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請求書、見積書、発注書、納品書・・・課題だらけの郵送業務は今すぐ効率化すべき!

2019/02/07

こんにちは。ネクスウェイの須藤です。

私どもネクスウェイは企業間取引に関する業務改善サービスを提供し、約30年近く、世の中のニーズに適すような手段を提供してまいりました。提供しているサービスには、EDI、FAX、郵送のアウトソーシング、パートナー会社との連携によるメール配信などがあり、これらは帳票の種類や送受信間の会社毎の関係性などの各社条件に適用いただき、様々な場面にて活用いただいております。

そんな中、最近、お客様先にて話をさせていただく要望の内容に変化を感じております。以前は、「すぐにでも自動化を検討したい」というレベルのご要望を多く伺いましたが、最近では、改善を考えている業務負荷レベルが「自動化」よりも下がり、いい意味で現実的なものになってきていると感じております。これは、昨今の働き方改革への対応が急がれていることや業務へのITの積極活用が関係していて、今後はさらにその流れが推進されるのではないかと考えています。

請求書、見積書、発注書、納品書・・・帳票郵送業務の課題点とは!?

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これから全4回の連載にて、帳票の中で最も自動化しにくいといわれている請求書や、日々の業務で扱うことの多い納品書など、帳票の郵送業務に着目し、その業務内容や課題、そして今後の動向についてご紹介したいと思います。

今回の第1回は、請求書や納品書など、帳票の郵送業務の内容とその課題についてお話しいたします。

EDI、FAX、郵送・・・多様化・複雑化する帳票発行手段

企業が帳票を発行する手段は、帳票の種類や送受信間の会社毎の関係性(会社規模や業務負荷など)により多様化・複雑化しているといえます。
例えば、発注書は膨大な枚数を送っている企業が多いかと思いますが、送る先・送る元の相手先の会社規模やシステム投資額が大きな企業であればEDIを採用する企業が多いでしょう。逆に、送信枚数が少なければ手動でFAXを送っている場合もあると思います。もしくは、印刷・封入・郵送している企業もあるかと思います。このように発注書は様々な条件により手段は多様化していますし、一方、請求書や納品書の郵送業務などは比較的多いともいえます。
ちなみに、ネクスウェイのFAX配信サービスでは40%が発注書で、納品書も20%にてご利用いただいております。

課題だらけの請求書・発注書の郵送業務は今すぐ効率化すべき!

帳票発行業務について
今回のテーマである帳票郵送の一般的な業務フローは、上図のように「請求データの確定・帳票作成~印刷・仕分~封入・封緘~局出し・投函」という流れで行われるのが一般的かと思います。

「これまでも同じ方法だったし・・・」「アウトソースする方がコスト高になりそう・・・」など、様々理由によってこれらの作業を自社で行っている企業様も多いことと思います。
中にはメール添付などの電子的発行を実施する企業様もいらっしゃいますが、帳票の受け手側の負荷や業務慣習を考えて、全ての取引先には適用できないというお話もよく伺います。
とはいうものの、帳票郵送業務は典型的な定型業務とも言え、人手不足や働き方改革が取り沙汰される今日においては、これらの業務課題を見直してみるのも一つの手段として効果的ともいえそうです。

Lose-Lose!お互い不幸な帳票の郵送

それでは、次に、これらの帳票郵送における業務課題を「送る側」「受け取る側」の二者の側面で考えてみましょう。

① 送り手側の課題

  ■ 印刷・仕分・封入・封緘業務
  ・人的作業による業務負荷がかかる(例:100通の封入に1時間要する)
  ・郵券代、封筒代、用紙代、印刷代が発生する(例:1枚封入の場合1通100円以上)


■ 局出し・投函業務
  ・持込、受付のための時間と手間を要する(例:持込に30分、受付待ちで1時間要する)
  ・社外に持ち出すことによる帳票紛失のリスク

■ 発送から受領まで
  ・物理的に時間を要する
  災害時の対応
  ・郵便局での紛失、不達のリスク
  ・不達時、紛失時の再発行業務

■ 全体を通しての課題
  ・繁忙期のスポット業務(月末、月初、五十日など)のための人材確保や、業務がない日の過剰人件費の発生
  ・担当者が業務発生日に休みが取れないなど、働き方の柔軟性が損なわれる
  ・繁忙期の残業の発生

② 受け手側の課題

 ■ 受取業務
  ・発送先から距離が離れている場合、イレギュラー対応が発生するリスク
  ・災害時の対応
  ・担当者の欠勤時にリモートワークが行えないなど、働き方の柔軟性が損なわれる
  ・担当者間の回覧時の紛失リスク
  ・不達時、紛失時の再発行業務
  紙の保管コスト


帳票郵送の送り手側、受け手側の課題

このように、帳票郵送には、「送る側」「受け取る側」の双方に多くの課題があり、まさに「Lose-Lose」を生みかねない温床とも言えそうです。今まで、従来の慣習を維持することや、人件費(作業費)などの見えないコストの考え方によって、改善の優先度を低く見積もっていた企業様もいることと思います。

しかしながら、対策によっては時間をそこまでかけずに実施できるものがあったり、IT技術・サービスが数多くリリースされたり、実現性がぐっと高くなっているものもあると思います。

次回の記事では、具体例をあげて、これらの帳票郵送業務の対策について説明させていただきます!よろしくお願いいたします。

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