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ファイリングの必要性と証憑書類の保管期間とは?業務を効率化する方法をご紹介

2019/08/22

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ビジネスで受け取る書類は、一定期間の保管を必要とするものがほとんどです。こちらでは、ファイリングの必要性とビジネスで発生する証憑書類の保管期間、ファイリングの業務効率向上に役立つクラウドFAXのサービスについてお話しします。

ファイリングの必要性とは?

企業はさまざまな書類を受け取り、発行します。とりわけ税務関係、契約関係、法律関係の書類は後に必要になる可能性があるため、紛失しないように気を付けなければなりません。そのほかの書類についても、必要に応じて保管・廃棄を決めることは業務の基本といえます。

将来必要になる可能性を考えると、ただ書類を保管しておくだけでは十分とはいえないでしょう。特定のルールに基づき、書類を整理しておくことが大切です。こうしたルールに基づいた書類の整理作業を「ファイリング」と呼びます。経理部門から経営陣まで、書類を管理する場合は部署や役職に関係なく求められる取り組みです。

ファイリングのルールは企業によって異なりますが、複数人が書類に触れることや、人事によって担当が変わる可能性を考えると、誰にとってもわかりやすいルールが求められます。代表的な書類の分類基準は以下のようなものです。

● 書類の重要性
● 書類の機密性
● 媒体(紙資料、写真など)
● 保存期間・廃棄方法
● タイトル・見出し

適切なファイリングが行われていない場合、従業員は目的の書類を探すためだけに時間を費やさなければなりません。どうしても見つからない場合、書類を再度作成しなければならないこともあります。もちろん、こうした時間は企業に直接的な利益をもたらすものではありません。このような「無駄」をなくすためにも、ファイリングはとても大切な作業です。

一方、ファイリングにはデメリットもあります。代表的なデメリットが、スペースを占有する点です。物理的な書類であることから、保管しておくための場所を確保する必要があります。また、書類が多い場合は、ファイリングの作業自体が手間になる場合もあります。このことから、重要性を認識しつつも手が回らず、ファイリングを後回しにしている企業・部署は少なくありません。

証憑書類の保管期間

証憑書類とは「取引の証拠として発行される書類」です。「証拠」という特性上、代表的なファイリングの対象書類といえます。多くの証憑書類には税法によって保管期間が定められているため、ファイリングの際には注意が必要です。

代表的な証憑書類は以下のようなものです。

● 請求書
● 注文請書
● 契約書
● 見積書
● 仕入伝票
● 領収書
● 預金通帳
● 借用証
● 小切手
● 手形控
● 振込通知書

証憑書類の保存期間は原則として7年です。事業開始年や取引先によって例外はありますが、基本的に「証憑書類の保存期間は7年間」と覚えておきましょう。

つまり、取引が終わったあとも7年間の書類管理コストが発生するということです。取引件数が多い企業ほど、証憑書類の管理コストについても意識する必要があります。それぞれの書類の保存期間を把握し、保管スペースを確保しておく労力は決して小さくありません。

こうした状況を変えたのが「電子帳簿保存法」の改正です。見積書、請求書、注文書など、一部の証憑書類に関して電子データでの保存が認められ、原本を破棄できるようになりました。書類の管理コストを削減し業務効率を向上させるため、また、ペーパーレス化を実現するために、多くの企業が改正された電子帳簿保存法への対応を急いでいます。

証憑書類の電子保存を行うためには、税務署が定めた「書類の真実性、可視性を確保するための条件」をクリアし、税務署長へ書類を提出して承認を得る必要があります。実際に電子保存ができるようになるまでには手間がかかりますが、ファイリングの管理コストを考えると手続きを行って損はないでしょう。

FAXのクラウド化で業務を効率化することができる

証憑書類をFAXで受け取っている企業も少なくないでしょう。FAXで受け取った証憑書類も例外なくファイリングによる管理が必要です。FAX受信した書類の管理コストを軽減したい場合は、クラウドFAX受信のサービスが役立ちます。

クラウドFAXでは、従来のFAXで紙媒体に出力していた文書をデータで受け取ることが可能です。必要に応じて紙に出力することもできますが、とくに理由がない限り、電子帳簿保存法が改正された現在はデータで保管しておくメリットのほうが大きいでしょう。管理の手間、保管スペースの確保といったファイリングの問題が解決できます。

ペーパーレス化につながることも、クラウドFAXの大きな利点のひとつです。そのほか、FAXで受信した文書の編集や返信をウェブ上で完結することもできます。FAXで書類を受け取ることが多い企業には、業務効率向上のためにぜひ利用していただきたいサービスです。

***

ファイリングはその重要性の一方で手間がかかる作業です。しかし、電子帳簿保存法の改正により、書類の物理的な保管は必ずしも必要ではなくなってきています。証憑書類を含め、書類の管理業務を効率化するために、クラウドFAXのサービスをぜひご利用ください。

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