2019/02/07
これから全4回の連載にて、帳票の中で最も自動化しにくいといわれている請求書や、日々の業務で扱うことの多い納品書など、帳票の郵送業務に着目し、その業務内容や課題、そして今後の動向についてご紹介したいと思います。
今回の第1回は、請求書や納品書など、帳票の郵送業務の内容とその課題についてお話しいたします。
それでは、次に、これらの帳票郵送における業務課題を「送る側」「受け取る側」の二者の側面で考えてみましょう。
■ 印刷・仕分・封入・封緘業務
・人的作業による業務負荷がかかる(例:100通の封入に1時間要する)
・郵券代、封筒代、用紙代、印刷代が発生する(例:1枚封入の場合1通100円以上)
■ 受取業務
・発送先から距離が離れている場合、イレギュラー対応が発生するリスク
・災害時の対応
・担当者の欠勤時にリモートワークが行えないなど、働き方の柔軟性が損なわれる
・担当者間の回覧時の紛失リスク
・不達時、紛失時の再発行業務
・紙の保管コスト
このように、帳票郵送には、「送る側」「受け取る側」の双方に多くの課題があり、まさに「Lose-Lose」を生みかねない温床とも言えそうです。今まで、従来の慣習を維持することや、人件費(作業費)などの見えないコストの考え方によって、改善の優先度を低く見積もっていた企業様もいることと思います。
しかしながら、対策によっては時間をそこまでかけずに実施できるものがあったり、IT技術・サービスが数多くリリースされたり、実現性がぐっと高くなっているものもあると思います。
次回の記事では、具体例をあげて、これらの帳票郵送業務の対策について説明させていただきます!よろしくお願いいたします。
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