FAXの廃止が難しい理由とは？使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

FAXは従来、企業間の受発注や情報共有などの業務に不可欠でした。原稿をセットしてFAX番号を押すだけで、誰でも手軽に利用できます。一方で、毎日大量のFAX受信があるために、業務が非効率になり、頭を抱える企業も多いのではないでしょうか。

企業のDX化・デジタル化が求められる現代において、FAXの廃止を検討している企業は多いと思います。

この記事では、FAXの廃止が難しい企業に向けて、FAXを廃止できない理由やFAXを使い続けるデメリット、廃止方法、業務効率をアップさせるコツを解説します。

FAXの廃止は難しいが、効率化したい方へ
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FAXが利用されている業界

ビジネスシーンにおけるFAXの活用頻度は減少傾向にある一方で、現在もFAXが欠かせない業界が存在します。

たとえば、卸商社・旅館・物流・飲食・建設・不動産などの業界が挙げられます。これらの業界の共通点は、接客や現場で動き回る作業が多く、パソコンの前に座って作業する機会が少ないことです。

また、民間企業に比べて、ITの推進が大幅に遅れている自治体や行政機関でも、FAXの利用が定着しています。

FAXが廃止できない理由

FAXの利用頻度が減少する一方で、FAXを廃止できない企業が存在します。ここでは、FAXが廃止できない理由を解説します。

大がかりな業務の見直しが必要になる

FAXを手放せない企業が存在する理由は、大がかりな業務の見直しが必要になるためです。FAXを廃止すればペーパーレス化が可能になる反面、FAX業務にかかわる見直しや新たなシステムの導入、変更になる作業工程を従業員に教育する手間やコストがかかります。

一方、FAXであれば、原稿をセット・番号入力・送信の3ステップで確実に相手に送信できます。電子機器の操作が苦手な人や高齢の従業員でも簡単に操作できる手軽さも、FAXを廃止できない要因の一つです。

顧客や取引先が希望している

FAXは、セキュリティ面で安全性が高く、受信したら物理的に紙が出力されるため、気づきやすいという一面があります。そのため、自社がFAXを廃止したくても、顧客や取引先からFAXの利用を希望されるケースも少なくありません。

顧客や取引先の意向を無視してFAXを廃止すれば、これまで築いてきた信頼や今後の取引の機会を失うリスクがあります。顧客や取引先から理解を得られなければ、自社でのFAX廃止は難しくなります。

IT機器・サービスがなくても利用できる

ほとんどの店舗・オフィスにはFAX機や複合機が設置されているでしょう。特別なIT機器やサービスを導入しなくともFAXを送受信できる点は利点の一つといえます。また、PCやサービスを立ち上げる必要もないので、簡単にFAXを送れます。

EDI・WEB受発注システムの導入がしづらい

EDI（電子データ交換）やWEB受発注システムの導入がしづらいために、FAXの廃止に踏み切れない企業も多いです。

EDIやWEB受発注システムを導入すれば、FAXの送受信で席を離れるなどの手間を省けます。

一方で、取引先数に対する発注頻度が少ないケースでは、システムを構築する費用対効果を得られません。また、取引先ごとに異なるEDI・WEB受発注システムの利用を求められ、複数の端末やWEB画面の管理が必要になる「多画面問題」も無視できないでしょう。

また、EDI・WEB受発注システムを導入する際、商品情報の登録が必要なため、商品数が多いとシステム構築に余計なコストがかかるという話もよくあります。そのうえ、定期的に商品情報が更新される場合は、メンテナンスにもコストをかけなければなりません。

企業として解消すべき「FAXが廃止できない理由」

前述の通り、FAXを廃止できない理由には業務の見直しや取引先からの要望などがありました。

一方で、FAXを廃止できない理由のうち、企業として解消すべき課題について解説していきます。

慣例的にFAXを使い続けている

FAXの利便性や視認性のよさなどのメリットのために使用している一方で、過去からの慣例で使い続けている場合もあります。

弊社のお客様でも「過去からの慣例的に、ある書類を取引先へFAXで送っていたものの、改めて確認してみるとFAXで送る必要がなかった」というケースもありました。

改めて「何のために送るのか」「他の手段に代替できないか」を確認することも大切といえます。

FAX業務を効率化できるサービスを検討していない

メールやチャットなどのツールや、WEB-EDIなどの企業間コミュニケーションを効率化するサービスは多くあります。FAXを使い続けるメリットがある一方、このようなサービスを検討し、導入することで業務効率化につながる可能性もあります。

