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リードタイム短縮のカギはクラウドFAX

2019/11/13



市場において競争力を高めるため、また在庫管理コストを削減するために「リードタイム」を短縮することは重要です。


こちらでは、リードタイムの意味や短縮による恩恵、FAXがリードタイムに与える影響などについてお話しします。

1. リードタイムとは


まずは、リードタイムの簡単な概要についておさえておきましょう。リードタイムとは、英語で「Lead Time」と表記し、「顧客の発注を受けてから納品するまでの時間」のことです。多くの業界で使われている用語ですが、特に物流業界・製造業界では頻繁に用いられています。基本的に、顧客と企業の双方にとって、リードタイムは短ければ短いほど好ましいといえます。


上述した内容がリードタイムの主な概要ですが、近年ではさらに細分化して考えることも多いようです。代表的なリードタイムの種類は以下の通りです。


● 開発リードタイム

製造計画の立案・設計にかかる時間の総計


● 調達リードタイム

生産前に必要な資材を用意するのにかかる時間の総計


● 生産リードタイム

製品の生産に着手してから完了するまでにかかる時間の総計


● 配送リードタイム

生産完了から顧客に納品するまでにかかる時間の総計


こうしたリードタイムの分類はすべての業界に適応されるわけではありません。しかし、「発注から納品(サービス提供)までの時間」というリードタイムの根本的な考え方は共通です。




 

2. リードタイム短縮の重要性


多くの業界ではリードタイム短縮の重要性が叫ばれています。その理由についてお話ししましょう。


まず、発注する顧客にとって納品までの時間が短いことはメリットでしかありません。つまり、リードタイムが短い企業はその長所を競合に対する競争力にできる、ということになります。実際に、リードタイムが販売機会獲得・損失に関わることは少なくありません。


また、製造業などでは企業が提供する商品の回転率が上がり、抱える在庫が少なくなるというメリットもあります。在庫数が多いほど保管スペースの確保や管理業務などで負担がかかります。リードタイムが短縮されると、結果的にこうした在庫管理コストを削減できるのです。


さらに、リードタイムの短縮によって全体的なリソースに余裕が生まれることもあります。市場の変化が激しい業界であれば、こうした余裕を対応力の向上に生かすこともできるでしょう。




 

3. FAXによって発生するリードタイムの増加




リードタイム短縮のためにさまざまな戦略が提唱されています。多くの戦略では業務の大規模な改革が求められますが、細分化していくと、やはり現場での細かなロスの削減が重要です。業種によっては、FAXによってリードタイムが増加することもあります。


製造業・卸売業では、リピートの発注以外では、担当による見積もりが必要になるケースがほとんどでしょう。FAXで注文を受けている場合、出力された文書を担当が確認するまでにタイムラグが生じることが少なくありません。対応が翌日以降になってしまった場合、この時点ですでにリードタイムが増加していることになります。


担当が出張でいない場合などはFAXをデータ化して担当者に送信する必要がありますが、そのためには、出力された発注書のFAXを一度スキャンするといった手間がかかります。一回あたりの時間はさほどかかりませんが、発注が多くなった場合は決して無視できないロスです。


資材の配達や配送の手配などで連絡を取る際にFAXを利用している場合、FAX配信速度の問題によってリードタイムが長くなることもあります。FAXの配信速度は、保有している回線数に依存しています。不達管理などの手間も問題です。


こうしたロスによって全体のリードタイムが長くなってしまうケースがあります。また、在庫確認・納期の回答遅れ、代替案の提案遅れによる機会損失など、リードタイム増加に付随する問題も少なくないのです。


一方で、FAXは「紙で確認できる」という確実性から、現在でも顧客と企業、企業と取引先をつなぐ連絡手段として活用されているという側面もあります。そのため、FAXの代わりにメールなどを利用すればすべて解決するという簡単な問題ではないのです。




 

4. クラウドFAXによってリードタイムを短縮できる


上述したようなFAXによるリードタイム増幅の問題を解決するのが、クラウドFAXサービスです。クラウドFAXサービスには大きく、受信時の効率化を実現する「クラウドFAX受信サービス」と、送信時の効率化を実現する「クラウドFAX送信サービス」があります。



● クラウドFAX受信サービス


クラウドFAX受信サービスでは、受信したFAXはブラウザ上のシステムによってデータで閲覧できるため、担当者はいつ、どこにいてもFAXの確認ができます。そのため、スピーディーな対応が可能になり、顧客満足度の向上にもつながります。


また、従来のFAXで発生していたPDF化の手間が一切なくなるため、作業工数の削減も実現できます。



● クラウドFAX送信サービス


資材の発注や配送の手配などのFAX送信時には、CSVから帳票が自動生成されるクラウドFAX送信サービスを利用するのが効率的です。また、クラウドFAX事業者は豊富な回線数を保有しているため、送信速度で悩まされることはないでしょう。システム上での送達管理も容易にできます。




「リードタイム短縮において、そもそもFAXは時代遅れではないか?」という声もありますが、上述したようにFAXにはFAXのメリットがあります。顧客の層や取引先との関係上、独断でFAXでの利用をやめられないケースもあるでしょう。そうした場合は、クラウドFAXのサービスでリードタイムへの影響を軽減するのがおすすめです。


***

さまざまなロスの積み重ねが最終的にはリードタイムとなって表出します。現場によっては、FAX受信・送信の効率化によって生み出されるリードタイム短縮効果は決して小さくないはずです。リードタイム短縮の重要性を実感している方は、まずクラウドFAXの導入によってFAXによるロスを軽減してはいかがでしょうか。


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