジタル化はさらに進んでいくのではないでしょうか。