もちろん企業が抱える課題や求める仕様に適しているかの判断は必要ですが、そもそもサービスを検討していない場合には、一度調べてみるのもいいでしょう。

FAX送受信をクラウド化できるサービスもあり、FAXの効率化やコスト削減を検討中の方におすすめです。

IT化が必要ないと考えている

FAXはITリテラシーが低い人でも使える点がメリットです。

一方で、ビジネスにおけるDX化やデジタル化の重要性がますます高まっている昨今において、企業内の従業員のITリテラシーを高めることは、企業にとっての課題の一つといえます。

「IT化しなくても使えるから」といった理由でFAXを使い続けている場合には、一度見直してみるといいでしょう。

FAXを廃止できない場合のデメリット

FAXを廃止できずに使い続けた場合、さまざまなデメリットが発生する可能性があります。ここでは、FAXを継続して使用するデメリットについて解説します。

政府が推進する「FAX廃止」を実現できない

「脱ハンコ」や「FAX廃止」などによるペーパーレス化を推進する流れが、社会全体に広まりつつあります。各省庁が本格的にペーパーレス化に動き出したため、FAX廃止を表明する企業が増えています。

政府がFAX廃止を推進している以上、FAXの使用シーンはますます減っていくでしょう。それにより、今後の公的な手続きをする際に支障が出る可能性があります。

社会や競合他社に後れをとる

インターネットの普及やIT技術の発達により、社会はデジタル化へと移行しています。間違いなく、今後もFAX廃止の動きが頻繁に行われるはずです。

FAXを使い続ければ、デジタル化の波に乗り遅れるだけでなく、競合他社に後れをとる可能性があります。デジタル化への切り替えが遅れれば、その遅れを取り戻すために、さらなる労力やコストが必要になるでしょう。

テレワークやリモートワークに対応できない

近年、感染症対策や災害時に備えて、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。しかし、FAXを使用する場合、FAXの受信や内容確認のために出社する必要があるため、テレワークやリモートワークに対応できません。

また、FAX廃止を機に、業務改善を行うきっかけを逃してしまいかねません。

FAXの代替策やFAXを廃止する方法とは？

FAXを他の手段に代替する場合や廃止する場合、どのような流れで行えばいいのでしょうか。以下の記事に、具体的な方法を解説していますので参考にしてください。

FAXを廃止できないならクラウドFAXサービスがおすすめ

ゼロベースでの業務の見直しが必要なケースや、顧客や取引先から理解を得られないケースでは、FAXの廃止は難しいでしょう。

どうしてもFAXを廃止できない場合は、「クラウドFAXサービス」の導入がおすすめです。

FAXを廃止できない顧客や取引先は従来通り、FAXで送受信できるため、相手側に迷惑をかけずに自社の業務効率の向上を図れます。

クラウドFAXサービスとは

クラウドFAXサービスとは、受信したFAXを電子化し、クラウドサーバー上に保管し、WEB上で送受信できるサービスです。クラウド型FAX受信サービスやインターネットFAXとも呼ばれています。

サービスによっては、送信元情報に基づく自動仕分け機能や、画面上で捺印やメモができる機能、フォルダやステータス管理ができる機能など、業務を効率化できる機能を備えており、業務の効率化を図れます。

クラウドFAXサービスの特徴

クラウドFAXサービスの特徴は、インターネット環境があれば、どこからでも利用可能な点です。

通常のFAXに比べて用紙が不要なため、ペーパーレス化はもちろん、送受信業務の手間を省けます。既存の管理システムと連携すればFAXデータを自動で読み込めるため、さらなる業務の効率化につながります。

クラウドFAXサービスが向いているケース

クラウドFAXサービスは、FAXの廃止ができないケースだけでなく、FAX業務の効率化やテレワークの実現を目指している場合に有効です。

たとえば、FAXを送受信する度に作業の手を止めて席を離れるのが面倒なケースや、受信したFAXのファイリングや保管、進捗管理が大変といったケースにおすすめです。

まとめ

FAXの廃止は自社の問題だけでなく、顧客や取引先との関係も考慮しなければなりません。

FAXを廃止すればさまざまなメリットは得られますが、顧客や取引先の信頼を失ったり、ゼロベースの業務の見直しが必要になったりと、デメリットのほうが大きいケースも少なくありません。クラウドFAXサービスを導入すれば、これらの問題を解決できます。

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