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FAXをクラウドで利用するには?メリットや注意点、選ぶ時のポイントなど紹介します

2020/10/20

 FAXをクラウドで利用するには?メリットや注意点、選ぶ時のポイントなど紹介します

日々の受発注業務をFAXで行う場合、大量に受信するFAXへの対応と管理に悩まされている企業も多いのではないでしょうか。クラウドを利用したFAXとは、紙を電子化に置き換えることで場所に制限されない送受信や容易な保管・検索機能により、業務効率化とコスト削減を可能にするシステムです。


この記事では、FAXをクラウドで利用する仕組みやメリット、導入時の注意点などを解説します。一部のクラウド型FAXは既存のFAX番号を変えることなく容易に導入が可能です。業務効率化やコスト削減、リモートワークへの対応を検討している企業のご担当者様は、ぜひ参考にしてください。


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1. FAXをクラウドで利用するとはどういうことか


ここでは、FAXをクラウドで利用するとはどういうことか解説します。

 


- FAXは企業間の商取引上重要なツール


電子メールやメッセージアプリの利用が増えるなか、ビジネス利用においては依然としてFAXは重要なツールとしてシェアを失っていません。手書きを含めて即座に文書をやり取りできるメリットは、紙のFAXであってもクラウドを利用したFAXであっても同じです。企業間の商取引において、特定の企業との取引量が多い場合は、受発注等のデータをシステム間で連携させるEDI(企業間電子データ交換)の利用が多いですが、取引先数が多いにも関わらず、発注頻度がそれほど多くない場合、あるいは受信側がPCの前にいることが少ない場合においては、FAX、郵送、電話等がまだまだ利用されています。この利便性は今後の企業活動においてもしばらく変わらないでしょう。

 


- FAXは紙で見る(印刷する)から、PCなどの画面で見る(電子化する)に変化


利用者側からみた従来のFAXとクラウドを利用したFAXの大きな違いは、「印刷する・紙で見る・保管する」ことと「パソコンやスマホの画面で見る・電子データで保存する」ことです。また、クラウドを利用したFAXでは、インターネット環境さえあれば、社内でも外出先でも閲覧や編集、保存、送信が可能であることも特徴です。


クラウドを利用したFAXサービスでは、クラウド上にデータが保存されています。たとえば、取引先がFAXから紙で送信したとしても、自社がクラウド型FAXサービスを利用していれば、自動的にPDFなどの画像データに変換されてクラウドサーバ上に保存されます。そのため、パソコンやモバイルなどで、どこからでも閲覧可能です。逆にPDFなどの帳票ファイルをPCなどから送信して、取引先の会社がFAXで受信し、紙に出力することも可能です。


クラウド型のFAXサービスは、送受信に①インターネット回線を利用するタイプと、②既存の電話回線をそのまま使うタイプの2種類があります。ただし、「クラウド型FAXサービス」「インターネットFAX」という言葉の定義はメーカーやサービス提供会社によって異なります。上述の①、②両方のタイプを含める場合や、①だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意が必要です。



①インターネット回線を使用するタイプ


インターネット回線を用いてFAXデータの送受信を行うタイプです。相手先FAXとの送受信処理はサービス事業者の電話回線で行うことが多いです。利用開始までは早いですが、電話番号が変わるケースが多いのが特徴です。



②既存の電話回線をそのまま使用するタイプ


既存の電話回線(FAX回線)にサービス業者が提供する小型の変換機を設置し、変換器を経由してクラウド上にデータを保存、管理するタイプです。今使っている電話番号をそのまま利用できるケースが多いのが特徴です。

 


2. クラウドを利用したFAXサービスはどのような職場環境に向いているか


クラウド型のFAXサービスはどのような職場環境に向いているのでしょうか。具体的な業務内容を挙げながら解説します。

 


- 発注書や各種帳票のやりとりをFAXで行っている職場


発注書や見積書、納期回答書など商取引に関する帳票を、日々大量に送受信している職場では、クラウド型FAXサービスを導入するメリットが大いにあるでしょう。デスクを離れず送受信が可能なうえ、自動仕分け機能があればさらにスピーディーな処理ができます。顧客満足度の向上や機会損失の低減も期待できるでしょう。

