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帳票FAXの一斉送信をする場合はオンプレFAXサーバとFAX ASPサービスではどちらが効率的?

2019/08/29

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受発注業務では大量のFAXを送信する必要があります。配信システムとしてオンプレFAXサーバを利用されている方も多いかと思いますが、最近、導入例が増えているのがFAX ASPサービスです。こちらでは、オンプレFAXサーバとFAX ASPサービスのメリット・デメリット、また「大量の帳票送信ではどちらのほうが効率的か?」という問題について深掘りしていきます。

オンプレFAXサーバを利用した場合

オンプレFAXサーバを利用するメリットは、自社のニーズに応じてFAX配信システムをカスタマイズできる点です。回線数についても、自社のFAX送信ボリュームによって変えられます。送信するFAXが多い場合、配信業務を効率化するためにも多くの回線が必要です。

ただし、初期コストやランニングコストの問題からオンプレFAXサーバで多くの回線を用意するのは現実的ではありません。依頼する業者によって細かく異なりますが、サーバ、ソフトウェア、モデムなどと8回線がセットになったシステムで、200万円程度の費用が発生します。また、それぞれの回線に2,000~4,000円の回線使用料がかかります。

送信ボリュームに対して回線数が少ない場合、FAX送信を複数に分けなければならないため、そのぶん工数がかかります。配信の期日が決まった書類であれば、時間あたりの送信スピードにも注意が必要です。システム性能によっても異なりますが、毎回ダイヤルアップ接続することも踏まえるとオンプレFAXサーバで配信できるのは1回線あたり1時間50枚程度のFAXです。

もちろん、費用が問題にならない場合は回線数を増やすことで大きな送信ボリュームにも対応できます。一方で、多くの業種においてFAXの送信ボリュームは一定ではありません。ピークタイムや繁忙期に合わせて回線数を契約すると、オフタイムや閑散期には回線を持て余すことになり、回線の維持コストが無駄になってしまいます。

FAX ASPサービスを利用した場合

FAX ASPサービスを利用する場合、FAX文書はASPの事業者が保有する豊富な回線によって送られます。そのため、大量の文書を短時間で一斉送信可能です。多くの事業者が時間あたり数千枚のFAX送信に対応しています。

各文書の送信状況はクラウドサービスの管理画面で把握できます。不達の場合はメールで通知されるため、再送信の手配も容易です。帳票のように期限が設けられており、確実に取引先へ届けなければならない文書の送信に適しています。

一方、オンプレFAXサーバに対して導入費用や運用費用が大きく上がることはありません。弊社は「FNX e-帳票FAXサービス」を初期費用0円、月額基本料金10,000円~で提供しています。その他、FAX送信1ページごとに通信料が加算されます。

帳票のイメージデータをFAX送信することもできますが、弊社ではテキストデータ(CSV/TSV)からの帳票イメージ作成にも対応しております。Microsoft Excelなどで請求情報や受注情報を管理している場合、FAXする文書をテキストデータで提出することで業務効率化が可能です。送信する帳票のフォーマットは、ニーズに応じてカスタマイズすることができます。

オンプレでもFAX ASPサービスと同等の機能を持つシステムを構築することはできますが、多額の費用が発生します。FAXを大量配信する企業ではサーバに求められるスペックも高いため、発生する費用はさらに高額です。FAX ASPサービスはオンプレでは高額な費用がかかるシステムを低コストで利用できることから、費用面での導入メリットが大きいと考えられています。

デメリットとしては、セキュリティ面での懸念が挙げられます。FAX送信を社内で完結させるオンプレと違い、FAX ASPサービスでは帳票データを一度事業者側にアップロードしなければなりません。情報漏えいや不正アクセスといったトラブルに対する事業者のセキュリティ体制を利用前に吟味しておくことが大切です。

FAX ASPサービスを利用することで業務を効率化することができる

弊社の「FNX e-帳票FAXサービス」はお客さまから帳票データのファイルをお預かりし、それぞれの指定の送信先に自動でFAX送信するサービスです。弊社が保有する回線によってスピーディーにFAXを配信するサービスとして、毎月大量の帳票を取引先へ届ける必要がある企業さまにご利用いただいております。

すでに多くの企業さまに導入いただき、業務の効率化を実現してきた事例があります。

既存のオンプレFAXサーバのリプレースとして導入しただいた例では、FAX送信業務による日常的なリソースへの負荷、サーバ障害発生時の配信遅れといった問題を解決しました。FAXの不達をユーザー側で把握し、能動的に再送信を行える点も好評です。メールで行っていた指示書の送信をFAX送信へ切り替える際に導入いただいた例もあります。

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FAX ASPサービスは、FAX送信業務の効率を飛躍的に向上させます。さらに、導入や運用はオンプレ型以上に低コストです。大量のFAX送信によってリソースが圧迫され課題感を覚えている企業さま、現状のオンプレFAXサーバの運用に限界を感じている企業さまは、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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