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BtoBのFAX送信は配信速度が重要!

2019/10/02



BtoBのFAX送信で特に重要視されているのが配信速度です。FAXで配信する文書の数が多くなるほど、その重要度は増します。

こちらでは、BtoBのFAX送信で配信速度が求められる理由、配信速度を決める要素、配信速度を向上させるための方法についてご案内します。

1. BtoBのFAX送信に配信速度が求められる理由とは


BtoBのFAX送信にはなぜ配信速度が求められるのでしょうか?代表的な理由をいくつかご紹介します。

 

- 受発注・在庫確認など緊急性を要する書類が多い


FAXで送る文書は現場によって違いがあります。代表的な文書は、発注書、受注請書、支払通知書、在庫確認表などです。これらは、緊急度が高いという点で共通しています。

配信速度が遅く、締めの時間までにFAXを送達できない場合、その日のオペレーションが滞ってしまうかもしれません。場合によっては、損失につながるケースも考えられます。取引先が多い企業ほど、高速な配信速度が求められるでしょう。

FAXは紙ベースで出力されることから、上述したような文書の送達手段としていまだに用いられています。受信に気づきやすいという点では、メール以上に優秀と考える方も少なくありません。ただ、配信速度が遅い場合は、このFAXの利点を損なうことになります。

 

- 取引先・顧客の満足度に関わる


BtoBでは取引先・顧客からの確認や問い合わせに対するレスポンスとしてFAXを送ることも少なくありません。取引先・顧客は可能な限り迅速な回答を求めています。取引先・顧客の満足度を向上させるため、スピーディーに対応を行うことは重要です。

FAXの配信速度が遅い場合、問い合わせへの対応が遅れてしまうケースが考えられます。日常的に対応の遅延が続いていると、顧客・取引先との良好な関係性は築きにくいといえるでしょう。

 

- 送信を担当する人員のリソースに関わる


配信速度の遅い仕組みでFAXを送信している場合、すべての文書の送信が完了するまでその人員のリソースの大部分が消費されてしまいます。配信速度が遅い場合、FAX送信の完了確認と不達対応に追われ、他の重要な業務に割く時間が圧迫されてしまうかもしれません。実際に、「FAX送信でコア業務に集中できない」という声は多く聞かれます。

とりわけFAX送信の負担が大きくなるのが繁忙期です。普段の配信速度では対応できず、FAX送信担当のリソースばかりが圧迫されてしまうことがあります。コア業務に集中できる時間を作るためにも、FAXの配信速度は重要です。

 

- 時間にシビアにならなければならない業界への送信が多い


FAXによる情報伝達が活用されているのは、以下のような業界・シーンです。

● 予約サービス(旅行、フードデリバリー)
● 食品卸売業
● 機械工具商社
● 競り(鮮魚、花き)
● 家電メーカー
● 中古車販売

こうした業界は「時間にシビアにならなければならない」という点で共通しています。気づきづらいメールに代わる手段としてFAXが選ばれていますが、配信速度が遅ければ業務をスムーズに進行できないでしょう。




 

2. 配信速度はどうやって決まる?




基本的に、FAXの配信速度は「1枚あたりの処理速度 × 送信側が保有している回線数」によって決まります。

「1枚あたりの処理速度」は、送信する側のモデムの性能、受信する側のモデムの性能、FAX原稿の内容によって変化します。また、モデムの性能については、送信側と受信側を比べてより性能が低いものに合わせられます。したがって、送信側がいくら高性能のモデムを用意しても、受信側のモデムが低性能では、低性能のスペックに依存して低速になってしまうのです。

また、専用の基幹システムやFAXサーバなどがあれば送信までの工程を効率化できますが、FAXの配信速度が速くなるわけではありません。すべての文書の送信が終わるまでの時間は、結局のところ処理速度と回線数に依存しています。不達や、エラーが出た場合は、再送・修正するための時間がさらにかかることになります。

FAXの1枚あたりの処理速度は、受信側のモデム性能に依存するなか、送信側で対応・調整できることは、「配信速度を上げるために多くの回線数を保有すること」に限られます。しかし、これが本当に企業にとって最適な方法なのでしょうか?



 

3. 配信速度を上げるためには回線数を増やすべき?


FAXの大量配信を行う場合、回線数は配信速度への影響が特に大きい要素です。単純に、回線数を増やせばFAXの配信速度を速くすることができます。ただし、回線数を増やすと、当然ながら初期コストが発生し、ランニングコストも増えることになります。

繁忙期のFAX送信量に合わせて回線数を調整すると、反対に通常期・閑散期には持て余してしまうかもしれません。FAXの送信先である顧客・取引先が増えるたびに回線数を増設していると、この繁忙期と通常期・閑散期の差によるロスが大きくなっていきます。こうした理由から、「配信速度を上げるために回線数を増やす」という選択は必ずしも正解とはいえないのです。



 

4. FAXを大量配信するならクラウドFAX送信サービスを利用


上述したように、BtoBのFAX配信には配信速度が求められます。また、回線数を増やすことも繁閑差やコストの面からおすすめできません。そうした課題を解決するのが、クラウドFAX送信サービスです。

通常、クラウドFAXの事業は多くの回線を保有しています。大量のFAX送信で利用した場合も、スムーズに送達が可能です。自社の少ない回線で送信しているケースと比較すると、従業員のリソースが圧迫されることもありません。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は数千という豊富な回線を保有していますので、数千枚規模でも3~5分程度という圧倒的な配信スピードを実現しています。一度に最大200宛先までの同時送信が可能です。本サービスをご利用いただき、それまで1日数時間かかっていたFAX配信が数分に短縮されたお客様の実例もございます。また、急な予定変更により、特定日に数千枚単位の送信が集中した場合も対応可能です。

***

BtoBのFAX送信における配信速度の重要性についてお伝えしました。御社の現場では、配信速度の問題からストレスと感じた経験はないでしょうか。回線数を増やす決断をする前に、少数から大量の送信まで幅広く柔軟に対応できるクラウドFAXサービスのご利用をご検討ください。


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