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CSVをクラウドFAXサービスと連携させて帳票送信を効率化

2019/10/09



CSVというファイル形式をご存知でしょうか。システム間のデータのやり取りをはじめ、FAXでの帳票送信にも活用できるファイル形式です。


こちらでは、CSVの基礎知識や活用法、CSVを利用して帳票FAXを送る方法についてご紹介します。

1. CSVの基礎知識


まずは、CSVの基本的な知識についておさえておきましょう。


CSVとは、「Comma Separated Values」の略であり、直訳すると「カンマで区切られた値」を意味します。テキストファイルの一種であり、拡張子は「.csv」です。


内容は文字列とカンマのみで構成されています。装飾などはなく、見かけ上は非常にシンプルです。このことから、容量が小さくなっています。


通常、CSVファイルをダブルクリックするとメモ帳などのテキストエディタで表示されますが、そのままでは見づらく、活用が困難です。一般的にはExcelなどの表計算ソフトで開き、表形式で閲覧して活用します。編集も表計算ソフト、テキストエディタで行います。


Excelなどの表計算ソフトでは、作成した任意のファイルをCSV形式で保存できます。Excelファイルは基本的にExcelでしか正しく表示されませんが、CSVは互換性があるため、他のソフトでも閲覧・編集可能です。このことから、ソフトをまたいだデータのやり取りなどで活用されています。

 


CSVと同じようなファイル形式に、「TSV」があります。こちらは、「Tab Separated Values」の略であり、CSVのカンマがタブ記号に置き換わったファイル形式です。CSVと同じように、データの保存形式として広く活用されています。




 

2. CSVの活用


CSVはシステムをまたいだデータの出力・取得に適しています。汎用性の高さから、ビジネスではCSVが広く活用されています。代表的な例が、Excelから各種システムへの連携です。


ほかにも以下のような、システム間のデータ連携で活用されています。

  • ● 会計システム
  • ● 経理システム
  • ● 顧客管理システム
  • ● 在庫管理システム

現在は、必要な機能をひとまとめにしたシステムも少なくありませんが、目的に応じてシステムを使い分けることも少なくありません。特に、複数のクラウドサービス間でデータをやり取りする際には、CSVがデータ形式として使用されます。また、企業間のデータのやり取りでも頻繁にCSVが用いられます。




 

3. CSVから帳票を作成する


CSVはFAXで帳票を送信する際にも活用されています。以下のような手順で帳票のFAX送信が可能です。


  1. 1. 帳票のテンプレートを作成する
  2. 2. CSVからデータを読み込み、帳票のイメージファイルが作成されるようにシステムを設計する
  3. 3. イメージファイルをFAXで送信する

テンプレート、システムの設計を一度行っておけば、帳票のイメージファイル作成を効率化できます。さらに、FAXサーバと連携したシステムを設計しておけば、CSVの読み込みからFAX送信までの流れを一本化することも可能です。




 

4. クラウドFAXサービスを利用してCSVでFAXを一括送信




クラウドFAXサービスのなかには、クライアントからCSVデータを受け取り、自動的にFAXイメージを作成・送信してくれるものもあります。自社で宛先情報と帳票データを含んだCSVファイルを作成し、クラウド事業者に提出するだけでFAX送信できるため、帳票送信の効率化が可能です。


ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」では、お客様からCSV/TSVデータを受け取ってFAXイメージデータを作成する「テキスト連携」、お客様からPDF/TIFFのイメージデータを受け取る「イメージ連携」の2種に対応しております。


それぞれのメリット・デメリットについてご案内します。


 


- テキスト連携


< メリット >

基幹システムから出力されたCSV/TSVファイルをご提出いただくだけでFAXを送信できるため、データ出力しやすい点がメリットとして挙げられます。また、イメージファイルを作成するフレーム(イメージ定義体)の設計を弊社が行いますので、イメージ作成専用システムの作成・運用の手間を削減できます。


<デメリット>

テキスト連携をお選びいただくと、多くの場合はイメージ定義体作成などの初期費用が発生します。また、最初に作成したイメージ定義体は固定となり、すぐに変更することはできません。帳票の欄を追加・削除する場合やフォーマット自体を変更する場合、また会社のロゴを変更する場合などは、修正料金が発生します。


 


- イメージ連携


< メリット >

イメージ連携をお選びいただくと、別途オプションなどを追加しない限り通常は初期費用が発生しません。また、サービス上ではいただいたイメージファイルをそのまま送信しますので、帳票データは自社で任意に変更可能です。


<デメリット>

イメージ作成システム、アプリを自社で保有していただく必要があります。外部のサービスを利用する場合は別途コストが発生するほか、自社で設計する場合は、そのノウハウやリソース、メンテナンスの際の工数が必要です。


***

帳票のFAX送信にも活用できるCSVについてご紹介しました。あらかじめフォーマットが決まっており、宛先に応じて記入を変更する帳票のようなタイプの文書とは特に親和性が高いデータ形式です。ぜひCSVを活用して、帳票のFAX送信を効率化してください。

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