【実例解説】FAX業務の可視化できていますか？現状把握による働き方改革の実現方法とは！？
ビジネスの現場では、日々多くの受発注が発生し、しかもFAXによる受信・送信をやめることはできないという企業様も多いことと思います。
「FAXによる受発注業務はやめることはできないが、効率化をしたい・・・」
そんなお悩みはないでしょうか？
今回は、「FNX e-受信FAXサービス」によって、受信したFAXをクラウド上で管理し、FAX業務の可視化と働き方改革を実現した実例をご紹介いたします。
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目次[非表示]
1.結局、何枚のFAXを受信しているのか？
ある大手商社様において、受発注業務でFAXの受信・送信が多く発生するものの、拠点・個人という観点で見た際に、どれくらいの枚数を送受信しているかの実態把握ができていない状態でした。
FAX送受信にかかる経費は本社に全額計上しており、拠点・部門間の採算が管理できないことはもちろん、そもそも、FAX業務の実態が把握できないために、どこに対策を打てばいいかがわからないというお悩みを抱えていました。
2. FAXの電子化をすることに。サービス選定の基準とは
FAX業務の可視化の第一歩として考えられたのが、FAXの電子化です。
今まで複合機に届いていたFAXを電子データ化することで、PCから受信したFAXを確認できるようにし、さらに送受信のデータを収集して、実態を把握しようと考えたのです。
そこで受信するFAXのデータ化の方法を調べてみたところ、3種類の方法があることが分かりました。
複合機に付属したFAX電子化機能を使う
オフィスで使われている複合機などには、はじめからFAXをデータ化し、保管する機能が備わっていることがあります。この機能をそのまま活用してFAXの送受信を行います。なお、これまでと同じように電話回線を使ってFAXのデータは行き来します。また、PCと接続することで、PCからFAX送信が可能なものもあります。
メリット
もっとも大きなメリットは、FAX電子化機能が備わっている複合機があれば、すぐに導入できる点です。これまで複合機に贈られてきていたFAXをデータとしてPCで閲覧できるので、確認もスムーズ。不要なものは印刷しないようなルールにすれば、紙とインクの消耗も抑えられます。
もちろん、FAXの送信も便利です。これまでプリント→複合機へ移動→FAX送信という工程でFAXを送信していたのならその手間がいりません。
デメリット
もしも現在使用している複合機やFAX機器にFAX電子化機能がない場合、すぐに導入はできません。FAXの電子化にこだわるのであれば、複合機の買い替えなどが必要になります。
また、複合機単位での導入となるため、導入する部署・拠点が複数になる場合、その初期費用や設定、維持コストなどが都度必要になる点もデメリットです。
オンプレFAXサーバー
オンプレFAXサーバーを構築することでFAX送受信を行う方法です。自社のFAX回線と接続することで、FAXサーバー上に電子化したFAXデータを保管でき、PCからFAXを送信することが可能です。
メリット
複数回線や複数部署・拠点のFAXを一元管理できるため、システム保守を行う部署がFAX電子化機能をもつ複合機ごとに設定をする必要はありません。また製品によっては、閲覧権限や自動返信などの機能を有しており、業務を行う上で役立つでしょう。
デメリット
オンプレFAXサーバーでもっとも悩ましいのが導入コストや工数です。また、自社内でサーバーの管理を行う工数や、サーバの耐用年数経過時には、リプレイスの手続きなどが発生します。
サービス提供事業者のクラウドFAXサービス
サービス提供事業者のクラウドFAXサービスを利用し、PCのブラウザなどからFAXの送受信を行う方法です。FAX回線は自社のものを使う場合と、サービス提供事業者のものを使う場合があります。
クラウドサービスのため、比較的導入スピードが早いものが多く、また月額料金制がほとんどなのでイニシャルコストもほとんどかからないのが特徴です。
メリット
最大のメリットは、インターネット環境さえあれば“いつでもどこでも”FAXにアクセスできる点にあります。オフィスのPCはもちろん、テレワークや在宅勤務時にもノートPCから利用できます。
また、ブラウザを利用するタイプのインターネットFAXは、端末へのソフトウェアインストールも不要なものが多く、導入後すぐに複数のデバイスで使用を開始できます。まずは特定の部署で利用し、その後他の部署や拠点に展開していく場合などに適しているといえます。
デメリット
サービスによっては、現在のFAX番号を引き継げないものもあります。サービス提供事業者が準備する新しいFAX番号を利用する場合は、番号の変更を取引先などの関係者へ周知する必要がでてきます。
3.クラウドFAXサービスで受信したFAXをクラウド上で一元管理！
いくつかの手法を検討した結果、今回の商社様が導入されたのが、ネクスウェイのクラウドFAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」でした。
専用のアダプタを現在お使いのFAX回線に設置するだけで、受信したFAXをネクスウェイのクラウドサーバ上に画像データとして保管することができるサービスです。前項の種類ですと、3つ目の「クラウドFAXサービス」にあたります。
クラウドサービスなので、例えば外出中などでも、手元のPCのWEBブラウザからFAXの閲覧や返信がカンタンにできます。
4. FAX業務の可視化で、働き方改革を実現！
受信したFAXをクラウドサーバ上でデータ化することにより、FNX e-受信FAXサービス上には、拠点単位・個人単位の受信枚数や送信枚数、処理件数などのデータを蓄積することができます。
お客様では、サービスから抽出した、拠点単位・個人単位の送信実績のデータを分析することで、拠点人員バランスの調整や、教育体制の見直し、システム刷新など、あらゆることにデータを活用できるようになりました。
例えば、「1人あたりのFAX送信の平均枚数」を拠点毎に比較することで、
- なぜこの拠点の枚数は送信多いのか？
- 単純な人の不足？人の経験値？
- 無駄な業務をしていないか？
などの仮説検証を行い、人員バランスや教育体制の見直しにつなげています。
他にも、「個人毎のFAX処理の平均枚数」を比較し、
- この人は社歴が浅いから、処理枚数が多くなるのか？
- 教育体制の問題か？
といった分析もされています。
4. まとめ
このようにFAXの電子化をすることにより、FAX業務の可視化が実現し、働き方改革や業務改善につなげることが可能になります。
FAX業務の改善をご検討でしたら、クラウドFAXのサービスをぜひご利用ください。
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