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FAXの誤送信対策|インターネットFAXの導入で誤送信やセキュリティ対策を

2020/09/24

 FAXの誤送信対策|インターネットFAXの導入で誤送信やセキュリティ対策を

業務上、毎日大量のFAXを受発信している企業もあるでしょう。このような職場では、電話や複合機などでの手動送信において、誤送信が発生してしまうことも少なくありません。0(ゼロ)発信とは、誤送信を発生させる原因のひとつです。この記事では、FAXの誤送信の主な原因、0発信とは何か、誤送信を防ぐ対策などを解説しています。誤送信のリスクを解消するための参考にしてください。


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1. 誤送信の主な発生原因


ここではFAXを誤送信してしまう主な原因について解説します。

 


- 短縮番号の押し間違い


人の操作ミスによる誤送信は少なくありません。隣の短縮番号を押してしまったり、勘違いで間違ったボタンを押してしまったりして誤送信が発生します。操作が簡単なため、ミスしたことに気づきにくいのもこうした間違いの特徴です。短縮番号は、誤送信防止のための手段でもありますが、これが裏目に出てしまった経験を持つ人も多いのではないでしょうか。

 


- アドレス帳の登録ミス


アドレス帳は送信先を呼び出して簡単に送信できるのが便利ですが、登録段階で間違えることもあります。登録ミスの主な原因は「入力ミス」「相手からFAX番号を聞き間違える」「社内の連絡(転記)ミス」などです。誰かが間違いに気づかない限り、誤送信が続いてしまうため被害が拡大する恐れもあります。

 


- 0発信忘れ


「0」を付けて発信するのを忘れて、違う相手に送信されることもあります。たとえば、「0-03-1234-5678」と0発信で外線に切り替えてからFAXを送信するべきところ、0を抜かしてしまった場合です。この例では03の0で外線に切り替わり「3123-4567」と最後の8が切られて発信されるため、市内(区内)にこのFAX番号があれば誤送信されます。0発信に慣れない人や社外の人がFAXを送るなどして情報が流出するケースはめずらしくありません。

 


2. FAX送信するときの0(ゼロ)発信とは?


ここでは「0(ゼロ)発信」という仕組みをよく知らない人に向け、0発信とは何か、なぜ使われているのかなどを解説します。

 


- 0(ゼロ)発信とは?


0(ゼロ)発信とは、外線をかけるときに、電話番号の前に「0」を付けることです。家庭用の電話では不要ですが、内線や転送機能を持つビジネスフォンで使用されています。ビジネスフォンは、まず内線につながるため、0を押して外線に切り替える必要があるからです。外線ボタンを押して外線をかけるのが一般的ですが、0ボタンを使う人もいます。

 


- 0(ゼロ)が行われるようになった背景


0発信が使われるようになった背景には、「黒電話」が関係しています。黒電話はダイヤル式になっているため、0を回すことで外線に切り替えていたのです。それが現在のビジネスフォンにも引き継がれています。黒電話のころは社内に大型の交換機を設置していました。現在は小型・多機能になり、名称も主装置に変わっています。

 


- 0(ゼロ)発信する理由


0発信をする理由は外線に切り替えるためです。0を付けると、その信号が主装置に伝わり、内線から外線に切り替わります。電話がかかっていないときにビジネスフォンの受話器を取ると、通常「ツ・ツ・ツ」と内線トーンが聞こえるはずです。これが0発信をすると「ツー」という外線トーンに切り替わります。



特番とは?


特番とは「0」「1」「*」「#」などを先頭に付けることで特定の機能を実現することです。警察の電話番号「110」や消防・救急車の「119」とともに、0発信は代表的な特番のひとつです。導入している主装置やPBX(構内交換機)の種類によっては、特番によって多くの機能を実現できます。



外線発信が特番0(ゼロ)となった背景


外線発信に0が使われているのは、ダイヤル式電話からの慣習です。ビジネスフォンの初期設定は0になっているので、ほとんどの企業はそのまま使います。別の番号に外線発信を割り当てることもできますが、一般的な企業では、特にメリットはありません。

 


- 家庭用の電話では0(ゼロ)発信が不要な理由


家庭用電話機は直接、電話回線(外線)につながっているため、0発信が不要です。一方、企業のビジネスフォンは、通常、交換機で内線につながっているため、外線をかける場合は0発信によって外線に切り替えます。

 


- 0(ゼロ)以外の番号でも外線にかけられる


前に述べたとおり、外線発信用の特番を初期設定の0以外に設定することもできます。ビジネスフォンでは「外線ボタン」があるため、使いにくい場合はこのボタンを使えば特に問題はないでしょう。どうしても外線切り替えが面倒な場合は、ビジネスフォンと主装置の業者に依頼して、受話器を上げた時点で外線をつながるようにすることも可能です。

 


3. 0(ゼロ)発信が必要なFAXとは?



