クラウドFAXサービスで実現するFAX受信のペーパーレス化
2019/09/06
ビジネスシーンにおいて、紙資料の管理に関する手間とコストの問題が叫ばれるようになりました。こうした問題に対応するため多くの企業が取り組んでいるのがオフィスの「ペーパーレス化」です。こちらでは、ペーパーレス化の概要と紙資料管理の問題点、FAX受信をペーパーレス化できるクラウドFAXのサービスについてお話しします。
1. ビジネスにおいて促進が進むペーパーレス化
ペーパーレス化とは、それまで紙媒体で保管していた資料を電子データに変換して管理することです。紙資料での情報共有をやめ、電子データのやり取りに切り替える取り組みもペーパーレス化といえます。紙資料の管理に生ずるさまざまなリスク・コストを回避するための取り組みです。
既存の紙資料は、スキャナーで取り込むことで電子データに変換できます。デジタルカメラを利用して電子化することも可能です。近年は、スマートフォンのカメラで紙資料を撮影して電子化することも少なくありません。
また、メール、各種コミュニケーションツールなどを使用すれば、そもそも紙での資料共有が必要なくなるケースもあります。FAXもデータで受信することでペーパーレス化が可能です。こうしたペーパーレス化の例では、電子データの格納場所としてクラウド上の記憶領域が一般的に活用されています。
業務マニュアル、名刺など、ビジネスシーンではすでに多くの紙資料のペーパーレス化が実施されています。また、現在は「電子帳簿保存法」の改正により、領収書、請求書など国税関係書類の電子保存が認められるようになりました。今後は、さらに多くの企業のペーパーレス化が進んでいく見込みです。
2. 紙の資料を出力・管理することによる問題
紙の資料を出力・管理することによって以下の問題が生じる可能性があります。ペーパーレス化は、こうした問題を解決するための取り組みです。
－ 管理コスト
紙資料を保管しておくためには相応のスペースが求められます。また、資料の種類ごとにファイリングしておかなければ、必要になった際に不便です。1回線で受信するFAXについては、内容ごとに適切な担当へ仕分けする必要があります。こうした管理コストは、紙資料の出力・管理に生じる代表的な問題です。
－ 印刷コスト
紙資料を出力する場合、当然ながら紙資源を消費します。印刷の頻度が多い企業であれば決して無視できないコストになるほか、大量の紙を消費するのはエコの観点からも好ましくありません。また、複合機では印刷1枚ごとに所定のカウンター保守料金が発生します。
－ 業務リソースへの影響
複合機に紙を補充する手間、出力した紙を複合機まで取りに行く手間、保管場所で目的の資料を探す手間など、物理媒体で資料を管理しているからこそ生じる手間があります。こうした手間が、社員の業務リソースを少なからず圧迫する可能性があります。また、外出先での資料確認にはあらかじめコピーを用意しておく必要があり、電子保存と比較すると取り扱いも不便です。データ化して共有するためには、紙資料をスキャンしておく必要があります。
－ セキュリティ・コンプライアンス問題
物理的に資料を保管しておくため、安易に資料を持ち出すと情報漏えいが起こる可能性があります。機密性の高い資料を扱う場合は、持ち運びを制限する、保管場所への入室権限を設けるといった取り組みが求められます。また、オペレーションに必要な資料を紛失してしまうことによる情報伝達漏れ、発注・受注遅れといったトラブルも考えられます。
3. FAX受信のペーパーレス化で業務効率を改善
クラウドFAXサービスはFAXを電子データで受信するサービスであり、FAX受信をペーパーレス化できるシステムです。
受信したFAX文書は、クラウドサービス上にデータとして保存されるため、管理コストを低減できます。従来のFAXのように自動的に紙で出力されることはなく、印刷コストを削減可能です。紙での共有が必要な資料のみ印刷するなど、取捨選択ができます。
複数のユーザーでサービスを共用することもできるため、情報共有も容易です。通信回線があればどこでもクラウドサービス上のFAX受信データを確認できます。資料を紛失してしまうリスクもなくなるため、コンプライアンスの観点でも安心です。
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ペーパーレス化は多くの産業・業種で進んでいますが、FAXで文書を受信する機会はまだ少なくないでしょう。クラウドFAXサービスを導入すればFAX受信をペーパーレス化でき、文書の出力・保管に生じていた問題が解消されます。送信元はそれまでと同じように紙のFAXを送信できるため、取引先に無理なペーパーレス化を迫ることもありません。
FAX受信が多い現場であれば、クラウドFAXサービスの導入によって大きなコスト削減効果・業務改善効果が期待できるでしょう。オフィスにおけるペーパーレス化の一環として、クラウドFAXサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
