【工数削減で仕事を効率化！】e-文書法のスキャナ保存要件を徹底解説
2016/12/14
近年、多くの会社が取り組みはじめているペーパーレス化。
とはいえ一口にペーパーレスと言っても押さえておくべきことがいくつかあります。
今回はその中の１つ、e-文書法におけるスキャナ保存要件について解説していきたいと思います。
− スキャナ保存要件緩和の歴史
スキャナ保存要件は、今まで何度か改定されています。最初に認められたのは平成10年に施行された電子帳簿保存法です。ここでは、最初の記録段階から電子計算機を使用して作成することを条件に電磁的記録を帳簿・書類として保存ができたのですが、取引先から「紙」で受領した請求書や領収書等をスキャナ保存することは認められていませんでした。
その後、e-文書法が施行され、認められていなかった取引先から紙で受領した国税関係書類のスキャナ保存が一定要件を満たせば可能になったのです。
− スキャナ保存の「一定要件」とは？
一定要件というのは具体的にはなにかというと、➀真実性の確保 ➁可視性(見読性・検索性)の確保 ➂税務署長の事前承認制度です。
要は、改ざんされないよう徹底した管理と、必要になった際にすぐ表示できること。そして、所轄税務署に申請を行うことが条件でした。
なお、この時点では「帳簿・決算関係書類」と「3万円以上の契約書・領収書」は対象外とされていました。
このような条件があり、対象外書類等の制限もあったため、現場では現実的ではなく、思いの外普及しなかったのです。
— その後の税制改正
そのような背景もあり、平成27年にスキャナ保存要件が改正されます。
主に、契約書・領収書における「3万円未満」という基準が廃止され、入力者等の電子署名が不要になりタイムスタンプと入力者等情報の確認でよくなるなど、大幅に規制が緩和されました。
とはいえ、この時点でもまだスキャナについては固定型(原稿台と一緒になったもの)しか認められないなどの細かな規定が残っていたのです。
そこで、一年後の平成28年度に更に改正が行われました。
— 平成28年度の改正により“なにが”変わったのか
27年度の改正でネックだった部分。それは、現在では多様な製品が出ている中で、固定型のスキャナしか認められていなかったことです。
そのため、28年度の改定では、契約書・領収書等の重要書類を受領する者がスキャナで読み取りを行う場合の要件が変わりました。
それは、固定型のスキャナだけではなく、「デジカメ・スマホ」でも読み取りすることが可能になったことです。
この改定により、それまでは社内でしかできなかった領収書等の記録をスマホ等を活用することで「いつでも・どこでも」することができるようになりました。
それにひも付き、固定型でスキャンをする手間がなくなったため改定後では
➀領収書等を従業員が受領し、スマホでスキャン
➁タイムスタンプを付与
➂経理担当者等が確認(原本を確認せず記録事項を確認)
➃第三者が事後検査
➄原本廃棄
というような、流れでよくなったのです。
また、小規模事業者の特例として改定前まではチェック体制のため最低3人が必要だったのですが、改定後は税理士にチェックしてもらうことにより、2人でよくなりました。
これによって、従業員数の少ない会社でも導入が可能になりました。
※小規模事業者とは商業・サービス業では5人・それ以外では20人以下の企業になります。
− 電子化要件の真実性・可視性について
このような背景があり、スキャナ保存が導入しやすくなりました。
とはいえ、条件があることもまた事実です。それが前述した、電子化要件の中にある「真実性の確保」・「可視性の確保」です。
真実性の確保とは
➀入力期間の限定
期間を制限して改ざんを抑止するため
➁一定水準の解像度、カラー画像による読み取り
200dpi、フルカラー、4P文字の認識、読み取り情報(解像度・階調・大きさ)の保存
※読み取り情報に関しては、28年度の改定により受領者が読み取りを行う場合がA4以下の書類は大きさ情報が不要になりました。
➂タイムスタンプの付与
電子化した時刻の第三者証明と改ざん検知
➃バージョン管理
訂正削除の履歴と訂正前の文書確認機能
➄入力情報の確認
入力を行う者、又はその者を直接監督する者の情報を記録
⑥適正事務処理要件
相互けん制、定期的な検査、再発防止についての規定制定と運用
※受領者が読み取りを行う場合は、受領者以外が記録事項を確認すること。
小規模事業者の場合は、税理士が定期的な検査を行うことで相互けん制は不要
可視性の確保とは
➀検索機能
取引年月日や取引金額その他の主要な記録項目での検索が可能
➁帳簿との関連性
関連する国税関係帳簿の記録事項と相互にその関連性を確認することができること
➂見読可能装置
パソコン・ディスプレイ(14インチ以上)・プリンタ等の備え付け
➃システム関係書類
システム等の概要書及び取扱説明書、事務取引規程等の備え付け
参考：JIIMA資料 http://www.jiima.or.jp/
http://www.jiima.or.jp/pdf/IM_201505_4P_7P.pdf
国税庁資料：http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/pdf/denshihozon.pdf
緩和されたとはいえ、上記のような要件があるため、不安がある場合は専門家に相談するのも1つの手です。
− スキャナ保存をすることで確実に工数が削減される！
要件の緩和につぐ緩和で確実に導入がしやすくなったスキャナ保存。
導入すれば、経理担当・税務調査対応などの工数削減や、内部監査の効率化。そしてペーパーレス化による台紙貼り付け業務やファイリングなどの工数も削減できます。
導入することが面倒だなぁと思うかもしれませんが、スキャナ保存をすることで、業務効率化やスペースの確保など数々のメリットがあることも事実です。
クラウドサービスの発展などにより、今までアナログな管理をしていた領域にもデジタル化の波が押し寄せてきています。
移り変わりが激しい現代だからこそ、柔軟に物事を捉え効率的な「社内改革」を起こすべきなのかもしれません。そうすることで、今までの「作業時間」を「創造する時間」へ変えられるのです。
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