電話以外に主装置に接続されることが最も多いのはFAXです。FAXごとに電話番号を割り当てるとコストが高くなるため、主装置経由で外線につなぐケースが多いからです。また、規模が大きい企業では、距離が遠い他部署に内線でFAXするのが便利なこともあり、0発信による外線・内線の切り替えを使っています。


自社内でどのFAXが0発信しなければならないか、今一度チェックしてみてはいかがでしょうか。

 


4. 複合機のFAX機能における0(ゼロ)発信


複合機のFAX機能における0(ゼロ)発信

ここでは0発信が必要な複合機のFAX機能を解説します。

 


- 複合機におけるFAX機能の仕組み


職場でFAXの送受信のために複合機を使うのは一般的でしょう。複合機をFAXとして使うには2通りの方法があります。


1つは、主装置の外部電話ユニットと複合機を接続する方法です。もうひとつはインターネットFAXによる送受信の方法です。インターネットFAXではデータを複数の宛先に配信したり、受信したFAXを電子化できるなど便利な機能があります。

 


- 複合機のFAXも0(ゼロ)発信が必要


主装置からみれば、複合機も電話も変わりません。初期設定においてはどちらも内線につながっているため、通常0発信が必要です。ただし、複合機で内線をかけることはないため、主装置側で自動的に0発信するように設定することもできます。この場合、いちいち0を押す必要はありません。

 


- 0(ゼロ)発信を忘れて発生したFAX誤送信


複合機では0発信を自動にしていることがあるため、知らない人が忘れてしまうことは大いに考えられます。複合機においても0を省略して「03-1234-5678」などと送ると、「3123-4567」で送られるため、仮に市内電話にこのFAX番号があれば誤送信されてしまいます。


情報漏えいのリスクがあるほか、送ったつもりでいても送るべき相手に届いていない状態になり、迷惑をかけることもあるでしょう。

 


5. インターネットFAXの導入で誤送信やセキュリティ対策


誤送信防止やセキュリティ対策にはインターネットFAXの導入が効果的です。ここではインターネットFAXの機能がセキュリティ対策になる理由について解説します。


 


- 基幹システムからの直接FAX送信で誤送信防止


受発注システム、販売管理システムなど基幹システムとデータ連携してFAXを送信するようにすれば、誤送信を防止できます。プリンタで出力したりFAX番号を入力して送信したりすることなく、基幹システムからのデータ連携で送信することで、押し間違い・操作ミスなどのヒューマンエラーをなくすことに繋がります。

そのため、FAX自動配信サービスの検討時には、既存の受発注システム、販売管理システムとの連携可否に注目して選ぶことをおすすめします。


参考記事: FAX配信サービスとソフトウェアの連携による自動化・効率化

 


- 送受信データのエビデンスを残す


インターネットFAXでは送受信の記録(日時・宛先・送達結果・実際に送った原稿データなど)がサーバー上に残ります。システムによっては、承認者が許可しない限り送信が実行できない機能も利用できます。個人情報や機密情報を扱う職場では、インターネットFAXを導入することでセキュリティを高められるでしょう。

 


- 原稿を放置し第三者の目に触れる可能性を摘む


インターネットFAXではデジタルデータを直接送信できます。このため、資料や原稿などをFAX付近に放置することで情報流出や紛失につながるリスクがなくなります。多くの人が出入りしている職場の場合、のぞき見によって重要案件や部外秘の情報などが漏れてしまうこともあり得ます。第三者の目に触れるリスクを減らせるのは、インターネットFAXのメリットのひとつです。


 


6. まとめ


FAXの誤送信は単純なミスともいえますが、人が操作する以上、いつ発生してもおかしくない、「防ぎにくい失敗」といえます。基幹システムとの接続やインターネットFAXの活用で抜本的な対策を取りましょう。


ネクスウェイはインターネットFAXの分野で業界最大手、国内サービスによる安心の運用サポートとサービスの安定性に定評があります。納期回答書や支払通知書などのデータ送信と同時にFAX送信を完了させるなど、業務効率化・セキュリティ対策・ペーパーレス化に役立つ機能を備えています。日々のFAX送信で誤送信のリスクを抱えている企業は、ぜひご活用ください。


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