改正電子帳簿保存法で変わる帳票電子化。帳票の活用が広がる快速サーチャーGX
さまざまな業種に向けてICT技術を用いたサービスを提供している株式会社インテック（以下、インテック）。そのインテックから、21年前にリリースされて以降、金融機関や自治体を含む1,600社以上の帳票を管理し続けてきた電子帳票システムが「快速サーチャーシリーズ」だ。
ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスとの連携で、帳票をFAX送信することも可能だ。
今回は、インテックのビジネスソリューション部の西村竜太朗氏を招き、最新版である快速サーチャーGXの紹介、FAX連携、そして現在注目されている改正電子帳簿保存法について伺った。
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帳票をPDFデータで管理、検索が可能な「快速サーチャーGX」。紙からスキャンした帳票も一元管理
快速サーチャーは、帳票を電子化し、長期保管、閲覧、検索、二次利用など、さまざまに活用するための電子帳票システムだ。その歴史は古く、1996年にリリースされた快速サーチャーⅢは、汎用機から出力される基幹システムの情報を帳票のイメージで長期保管するための電子帳票システムだった。これによって、企業の抱えている会計システムの帳票、業務システムから出力される帳票の管理が可能となった。
その後、多くの企業が汎用機からオープン系のシステムへとシフトしていく流れを受けて、2010年にはオープン化に対応した「快速サーチャーGX」をリリース。この製品について西村氏は「オープン化によって、帳票にもバーコードやQRコード、画像などの情報を含んだものが増えました。快速サーチャーGXはそのような帳票をPDF形式で管理することが可能です」と説明した。
快速サーチャーGXには、業務システムから出力される帳票データだけでなく、紙媒体の契約書や請求書などをスキャンし、PDF形式で管理する機能がある。そのため、業務システムから出力されたデータも、紙からスキャンしたデータも同様に快速サーチャーGXに蓄積し、企業のデータを一元的に管理することが可能だ。さらに、それらのPDFはWeb上で閲覧可能となっており、社内外で情報を共有することも容易となっている。
「従来は快速サーチャーシリーズをインストールした端末からのみ閲覧できるという仕組みでした。そのため、社内の経理・監査部門のみが活用するケースが多かったのですが、Web上で管理することによって他の支店や拠点とのスムーズな情報共有が可能になりました」（西村氏）
また蓄積するデータが増えるほど、必要なデータを見つけるまでにかかる時間も増加してしまいがちだ。しかし高速な検索を売りにしている快速サーチャーGXでは、目的の資料をスピーディーに見つけることが可能だ。紙からスキャンしたものでもOCRソフトや専用のキー入力ツールを併用することで、保存するPDFに検索キーを付加して、システムから出力した帳票データと同様にスピーディーに検索できる。
さまざまな媒体の資料を社内外で共有することで、顧客との円滑なコミュニケーションも実現
快速サーチャーの機能は会計システムや基幹システムから出てくる帳票を取り込むことがメインであるため、主な用途は経理部による経理帳票の管理となっている。しかし、快速サーチャーGXの持っている情報共有機能と、情報をスピーディーに閲覧できる検索機能を利用することで、顧客との円滑なコミュニケーションに役立てている企業も少なくない。
そのうちの一つが、食料品などの配達をしている生協のパルシステムだ。同社のコールセンターでは、パルシステムから生協会員に送られた明細書に対する問い合わせが多かった。しかし、従来のパルシステムでは、紙の形式である明細書をCRMシステムで管理していたために、生協会員は紙媒体の明細書を見ているのに対して、コールセンターはシステム上の明細項目を見て対応しなければいけない。そのため、同じイメージを共有することができず、スムーズなやり取りが難しい場面が少なくなかった。
そこで導入されたのが、検索スピードに優れた快速サーチャーGXだ。その利用法について西村氏は「パルシステム様は日々、生協会員からの問い合わせを受けています。その際、お届けしている膨大な帳票の中から、現在問い合わせをいただいている方の明細書を瞬時に抽出して対応しています」と解説した。
パルシステムと同様に、一部の自治体も市民からの納税に関する問い合わせにおいて、快速サーチャーGXを利用している。こちらも、課税情報の検索時におけるレスポンスの速さが重視された結果だ。
