FAXのPDF化とは?FAX電子化によるメリット・方法や導入事例など詳しく紹介

2020/11/20

FAXのPDF化とは?FAX電子化によるメリット・方法や導入事例など詳しく紹介

FAXのPDF化とは、FAXを紙ではなく電子データとして受信することをいいます。受信したFAXをスキャンすることなく電子化できるので、ペーパーレス化を推進したい企業におすすめです。この記事では、FAXのPDF化を行いたい企業向けに、PDF化するメリットや具体的な方法などを紹介します。


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1. FAXのPDF化とは?


FAXをPDF化すると、FAXを紙形式ではなくPDFファイルで受信したり、PDFファイルをFAXとして送信したりできます。FAXを紙で出力することがなくなり、社内のペーパーレス化が進むでしょう。FAXを電子データとして保存して管理すれば、送られてきた紙の書類の仕分けや、整理する手間が省けます。


FAXをPDF化するためには、大きく2つの方法があります。複合機の機能を利用する方法とクラウド型のFAXサービスを利用する方法があります。

 


2. FAXをPDF化するメリット


FAXをPDF化すると、ペーパーレス化の推進、セキュリティ性や検索性の向上、タイムロスの軽減などのメリットがあります。

 


- ペーパーレス化を推進できる


従来のFAXは基本的に紙でのやり取りとなるため、大量に紙を消費します。しかし、PDFデータとして管理できれば、受信データを紙で保存する必要はありません。また、送信するときもPDFデータからFAXを送れるため、書類を紙に印刷しなくてもよくなります。そのため、FAXでのやり取りが多い企業であれば、紙の消費量を大幅に減らせるでしょう。


参考記事: ペーパーレスとは?メリット・デメリットや導入時のポイントなどわかりやすく解説

 


- 情報漏洩リスクを回避できる


紙形式の書類は、どうしても紛失のリスクがあります。処分するときも、シュレッダーをかけないとごみから情報が流出してしまうかもしれません。FAXでやり取りする書類は、機密情報や個人情報などが含まれていることがあり、情報漏洩すると取り返しがつかないものも多いです。


社内パソコンのセキュリティ対策を行ったうえで、FAXをPDF化して電子データで管理すれば、情報漏洩リスクを下げられます。

 


- 検索性が向上する


電子データで管理しておけば、書類の種類やタイトルでパソコンから検索して参照できます。OCRソフトを導入すれば、PDF内のテキストも検索可能です。一つひとつ書類を手に取り、目を通して探さなくても済むため、検索性はかなり向上します。また、場所を選ばず書類を確認できるため、テレワークのときにも便利です。

 


- タイムロスの軽減および生産性の向上を図れる


PDF化すると書類を探す時間を大幅に減らせます。また、FAXを送受信するたびに、コピー機やFAXがある場所まで移動する必要もありません。書類を印刷して送信する手間、書類を受信してまとめる手間がなくなります。紙でのやり取りがなくなることで、FAXにまつわるタイムロスを軽減できるようになるでしょう。無駄を削減できれば生産性の向上につながります。

 


3. FAXをPDF化する方法


FAXをPDF化する方法として、クラウド型のFAXサービスを使う方法と複合機のPDF化機能を使う方法があります。ここでは、それぞれどのような方法か詳しく解説します。


 


- クラウド型のFAXサービスを使う方法


クラウド型のFAXサービスは、受信したFAXを電子データ化し、クラウドサーバに保存します。インターネット環境さえあれば、社内でも外出先でもFAXの閲覧や編集、保存、送信が可能であることも特徴です。FAXを送受信するためだけに出社する必要がなくなるので、テレワークを推進したい企業にぴったりでしょう。


また、送信時には、契約しているサービス提供会社のシステムを経由して送信するものが多いです。PDFファイルを送信すると、サービス提供会社側のシステムがFAXとして相手へ送るという仕組みです。


サービス提供会社と契約するだけで使用できるため、複雑な設定や工事が不要で利用開始できるサービスが多いです。


参考記事:FAXをクラウドで利用するには?メリットや注意点、選ぶ時のポイントなど紹介します

 


- 複合機のPDF化機能


FAX機能がついているような業務用の複合機であれば、PDFファイルをFAXとして送受信できるものが多いです。複合機とパソコンを接続し本体の設定を行えば、パソコンからの操作でデータの受信や送信ができます。


複合機でFAXをPDF化するための設定方法は、それぞれの機種やメーカーによって異なります。それぞれの機種のマニュアルに従って設定しましょう。


複合機はFAX以外にも、コピー、プリンタ、スキャナなどさまざまな機能があるため、操作が難しいかもしれません。また、本体サイズが大きく、導入コストやメンテナンス費用も比較的高額です。そのため、FAXのPDF化以外の目的で複合機を必要とする業務がある企業におすすめします。

