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FAX送信につきまとう不達トラブルを回避するには?

2019/10/16



FAXを利用する限り、常に留意しなければならない問題が「不達」です。不達によるトラブルを回避するためには、送達状況を把握しなければならないほか、状況に応じて素早く再送する対応が求められます。


こちらでは、FAXが不達になる原因や不達による問題、不達管理の手間を軽減するための解決策についてお話しします。

1. FAXが不達になる原因


まずは、FAXが不達になってしまう原因について知っておきましょう。代表的なケースを2つに分けてご紹介します。


 

- FAX回線が使用中の場合


1本のFAX回線が、1つのFAXを受信している最中は他のFAXは受信できません。そのため、FAXを送信したタイミングで受信側が他のFAXを受信していると、不達になるケースがあります。また、一般的な企業ではFAXと電話の回線が別になっていることが多いと思いますが、もし共通番号を利用している場合は受信先が電話の話し中のタイミングにはFAXが不達になってしまいます。


 

- 受信側機器のトナー・用紙切れ・故障など


受信側機器のトナーや用紙などの消耗品がなくなっている場合、送信したFAXが出力されません。近年のコピー機・複合機は一時的にファイルを保存するメモリー機能が搭載されているため、保存されたイメージデータは消耗品を補充したタイミングで印刷されますが、設定が誤っている可能性や機能が正しく動作しないことも考えられます。また、コピー機・複合機はトラブルが起きやすく、物理的な故障によってFAXが不達になるケースも考えられます。




 

2. FAXが不達になることによる問題


ビジネスで送信するFAX文書の代表例として、発注書、受注請書、支払通知書、在庫管理表、見積書などの帳票が挙げられます。いずれも、期日までに届けなければトラブルにつながり得る緊急度が高い書類です。FAXの不達が起こると、情報伝達の遅れ、受発注ミス、機会損失といった問題が考えられます。


また、不達原因の所在に関わらず、取引先・顧客との信頼関係に悪影響が起こることも考えられます。不達のまま放置すると、クレームの原因となることも少なくありません。可能な限り不達をなくす取り組みとともに、適切な不達管理と迅速な再送対応が求められます。




 

3. 不達管理の手間


上述した問題から、当然ながら不達の発生は好ましいことではありません。しかし、不達は受信側の状況や機器設定によって起こることが多く、送信側でできる対応が少ないのが事実です。そのため、送信状況を正確に管理し、必要に応じてリダイヤルを行う対応が求められます。


大量送信を行う場合、マンパワーだけで送信状況を確認するのは現実的ではありません。不達状況を含めた送信の正確な状況をチェックできるシステムが必要です。不達を検知して自動的に再送を行うようにシステムを設計することもあります。


ここで留意しなければならないのは、保有しているFAXの回線数です。原則として、再送を含め、FAXの送信は保有している回線数の範囲でしか同時に行えません。大量のFAX送信と不達管理を行っている場合、リダイヤルがままならない可能性があります。


また複数ページを同じ宛先に送信して不達になった場合、すでに送信できているページも含めて再送しなければならないケースもあります。送信件数が多い場合、可能な限り再送するページ数を少なくすることも大切です。このように、不達管理・再送対応には多くの手間が発生し、FAX送信の担当者にとって大きな負担となることが考えられます。




 

4. クラウドFAXサービスによる不達管理の効率化




FAXの大量配信で避けられない不達トラブルを軽減するために役立つのが、クラウドFAXサービスです。多くのクラウドFAXサービスでは、送信結果をシステム上で確認できます。事業者が保有している回線数も多いため、必要に応じたリダイヤルも容易、かつスピーディーです。


ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」では、メールによるレポートやWEB管理画面での表示など、さまざまな送達管理方法をご提供しています。不達のリダイヤル設定や、届かなかったページから送信する途中電文出力も可能です。不達管理・再送の手間を削減するソリューションとしてご利用いただけます。


また、「FNX e-帳票FAXサービス」では不達原因の究明もサポートを行います。管理画面やレポートからわかる「不達」という結果だけでは原因がわからず、再送しても不達になる可能性は否定できません。電話サポートにお問い合わせいただければ、不達原因の究明調査を行います。


FAXで送る帳票は取引に関する重要書類であり、本来であれば期日までに届くことが前提です。ネクスウェイでは、そうした文書を「早く確実に届けたい」というお客様のニーズを理解し、不達による業務への影響度を可能な限り少なくする努力をしています。時間外の電話サポートにも対応しておりますので、お気軽にご連絡ください。


***

FAXの不達原因は受信側に依存する部分が大きく、特に大量送信を行う場合には避けられません。送達状況を管理し、素早くリダイヤルを行う対応が重要です。クラウドFAXサービスは、FAXの大量送信だけではなく、不達管理・再送の手間を削減するソリューションともなります。不達管理・再送によるリソースの圧迫を問題視されている企業様は、ぜひ「FNX e-帳票FAXサービス」のご利用をご検討ください。

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