複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの比較
2019/09/13
FAX機能付きの複合機は業務用FAX送受信設備の代表例です。また、FAX利用が頻繁な企業では、オンプレFAXサーバー、クラウドFAXサービスも利用されています。
こちらでは、複合機・オンプレFAXサーバー、クラウドFAXサービスの比較についてお話しします。
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1. 複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの特徴
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスそれぞれの特徴を簡単にご紹介します。
－ 複合機
複合機は紙資料を複製するコピー機にさまざまな機能を追加した装置です。現在は、コピー機能のみを搭載した純粋なコピー機は少なく、業務用では主に複合機が導入されています。複合機を指して「コピー機」と呼ぶことも少なくありません。
複合機の代表的な機能といえるのが、コピー機能、プリント機能、スキャン機能、そしてFAX機能です。そのほか、製品によってはオフィスでの使用を意識したユーザー管理機能、セキュリティー機能などが搭載されています。近年では、クラウドでのドキュメント管理機能に対応したモデルもあります。
－ オンプレFAXサーバー
オンプレFAXサーバーは、自社に設置したサーバーでFAXの送受信管理を行うシステムです。送受信には電話回線が使用され、FAXが一斉送信できるほか、受信したFAXはシステム上で閲覧・管理できます。導入にはサーバー本体のほか、社内LAN環境や管理ソフトが必要です。
－ クラウドFAXサービス
クラウドFAXサービスとは、電話回線を使用してデータをFAXとして届ける、あるいは、電話回線で送られてくるFAXを電子データとして受信する外部サービスの総称です。自社にサーバーが必要なオンプレのシステムに対し、クラウドFAXではサービスを提供しているベンダーのサーバーが使用されます。送受信データの送信・閲覧・管理は、ベンダーが提供しているクラウドシステム上で行います。
2. 複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスのメリット・デメリット
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスはどれもFAXを利用できるシステム・サービスですが、それぞれに一長一短があります。代表的なメリット・デメリットをご紹介しましょう。
－ 複合機
＜ メリット ＞
複合機を導入すると、FAX以外にも、プリント、スキャン、コピー機能を利用できます。紙媒体での資料共有・管理に適した装置です。また、FAX用、プリント用、スキャン用、コピー用にそれぞれ個別の機器を用意する必要がないというメリットもあります。
クラウドサービスと連携すれば、受信したFAXを電子データとして資料管理することも可能です。スキャンデータのクラウド保存によるオフィスのペーパーレス化、オフィス外でのオンラインによる資料共有といった活用ができます。
クラウドサービスと連携すれば、受信したFAXを電子データとして資料管理することも可能です。スキャンデータのクラウド保存によるオフィスのペーパーレス化、オフィス外でのオンラインによる資料共有といった活用ができます。
＜デメリット＞
新品のカラー複合機の場合、本体価格は100万～400万円程度と高価です。多くの場合、中古での購入、もしくは長期のリース契約によって導入されます。印刷紙、トナーの料金も負担する必要があります。また、本体サイズが大きいため、オフィスに導入スペースを確保しなければなりません。
－ オンプレFAXサーバー
＜ メリット ＞
オンプレFAXサーバーは自社に設置したサーバーからFAXデータを一斉送信します。また、受信したデータをFAXサーバー上に格納する機能があることもあります。受信データの紙媒体への印刷は必須ではなく、さらに社外にデータが出ないためセキュリティーが担保されます。また、システムは自社のニーズに応じて自由にカスタマイズ可能です。
＜デメリット＞
オンプレFAXサーバーは導入に数百万円の費用が発生します。大量にFAXを送信する場合は相応数の電話回線が求められるため、さらに多くの費用負担がかかります。また、導入後のサーバー運用・管理も煩雑です。運用・管理をアウトソーシングすることもできますが、その分別途必要が発生します。
－ クラウドFAXサービス
＜ メリット ＞
クラウドFAXサービスを利用すると、ベンダーが保有する豊富な電話回線を利用して、大量のFAX送信が可能です。また、機器ではなくサービスのため、オフィスに導入スペースを確保する必要がないというメリットもあります。導入・運用コストは、複合機やオンプレFAXサーバーと比較すると安価です。
＜デメリット＞
クラウドFAXサービスはあくまであくまでFAX送受信に特化したサービスであり、電話やコピー、スキャン、印刷はできません。ただし、複合機などがあればクラウド上の受信データを印刷することはできます。クラウドシステム上のFAX受信データを社外から確認することも可能です。
3. それぞれが適しているのはどんなオフィス？
複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスが適しているのはそれぞれどんなオフィスなのでしょうか？
まず、複合機はFAXのほか、コピー、印刷、スキャン業務が日常的に発生するオフィスに適しているといえます。FAX機能はあくまで機能のひとつであり、とくにFAX送信機能についてはそれほど強力ではないモデルが多いため注意が必要です。
クラウドFAXサービスは機能がFAXに限定されているかわりに安価で導入・運用できます。一方で、FAX機能単体で見れば非常に強力です。FAXがオペレーションにおいて重要な業種や、送受信が多いオフィスにおすすめできます。
導入・運用コストを負担できる場合はオンプレFAXサーバーも選択肢に入るでしょう。FAXデータの管理を自社内で完結するため、機密性の高い文書を送受信する場合は、有力な候補といえます。ただし、近年はクラウドFAXサービス事業者のセキュリティー体制も十分信頼できるレベルに達しています。
株式会社ネクスウェイは、1988年のFNXサービス開始から総務省管轄の通信事業者としてお客様の情報、登録内容を厳重に取り扱ってまいりました。2006年には個人情報保護体制の厳格さを証明するプライバシーマークも取得しております。クラウドサービスのセキュリティーを懸念されている企業様も、安心してご利用ください。
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複合機・オンプレFAXサーバー・クラウドFAXサービスの比較についてお話ししました。それぞれに特徴があり、導入・運用コストも異なります。オフィスにおけるFAXの利用頻度や重要度を検討し、適切なものをお選びください。
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