 


4. FAXのPDF化ならクラウド型FAXサービスの「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ


FAXのPDF化ならクラウド型FAXサービスの「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は数あるクラウド型FAXサービスのひとつです。専用アダプタを既存のFAX回線に設置するだけで、受信したFAXをPDFデータに変換し、クラウドサーバに自動で連携します。利用者はクラウドサーバにアクセスして、受信したFAXの閲覧、編集や返信をする仕組みです。


 


- 複合機のPDF化機能との比較


FAXを受信して、複合機の機能でPDF化する場合、複合機メーカーによっては、受信したファイル名がランダムに採番されることがあります。その場合、パソコンからファイル名の変更や整理をしなければなりません。そのため、利用者側でファイル管理をしておかないと、いちいちファイルを開いて中身を確認する必要があります。


FNX e-受信FAXサービス」なら、受信したFAXの自動仕分けやコメント追記機能などがあり、FAX番号や取引先名で簡単に検索もできます。ステータス管理機能もついているため、それぞれのFAXの進捗状況を簡単に設定し、チーム内で共有できます。コミュニケーションをとる機会が減ってしまうリモートワークでも、スムーズに業務を進められるでしょう。


また、新たにクラウド型FAXサービスを導入した場合、既存のFAX番号が変わることがほとんどです。しかし、「FNX e-受信FAXサービス」は今お使いのFAX番号が変わらないため、取引先にFAX番号変更を知らせる工数が一切かかりません。

 


5. FAXのPDF化|導入事例のご紹介


FAXをPDF化している企業は数多くあります。そのなかから実際の導入事例を3つ紹介します。

 


- 業務効率の劇的な向上による働き方改革の実現|株式会社東京ダイヤモンド工具製作所


株式会社東京ダイヤモンド工具製作所では、見積もりの提示、注文書の受け取りという業務プロセスを顧客ごとに行っています。顧客の3分の1はFAXを使用して注文書を送るため、FAXの送受信、書類の整理には多大なる時間と手間がかかります。


また、営業担当者が受け取った依頼書や注文書をみるためには、外出先にいても帰社する必要があり、非効率的でした。膨大なFAXでの注文書を仕分け、担当者に渡すという業務が必須で、繁忙期には対応が翌日に持ち越されることもありました。


FAXのPDF化を導入したところ、FAXを仕分けし担当者に渡す手間がなくなり、担当者は受信してすぐに書類を確認できるようになりました。


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- FAX受注の電子化で顧客対応のクオリティー向上|株式会社ヨネキン


株式会社ヨネキンの取引先は850社を超え、発注書や注文書の7~8割はFAXで届いていました。1日あたり200~300枚にものぼるFAXが届き、その仕分けに毎日1時間以上かかっていました。


土日に稼働している取引先も多く、休み明けの月曜日は大量のFAXを処理することから始まっていました。また、顧客から発注書や注文書の確認を依頼されると、その都度大量のFAXから該当書類を探さなければならず、回答までに時間がかかることも大きな課題でした。

 

FNX e-受信FAXサービス」を導入したところ、仕分けにかかる手間や書類を探す時間を大幅に減らせるようになりました。


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- ファイリング・管理の手間を大幅カット|YKアクロス株式会社


YKアクロス株式会社は日本全国に20以上の支点や営業所をもつ会社です。業務上、頻繁にFAXを送受信するため、受信するFAXの枚数はひとつの部門だけで1日平均80枚、1カ月で約1500枚にものぼりました。受け取る書類の種類も、発注書、納期回答、出荷伝票、納品書などさまざまです。


FNX e-受信FAXサービス」導入前は、FAXを受信するたびに複合機に取りに行かなければならず、そのために電話応対ができないこともありました。受け取ったFAXをファイリングするだけでも、毎月40時間はかかっていたそうです。


受信したFAXのPDF化により、ファイリングが不要になり、受信した書類の分類や整理にかかる時間は大幅に減りました。


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6. まとめ


FAXの送受信や管理に手間や時間がかかっている企業には、FAXのPDF化をおすすめします。PDF化により、FAXで送られてきた書類を電子データで管理でき、書類の仕分けや整理にかかる時間を大幅にカットできます。


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。貸与する専用アダプタを既存のFAX回線に設置いただくだけで、FAXの送受信、閲覧、編集、保管をクラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。

クラウド型FAXサービスの導入をお考えなら、ぜひお問い合わせください。


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