 


- 事務所外や在宅勤務でFAXを見たり、送ったりすると便利になると感じられる職場


外出や出張が多い事務所では、出先からのFAX確認が遅れるケースが多いのではないでしょうか。もしくは、内勤中の社員が届いたFAXをPDF化してメールやチャットツールで送信することで対応もできますが、社員の工数が増えてしまいます。 また、在宅勤務制度を導入している企業では、「オフィスに届くFAXを確認するために順番で出社している」ということもあるかもしれません。 クラウド型FAXサービスなら、外出先や在宅勤務中でもパソコンやスマホで、FAXを適時確認し返信できるため、対応スピードの向上や働く環境整備にもつながります。


参考記事: テレワーク導入の課題とは?5つの問題点・解決策・成功事例を紹介!

 


3. FAXをクラウドで利用(電子化)することのメリットと注意点


紙媒体のFAXをクラウド型FAXサービスでの管理に変えると、どのようなメリットがあるのでしょうか。電子化による注意点とあわせて解説します。

 


- メリット

業務の効率化


紙媒体のFAXでは、業務本来の工数以外に多くの負担が発生します。「届いたFAXを確認するためにFAX機まで移動する」「担当者や上司にFAX文書を配る」「納期回答や依頼などのコメントを手書きで追記」「返信のためにFAX機まで移動」などだけでも、かなりの工数になるでしょう。さらに、「用紙やインクの補給」「機密文書の保管・破棄」「修理やメンテナンスに立ち会う」なども意外に手間です。


FAXの電子データ化ではこれらの物理的な労力をほぼゼロにできるほか、サービスの検索機能で簡単に過去のFAXを見つけられます。問い合わせに対して少人数で迅速に対応できるようになった事例も多くあります。



セキュリティの強化


近年、セキュリティ問題の多くが、アナログに関わって発生していることがわかっています。FAXに関しては「重要文書をFAX機に置き忘れる・紛失する」「番号間違いの送信により情報漏えいしてしまう」などです。来客者によるFAX文書のショルダーハッキング(のぞき見)も意外に大きな脅威です。


クラウド型FAXサービスの利点は、ログインIDやパスワードによって閲覧者や送信者を制限すれば、容易にセキュアな職場を構築できることです。また、万が一、問題が発生した場合も、操作・送受信ログで追跡できます。



働き方改革の推進


クラウド型FAXサービスはインターネット環境さえあれば、どこでもFAXを送受信できます。リモートワークにおいても、社内と同じ手順で取引先からのFAXを受け取り、送信できます。社外や他拠点、自宅からでもFAXの送受信が可能になるため、緊急事態(災害・停電など)における事業継続計画(BCP)としても有効です。


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経費削減や管理のしやすさ


ペーパーレス化によってFAXの用紙代やインク代などの消耗品の費用の節約ができます。また、FAX機の数や文書保管場所を減らしてリース料や固定費を抑えることも可能です。導入した企業のなかには、クラウド型FAXサービスの導入によって、過去の書類の保管用に借りていた倉庫を解約し、大幅なコスト削減を達成できた企業もあります。


保存された書類はクラウド上にあるため閲覧・検索がしやすく、容量・件数の範囲内でサービス会社が保管するため管理も容易です。また、文書管理やセキュリティ対策に必要な人件費の削減が見込めます。

 


- 注意点

インターネット環境が必要


クラウド型FAXサービスかインターネットFAXのいずれのタイプを導入するにしても、インターネット環境は必要です。インターネット環境がない企業は少ないですが、無線回線の構築や有線の引き回しなども検討しておく必要があります。



FAX番号が変わる場合がある


インターネットFAXの場合は、サービス業者が指定するFAX番号を使わなければなりません。導入する場合は取引先や顧客への周知を徹底し、迷惑がかからないように気を付けましょう。一方、既存のFAX番号を使えるクラウド型FAXサービスは導入ハードルが比較的低いと言えます。



