「ユーザーインターフェース」という言葉をご存知でしょうか。クラウドFAXサービスなど、システムやツールを選ぶうえで非常に重要な要素です。

こちらでは、ユーザーインターフェースの概要や重要性、どのような点で評価すべきかについてお話しします。

ユーザーインターフェースとは、コンピューターやシステムとそのユーザーが接する部分を意味します。または、それらの使いやすさ、という意味も一般的です。「UI」と省略されることもあります。

機械的なユーザーインターフェースとして、マウスやキーボード、ディスプレイなどが挙げられます。画面に表示されるアイコンやウィンドウなどもユーザーインターフェースの一種です。操作手順を指してユーザーインターフェースと呼ぶこともあります。

システムやツールの開発では特に重要視されている要素ですが、ユーザー側としては単純に「使いやすさ」「わかりやすさ」として理解しておけば問題ないでしょう。つまり、「UIが良い」は「わかりやすい」「使いやすい」を意味します。クラウドFAXサービスを含め、クラウドサービスを評価するうえでも重要なポイントのひとつです。

システムやツールをどの業務、どの部署に導入するかに関わらず、ユーザーインターフェースは重要です。特に、ビジネスでシステムやツールを導入する場合はその重要度が増します。これは、業務の生産性やコストに大きく影響する可能性があるためです。

ユーザーがはじめてツールやシステムに接触した時、操作に慣れないうちはストレスに感じることもあるでしょう。社内に導入するツール・システムのユーザーインターフェースが優れていれば、利用していてストレスがありません。操作中の社員が感じているストレスは、業務効率に大きく影響します。

また、システムやツールに対する理解度や習熟の速度は、ユーザーによってさまざまです。多くの従業員が触れるツールであれば、直感的に操作できることが求められます。さまざまなリテラシーのユーザーを意識したUI設計のツールを導入すれば、結果的に教育・研修コストの削減につながるかもしれません。

さらに、ユーザーインターフェースはヒューマンエラーを防ぐためにも大切です。利用に際して注意すべき機能などが心理的にわかる情報で示されていれば、ミスの発生率を軽減できます。

オフィスのなかでも、FAXは多くの社員・部署が利用する設備です。クラウドFAXサービスを利用する場合、もしくは既存のFAXをクラウドFAXサービスに移行する場合は、さまざまなリテラシーの従業員が利用することを想定しておきましょう。直感的な操作で使えるユーザーインターフェースのサービスを選ぶことが大切です。

具体的には以下のような点に注目することをおすすめします。

● アイコン

アイコンは視認性の高さが重要です。また、機能や画面の遷移先がアイコンから直感的に理解できる必要があります。

● フォント

フォントは読みやすさに注目しましょう。似通っている文字を区別しやすいかどうかも重要です。

● 画面遷移のスムーズさ

画面遷移が遅いと、その分業務効率に影響します。クラウドサービスのようにインターネットを利用するシステムの場合、特に遷移スピードについては入念なチェックが必要です。

● マニュアルがどの程度必要になるか

マニュアルを読まなくてもある程度操作できるようなシステムが理想です。困った時のヘルプ機能やサポート体制の充実度にも注目しましょう。

● 高度な操作が要求されるか

目的に対して高度な操作や知識が要求されると、使いこなせない社員が出てくる可能性があります。ドラッグ&ドロップなどのマウス操作で基本的な操作ができるようなシンプルなシステムが好ましいでしょう。

● 現状の業務フローをスムーズに実現できるか

システムによっては、現状の業務フローの実現がスムーズにできない場合があります。ツールのために業務フローを大きく変えなければならないようなケースは本末転倒です。

ネクスウェイのクラウドFAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」は、見やすい社名表記、詳細な検索機能、任意に設定できるフォルダ機能など、お客様にとって使いやすくわかりやすいUI設計を意識しています。既存業務への導入もスムーズに実現可能です。

ユーザーインターフェースは業務によって最適なものが異なります。また、ユーザーの主観による部分も大きく、実際に使用してみるまでは評価できないことも少なくありません。本格的な導入の前に、クラウドFAXのユーザーインターフェースを確認する具体的な方法をご紹介します。

多くのサービスではトライアル期間が設けられています。機能が制限されている場合もありますが、ユーザーインターフェースの大まかな使い勝手は確認できるでしょう。また、現状の業務フローを実現するうえで機能面に問題がないことも確認するためにも、トライアルの利用は大切なフェーズです。

ユーザーインターフェースの優劣に関わらず、最初から大規模に導入した場合、会社全体に混乱が生じる可能性や、教育や研修で大きなリソースが消費されてしまう可能性があります。

そのため、最初は部署や拠点を限定したスモールスタートで導入するのがおすすめです。少しずつユーザーインターフェースをチェックするとともに、社内マニュアルなどを整備していきましょう。

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「使いながらシステム・ツールに慣れていけばよい」と思われがちですが、最初からわかりやすく、使いやすいツールを導入したほうが良いことは言うまでもありません。ビジネスの場合、使いづらいツールを導入してしまった場合のダメージが多くなるため、特にユーザーインターフェースを慎重に評価して選ぶ必要があります。クラウドFAXサービスを選ぶ場合は、今回の内容を参考にユーザーインターフェースを評価してみてください。