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FAXサーバとASPサービスってどっちがお得?

2019/02/01

企業で発生する発注書などの帳票を、システムから自動的にFAX送信されている会社様は多くいらっしゃいます。

自動FAXの実現には、
 ①FAXサーバを自社で保有する
 ②ASPのFAX送信サービスを利用する
2つの手段があります。

では、実際にどちらの方がメリットがあるのでしょうか?

❝高い❞と思いがちなクラウド型帳票FAXサービス、実際のところは?

今回は、
①サーバ、その他周辺機器、開発費用など初期費用が高額となるオンプレミス型
と、
②初期費用は少ないが、月額費用がかかりトータルでより高額になると❝思われがち❞なクラウド型
の比較についてお伝えいたします。

オンプレミス型帳票FAXサービスのコストについて

① 初期費用

 サーバ、ソフトウェア、モデム、ライセンス費用などが発生し、メーカーで保守も含めセットになっている場合もありますが、8回線であれば200万円弱程かかります。加えて、開発費用に数十万円、ベンダーへ依頼する場合、上記開発費用とは別にベンダーへ保守費用を支払うケースもあります。

また、この費用が、一般的なサーバーリプレイス時期といわれる、5年毎に発生することになります。

② 月額費用

通信費、回線使用料が発生します。通信費は、アナログ電話、ひかり電話に分けられ、アナログ電話は、距離に依存し、ひかり電話は一律の料金になります。キャリアにより、大量値引きの例もあるそうです。
また、利用する回線数に応じて回線使用料が発生します。1回線につき2,000円〜4,000円の費用が発生します。

また、これらの費用はBCP対策等により冗長化を行う場合、より高額になります。 
 

クラウド型帳票FAXサービスのコストについて

① 初期費用

 クラウド型サービス提供会社へ連携するFAXの原稿データがテキストデータ(CSV)なのか、イメージデータ(PDF、TIFF)であるのかによって変わってきます。

テキストデータである場合、提供会社で帳票レイアウトの作成を依頼する必要があり、1レイアウトに付き数万円〜数十万円の費用がかかります。イメージデータの場合は上記の費用はかかりません。
その他、原稿データの連携部の開発に数十万円かかります。

② 月額費用

FAX送信1枚毎に発生する従量料金、基本料金により構成され、その他費用は基本的に発生しません。
 

オンプレミス型とクラウド型の機能面について

クラウド型のメリットとして、周知の点かと思いますが、配信速度、BCP対策、冗長化、データセンターでの管理、運用の手間が不要などがあげられます。とはいえ、FAXサーバを自社で保有するか、提供会社のFAXサーバを利用するかの違いであり、オンプレミス型でも相応の費用を投資すればクラウド型と同等スペックのサーバを用意することはできます。
そのため、機能面のスペックについては、投資する金額に依存するとも言えます。

求める要件に❝必要十分に適した投資❞の判断を!

クラウド型と同等のスペックをオンプレミス型で準備する場合、多額の費用が発生することが多く、自社で求める要件に応じたレベルのシステム投資がポイントになります。
求める要件のレベルにもよりますが、クラウド型の方が費用として抑えられる場合が多いといわれ、大量配信される会社にとっては、求めるシステム要件も高くなることから、導入メリットは大きくなると言えます。

また、必要なシステム要件が高くなくとも、クラウド型は、複数の利用会社で共用利用となるため、すべての会社に同等の品質を提供することになります。すなわち、特別な費用を支払うことなく、高スペックな機能を利用できるということです。
例えば、自社で冗長構成のFAXサーバを用意しようとした場合、5年間で約1,584万円のコストがかかりますが、ASPサービスであれば約1,378万円で導入可能です。同等スペックのサーバを利用できるにも関わらず、月額3万円、5年間累計では200万円近くのコスト削減につながります。


昨今の、BCP対策やクラウド型サービスの浸透、運用人材の削減など、以前は要件とならなかった事項も、今後は必要要件となることも考えられます。高額だと思われがちなクラウド型も、❝ただ高額である❞のではなく❝必要十分に適した投資❞と判断できるかもしれません。

ネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」は、システムから出力される、発注書・納期回答書・支払通知書などのデータをお送りいただくだけで、取引先へ帳票を自動でFAX送信するサービスです。
ネクスウェイのFAXサービスは30年間で9,000社以上の豊富な導入実績がございます。
経験豊富な弊社にぜひご相談くださいませ。

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