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今話題のRPAをネクスウェイでも導入しました!|【RPA連載】第2回 RPAを使ってみた!RPA活用プロジェクト解剖

ネクスウェイにおけるRPA活用プロジェクト!

2018/10/16

こんにちは。ネクスウェイ販促企画Gの田島です。

前回の「第1回 RPAとは?市場の拡大と傾向は?」では、RPAの内容や市場動向についてご紹介いたしました。

ネクスウェイでは、2017年度よりRPA活用の検討を始め、2018年4月より第1フェーズとして、当社の情報システム部門(以下ヘルプデスク)における定型業務にRPAを適用して、その効果を検証するという取り組みをスタートさせました。
第2回の今回は、現時点までの私たちの活動内容をご紹介いたします。

何に使える?!RPAを適用すべき業務を探せ!

ネクスウェイでは、2017年度にRPA化のターゲットとする業務プロセスを抽出し、2018年度から本格的なRPA活用プロジェクトを開始しました。具体的には、RPA専任の担当者の採用、 RPAツール(以下、UiPath)の記述方法の標準化(フレームの作成)、 UiPathを適用した対象プロセスの自動化、効果検証などです。また、今後の展開としては、他事業部門の定型業務および社内の非定型業務への適用も検討しています。




RPA導入にあたって、適用効果が期待できる業務プロセスの精査を行いました。



ここでは、上記1のうち、新たに入社してくる従業員のユーザアカウントを作成する業務を例にとって、RPA化の詳細についてご紹介します。

手戻りの発生、メールでのやり取り・・・毎月18時間の作業時間

RPA導入前、ユーザアカウント作成は下記のようなプロセスを取っていました。

≪従来の業務プロセス≫
①各業務部門からヘルプデスクに対し、入社従業員のユーザアカウントの作成対応をメールで依頼
②ヘルプデスクがメールに記載された申請項目をチェック、内容に不備があれば再提出を要求(複数回やり取りする場合もあり)
③ヘルプデスクがユーザアカウントを作成(作業納期:通常5営業日)
④作業完了後、ヘルプデスクから業務部門へメールで連絡

しかしながら、これらのプロセスは以下のような課題が生じていました。

≪従来の課題≫
・申請書がフォーマット化されておらず、不備があった場合
   には手戻りが発生していた
・その際には業務部門とヘルプデスク双方に余計な手間がかかることになった
・業務部門には、申請から通常5営業日の待ち時間が必要だった
・ヘルプデスクでは、入社従業員のユーザアカウントの作成対応に
   毎月平均で約18時間かかっていた

そこで、RPA化を進めることにより、下記のような改善を図ったのです。

≪RPAで自動化した業務プロセス≫
①アカウント作成に必要となる申請項目をフォーマット化
②各業務部門がワークフローで申請書を提出
③RPAが申請書の中からアカウントの設定に必要な情報(部署名・役職名・氏名等)を取得
④取得した設定情報をメッセージアプリ(Slack)に作成開始することを通知
⑤アカウント作成のジョブを自動実行
⑥ジョブ完了後、その結果をSlackで作成完了したことを通知
⑦実行結果確認後、ヘルプデスクから業務部門へ連絡



一見すると、プロセス工数は多くなったように感じるかもしれませんが、RPAによる自動実行などもあるため、実際の効果は下記のような実績が現れたのです!

≪RPA導入によるメリット≫
・申請書をフォーマット化したことで、手戻りがほとんど無くなった
・業務部門では、申請後の待ち時間が平均4日短縮された
   (導入前は通常5営業日、導入後は通常1営業日)
・ヘルプデスクでは、アカウント作成業務だけで、月間で約80%(約14時間)の工数削減
   繋がった

RPA化で80%の作業時間削減&待ち時間4営業日短縮!

RPA導入のメリットをまとめると、運用チーム(ヘルプデスク)は毎月約14時間の工数削減(80%削減)、また、申請受付業務の工数軽減にも繋がりました。
また、申請する側のユーザも、作業完了までの待ち時間が平均4日短縮されました(導入前は通常5営業日、導入後は通常1営業日)。

これらのRPA導入プロジェクトを経て、弊社が感じた注意点は下記の3点です。

① 完全性の担保をロボ任せにしない
作業状況の可視化や結果の確認は、RPA化が安定するまでは実施するべき。

② 属ロボ化のリスクを回避
作業内容を人間が忘れないような工夫が必要。

③ やりっ放しにはしない
人的リカバリが適宜発生する前提で運用体制の検討を行う。

いかがでしたでしょうか?
次回は、これらの注意点をさらに深掘りし、RPA活用のポイントをご紹介いたします!
お楽しみに!

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