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クラウドFAXサービス導入を成功させるポイント

2019/09/11



「コスト削減に有効」「業務効率アップ」といったイメージが先行しているクラウドサービスですが、導入に失敗してしまう企業も多いようです。クラウドFAXサービスも例外ではありません。
こちらでは、クラウドサービスの導入で起こりがちな失敗例や、クラウドFAXサービス導入を成功させるためのポイントについてお話しします。

1. クラウドサービス導入でよくある失敗例


クラウドサービスを導入する際に起こりがちな失敗例をご紹介します。業務効率を上げる効果ばかりが注目されるクラウドサービスですが、導入にする際には以下のようなケースにならないように気を付けなければなりません。
 


- 期待していた費用対効果が得られなかった


クラウドサービス導入の代表的なメリットとして、業務効率改善効果とコスト削減効果が挙げられます。一方で、導入企業が期待していたほどの効果が得られないことも少なくありません。オンプレシステムからの移行の場合も、目立ったコストダウンを実感できないことがあります。
 


- 社員が使いこなせなかった


ビジネスでの普及が目覚ましいクラウドサービスですが、末端の社員が機能やメリットを十分に理解しているとは限りません。社員のリテラシーによってはITへの理解度の問題からクラウドサービスを使いこなすことが困難な場合があります。また、「そもそも、なぜクラウドサービスを導入したのか」という目的が浸透していないと、社員が積極的に使用してくれず定着しないケースも考えられます。
 


- 障害によって業務が滞ってしまった


ビジネスで利用するクラウドサービスには安定稼働が期待されています。一方で、クラウドサービスのベンダーによっては障害で長時間停止し、業務に支障が出てしまうことも。クラウドサービスの場合、復旧のタイミングは原則としてベンダーに依存しており、クライアント側では基本的に何もできないことも注意点のひとつです。



 

2. クラウドFAXサービス導入を成功させるために




クラウドサービスを導入する際には、上述したような失敗事例を回避する必要があります。以下では、クラウドサービス、とりわけクラウドFAXサービスの導入を成功させるために知っておいていただきたいポイントをご紹介します。
 


- FAX送受信の業務負荷を把握する


クラウドサービスを導入しても期待していた業務改善効果が得られなかった場合、原因として「もともとそれほど業務負荷が大きくなかったこと」が考えられます。小規模な業務にクラウドサービスを導入したとしても、大きな改善効果は実感できません。クラウドFAXサービスを導入する前には必要性を判断するために、現状でFAX送受信がどの程度の業務負荷になっているのか正確に把握する必要があります。
 


- コストシミュレーションを実施する


とりわけオンプレのFAXサーバーからクラウドFAXサービスに移行する場合は、コストシミュレーションを実施することが大切です。オンプレサーバーの保守を自社で行う場合、保守・運用のコストは人件費として発生します。対して、クラウドFAXサービスではシステムの保守・運用をベンダーが担当するため、自社がリソースを割く必要はありません。

FAXのペーパーレス化を目的として、クラウドFAXサービスを導入する場合、受信したFAXの仕訳や保管にかかっているリソースなども削減されます。数字で把握できる金銭的な比較だけでコスト削減効果を計りがちですが、こうした間接的なコストにも注目してシミュレーションを行うことが大切です。
 


- わかりやすいUIのサービスを選ぶ


社員のITに対するリテラシーはさまざまです。とくに、FAXのように多くの社員が触れることになるシステムの場合、誰にとってもわかりやすいUIのサービスが好ましいでしょう。マニュアルを読み込まなくても使えるような、直観的なUIのクラウドFAXサービスが理想です。
 


- 最初はスモールスタートで


クラウドサービスの種類・仕様にかかわらず、最初から大規模に導入すると想定していなかった問題が発生することがあります。最初は事業所単位、部署単位などスモールスタートで導入し、徐々に知見やナレッジを蓄積することをおすすめします。クラウドFAXサービスであれば1回線単位で導入可能です。
 


- サポート体制を確認


新しくサービスを導入する場合、頻繁にベンダーのサポートが必要になります。問い合わせできる内容やサポート時間など、ベンダーのサポート体制を確認しておきましょう。受発注にFAXを用いている場合は、トラブルに備え少なくとも自社の業務時間中は問い合わせできる体制のベンダーが理想といえます。
 


- システム構成やサーバーの場所を確認


クラウドサービスでもサーバーを使用している以上、障害の可能性は否定できません。しかし、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」を採用しているベンダーであれば、一部のサーバーに障害が起きても稼働が続くため比較的安心です。また、国内にサーバーがあるベンダーは海外にサーバーがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。
 


- SLAを確認


SLA(Service Level Agreement)はベンダーが規定するサービスの品質保証です。システムの稼働率目標や障害復旧の時間、目標が達成できなかった場合の対応について明記されています。ベンダーとの間に生じるトラブルをなくすため、あらかじめSLAを確認しておくようおすすめします。

***

クラウドFAXサービス自体は、FAX送受信が多い企業にとって業務改善につながる有益なサービスです。一方で、ほかのクラウドサービスと同様に、導入方法によっては失敗してしまうケースもあります。今回の内容を参考に、適切にクラウドFAXサービスを導入しましょう。

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