見落としや削除に注意が必要


クラウド型FAXサービスでは全てが画面上の確認、操作になるため、見落としや誤操作による削除などに注意が必要です。難しい操作はありませんが、パソコン操作に不慣れな従業員がいる場合は、必要に応じて研修を実施しておきましょう。

 


4. クラウドを利用したFAXサービスにはどのようなタイプがあるか


一口にクラウド型FAXサービスといってもさまざまなタイプがあります。既存のFAX機に小型のアダプタをつけるだけで簡単に導入できるものや、大量の送受信がしやすいもの、自動でテキスト加筆やスタンプ押印をして返信ができるものなど製品・サービスごとに特徴があります。また、通信会社が運営するサービスでは、受信無料を強みにしているところもあります。いくつかの製品を検討し、自社にあったサービスを選びましょう。

 


5. クラウドを利用したFAXサービスを選ぶ時のポイント


クラウドを利用したFAXサービスを選ぶ時のポイント

ここでは、クラウド型のFAXサービスを選定する際の重要ポイントを解説します。

 


- 保存容量がどれくらいあるか


サービスによって異なりますが、送受信の件数や期間で制限を設けていることが一般的です。業務形態や社内規定に応じて十分な保存容量・期間があるか確認しましょう。セキュリティ上、送受信や操作の履歴を残したい場合はログ容量もチェックしておきます。

 


- FAX番号が変わるか、変わらないか


FAX番号が変わると顧客や取引先、関係部署への連絡が必要になります。もし、周知されていなければトラブルやクレームが発生することが予想されます。必要に応じて、運用が安定するまで新旧システムを同時稼働させることも検討しなければなりません。


また、番号の連絡ミスにも注意が必要です。違う部署にFAXが届く程度なら被害は少ないですが、全く違う宛先に機密文書や個人情報付きの文書を送信して、大きな問題につながった事例もあります。

 


- 設置費用や、料金形態の確認


クラウド型FAXサービスを導入すると、多くの場合、初期費用(イニシャルコスト)とサービスの利用料金(ランニングコスト)がかかります。利用料金は月額固定や枚数ごとの従量課金制など、製品・サービスによってさまざまです。自社の業務体系、送受信枚数に応じて、適切な製品・サービスを選ぶといいでしょう。

 


- 設置~利用開始までにどれくらい時間がかかるか


すぐに使えるかどうかは重要なポイントです。特に毎日大量のFAXを受信している部署の場合は最重要の検討項目になります。運用までの負担をできるだけ抑えたい場合、専用アダプタを追加するだけのクラウド型FAXサービスが最適です。

 


- 部署、拠点単位のスモールスタートが可能か


サービスを導入する場合、「うまくいかなった場合」のことを考えることは重要です。クラウド型のサービスのメリットの1つは、うまくいかなった場合にすぐ解約できること、と言われています。クラウド型FAXサービスも全部署・全拠点で一斉導入ではなく、一拠点・一部署から導入でき、使用感や運用ルールの整備を確認できるサービスを選ぶといいでしょう。

 


- その他、自社に必要と感じる機能があるか


クラウド型FAXサービスかインターネットFAXのいずれのタイプを導入するか決めたら、自社に必要な機能があるかチェックします。たとえば、送受信履歴の保存機能やフォルダ作成機能や自動振り分け機能、テキストや定型文の差し込み機能などです。


また、日付印の挿入やメモ・図形・付箋の追加機能などは、リモートワークをスムーズに進めるうえで、便利に活用できるのではないでしょうか。一部のサービスには「回答済み」「見積もり中」などのステータス管理機能を実装しているものもあり、ワークフローの見える化・効率化も見込めます。


 


6. まとめ


ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。貸与する専用アダプタを既存のFAX回線に設置いただくだけで、FAXの送受信、閲覧、編集、保管をクラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。

クラウド型FAXサービスの導入をお考えなら、ぜひお問い合わせください。


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