また社外向けの情報公開に、快速サーチャーGXを利用している企業もいる。1,500社の取引先に対して、納品書と請求書を紙で郵送していた、ある流通業者は、現在、快速サーチャーGXを利用して書類の配信を行っている。
そこで重視されたのは、快速サーチャーGXの安全性だ。快速サーチャーGXによって公開されたデータを閲覧するためには、各社専用のログインIDとパスワードが必要だ。また、それぞれの資料にはアカウントごとに閲覧権限を分けられるので、関係者以外に情報が漏えいすることもない。また、外部からアクセスできる帳票は快速サーチャーGXとは別のWebサーバーで管理されるので、万が一外部閲覧用のサーバーがサイバー攻撃を受けたとしても快速サーチャーGX本体には影響がない。
基幹システムから納品書、請求書が快速サーチャーGXに登録されると、同時に各取引先のアカウントに通知されるため、情報の共有もスムーズだ。しかし、なかには紙媒体での資料配布を望む取引先もある。西村氏は「PDF化した資料を快速サーチャーGXに蓄積させた後、それをどのようにお客様へ配信するのかという選択肢はいくつか用意しています」と語る。
またインテックでは、紙の媒体で請求書などの資料を必要としている取引先に対して、ネクスウェイのクラウド型のFAXサービスであるFNX e-帳票FAXサービスとの連携を提案している。この連携によって、快速サーチャーGXが管理しているデータをFNX e-帳票FAXサービスに送信、FAXによる資料の配布が実現可能となっている。
「すべてをWeb上で配信するといっても、『うちは紙でほしい』という取引先もあります。その点はネクスウェイと協力して対応し、さまざまな配信方法を組み合わせて、より良いご提案していきたいと考えています」（西村氏）
改正電子帳簿保存法にも対応した快速サーチャーGX
昨今話題になっている電子帳簿保存法の改正。請求書、納品書、総勘定元帳など、企業の営業活動で必要な書類は国税関係帳簿書類と呼ばれており、原則として紙による保管が義務付けられている。しかしIT化が進み、ペーパーレス化が推奨されている現在、例外として電子化した国税関係帳簿書類の保存が認められたのが電子帳票保存法だ。そして2015年以降に改正された点が、国税関係書類のスキャナ保存の要件緩和だ。
従来の電子帳簿保存法では、資料をスキャナ保存する際には保存形式が指定されていたり、電子署名が必須という規制があったため、導入が進んでいなかった。しかし改正によって規制が緩和されたことで、データのスキャナ保存を検討する企業の増加が見込まれている。
このスキャナ保存を取り入れることによって、ファイリングの工数及び保管費用の削減など、さまざまなメリットが発生するのだが、規制が緩和されたとはいえ、その手続きはいくつかの手間が発生する。しかし、快速サーチャーGXを利用すれば、スキャナ保存の運用をサポートできると西村氏は説明した。
スキャナ保存を行う際は、企業が請求書などの紙の資料を受領した後に、経理担当者がスキャンし、入力データを確認する必要がある。その作業は、快速サーチャーGXとキー情報入力ツール、OCRソフトとの連携を利用すれば容易だ。それらのデータを快速サーチャーGXに登録すると同時に、電子帳簿保存法によって定められているタイムスタンプが行われる仕組みだ。
さらに、運用を軽減するためのアウトソーシングサービスもインテックは提供している。企業の経理担当者は、紙の請求書をスキャンしてアップロードするだけ。スキャンしたデータのキー情報の入力は、BPOとしてインテックが請け負う。これを用いれば、経理担当者の負荷を高めることなく、帳票の電子化に踏み出すことができるだろう。
また快速サーチャーGXは運用をサポートするだけでなく、電子帳簿保存法を申請する際にも役立つ。西村氏は「快速サーチャーGXは日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から国税関係書類のスキャナ保存の法的要件を満たしているソフトウェアとして認証されています。そのため、快速サーチャーGXは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の申請に際して、利用しているソフトウェアに関する項目の確認がスムーズに通るというメリットがあります」と語ってくれた。
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