WEB請求書だけでは失敗する！？WEB発行＋郵送代行のハイブリッド型が必要な訳！
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こんにちは。ネクスウェイの須藤です。
前回の「請求書、見積書、発注書、納品書・・・課題だらけの郵送業務は今すぐ効率化すべき！」では、郵送せざるを得ない請求書、未だに残る納品書など、帳票郵送業務における業務内容とその課題についてご紹介しました。
これらの、請求書・発注書などの郵送業務に関する課題の効率化を考える際、WEB化・電子化を考える方も多いかと思います。ところが、単なるWEB化だけでは実務にフィットせずに失敗するというのもよく聞く話です。
そこで、今回は、帳票郵送業務の課題への対策についてご紹介しながら、その訳を紐解いていきます。
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帳票郵送業務の効率化ノウハウをズバリ紹介！ ～自社で行う場合～
① 拠点毎の業務の一箇所集約による効率化
帳票郵送業務を拠点毎で行っている場合、各拠点最低1名は業務担当をおき、実際の郵送業務の他、用紙・封筒等の備品管理も行うことが多いのではないでしょうか。また、常に帳票郵送の業務量が多い状態でない場合、専任スタッフを雇うのではなく、正社員が片手間に行うシーンもあるかと思います。
このような場合、帳票郵送業務を一拠点に集約することも、解決策の一つとして検討できます。正社員が片手間に行っていた業務を集約することにより、専任スタッフが集中してその業務に専念でき、作業効率の向上にもつながるでしょう。
デメリットとしては、帳票の発送元が集約拠点となるため、送付先によっては、郵便物の到着時間が長引いてしまうことが挙げられます。また、 帳票郵送業務そのものを効率化するものではなく、あくまで業務集約による効率化になりますので、業務改善手段は別途講じる必要があるでしょう。
② 封入封緘機（インサーター）の導入による業務負荷の低減
郵送帳票数・通数が多くなる場合、封入・封緘作業を自動化する封入封緘機（インサーター）を導入することも、効果的な手段になります。
封入封緘機（インサーター）は、紙折り、封入、封緘（糊付け）まで自動で行う機械のことです。従来、人海戦術や目視などの人手に頼るために発生していた誤封入や誤発送のリスクを防いでくれるため、効果は大きいといえます。
ただし、一般的には1台数百万円と、イニシャル費用が比較的高くなります。そのため、帳票数・通数が多くない場合には、①のような業務集約をまずは行い、帳票数・通数を一定以上にしてコストメリットが出るようにする必要があるでしょう。また、ハード機械の導入のため、メンテナンスやトラブル発生時の対応費用 等も加味する必要があります。
昨今の郵便局の集荷業務の廃止より発生している、郵便物の持込の課題は解決できないのも考慮すべき点といえます。
参考： 【調査報告】日本郵便集荷見直しに伴う実態調査
帳票郵送業務の効率化ノウハウをズバリ紹介！ ～アウトソースで行う場合～
① 印刷工場への委託（オフセット印刷）
自社で行う帳票郵送業務のすべてを委託する方法として、まずは印刷工場への委託があります。この場合、業務の全工程を委託できるため、業務負荷の解消や誤封入リスクは防ぐことができます。
デメリットとしては、依頼ロット数の制限や依頼毎に基本料金が発生する場合があることです。工場によっては、月間約1,000通程度の業務量では依頼ができないことや、依頼ができるのは月末のみで、都度発送や五十日などは依頼できないことなどがあります。
② 郵送代行サービス提供会社への委託（オンデマンド印刷）
そうはいうものの、1通から、もしくは必要なタイミングで依頼したいということもあるかと思います。その場合は、オンデマンド印刷の郵送代行サービスという方法があります。
少数通数での依頼も対応でき、また都度発送や五十日など、任意のタイミングで依頼することができます。デメリットとしては、封筒が固定になってしまうことや、用紙サイズに制限があるなどの制約があることが挙げられます。
③ 帳票WEB発行サービス提供会社への委託
請求書などの帳票を郵送ではなく電子的に発行し、郵券代（切手代）を抑える方法もあります。
お客様ごとの帳票を、メール添付、メール内のURLよりダウンロード、もしくはマイページから閲覧などにより帳票発行を行う帳票WEBサービスです。帳票発行を電子化に移行することにより、郵券代を削減するだけでなく、「帳票作成～印刷・仕分～封入・封緘～局出し・投函」といった業務負荷を削減することができます。
デメリットとしては、相手先要望などにより、WEB発行へ移行できない分については、自社内で対応せざるを得ないため、完全に対策を仕切れない事案が発生することです。また、今まで紙で発行していたものを電子化へ移行するということで、会社内での合意形成や様々な部署との密な連携など、導入時のハードルが大きくなる事例もよく聞きます。
④ WEB発行と郵送代行のハイブリッド型
WEB発行サービスへの委託を行う③では、WEB発行へ移行できない分の業務が残ってしまうという課題がありました。その課題を解決する方法として、WEB発行＋郵送代行のハイブリッド型という方法があります。
WEB発行と郵送代行を、1つのサービスとして委託することにより、イレギュラー対応を除くすべての業務負荷を低減でき、またコスト削減も期待できます。WEB発行の郵券代の削減というメリットに加え、紙発行せざるを得ない顧客には郵送代行を行うことにより、社内外の合意形成や導入決定ハードルがぐんと低くなると考えられます。
また、昨今の電子化移行率の増加により、各サービスともにコストが抑えられる傾向にあるのも導入の後押しになると思います。
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ハイブリッド型の例：FNX e-急便WEBサービス
電子化＋郵送代行で、請求書・発注書の郵送業務を効率化！
WEB発行＋郵送代行というハイブリッド型の方法が最大の効果を持つことをご紹介しました。
次回は、気になる電子的発行の世の中の動向についてご紹介いたします。お楽しみに！
