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FAX業務の可視化できていますか?現状把握による働き方改革実例!

2019/06/21

FAX業務の可視化できていますか?現状把握による働き方改革実例!

こんにちは。ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービス営業担当の山岡です。

ビジネスの現場では、日々多くの受発注が発生し、しかもFAXによる受信・送信をやめることはできないという企業様も多いことと思います。

「FAXによる受発注業務はやめることはできないが、効率化をしたい・・・」
そんなお悩みはないでしょうか?

受信したFAXをクラウド上で管理することで、FAX業務の可視化を行い、働き方改革につなげた実例をご紹介いたします。

結局、FAXを何枚受信しているの?

ある大手商社様のお話なのですが、受発注業務でFAXの受信・送信が多く発生するものの、拠点・個人という観点で見た際に、どれくらいの枚数を送受信しているかの実態把握ができていない状態でした。

FAX送受信にかかる経費は本社に全額計上しており、拠点・部門間の採算が管理できないことはもちろん、そもそも、FAX業務の実態が把握できないから、どこに対策を打てばいいかがわからないということにお悩みを抱えていました。

そこで、この商社様がまず取り組まれたのは、FAXの電子化でした。

受信したFAXをクラウド上で一元管理!

この商社様が導入されたのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」でした。

専用のアダプタを現在お使いのFAX回線に設置するだけで、受信したFAXをネクスウェイのクラウドサーバ上に画像データとして保管することができるサービスです。

クラウドサービスなので、例えば外出中などでも、手元のPCのWEBブラウザからFAXの閲覧や返信がカンタンにできます。

FAX業務の可視化で、働き方改革を実現!

受信したFAXをクラウドサーバ上でデータ化することにより、FNX e-受信FAXサービス上には、拠点単位・個人単位の受信枚数や送信枚数、処理件数などのデータを蓄積することができます。

お客様では、サービスから抽出した、拠点単位・個人単位の送信実績のデータを分析することで、拠点人員バランスの調整や、教育体制の見直し、システム刷新など、あらゆることにデータを活用できるようになりました。

例えば、「1人あたりのFAX送信の平均枚数」を拠点毎に比較することで、
・なぜこの拠点の枚数は送信多いのか?
・単純な人の不足?人の経験値?
・無駄な業務をしていないか?
などの仮説検証を行い、人員バランスや教育体制の見直しにつなげています。

他にも、「個人毎のFAX処理の平均枚数」を比較し、
・この人は社歴が浅いから、処理枚数が多くなるのか?
・教育体制の問題か?
といった分析もされています。

■POINT■
・転勤などの配置転換、教育強化、人の採用の促進や他のシステム導入の検討など、具体的な対策を検討
・e受信FAXサービス上のデータを業務改善・働き方改革に活用


このように、FAXの電子化をすることにより、FAX業務の可視化が実現し、働き方改革や業務改善につなげることが可能になります。


FAXの電子化を実現する「FNX e-受信FAXサービス」に関するお問い合わせ/資料請求はこちらから。

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