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テレワーク導入に伴う環境整備について|必要になる環境整備の例や助成金など紹介します

2020/09/15

 テレワーク導入に伴う環境整備について|必要になる環境整備の例や助成金など紹介します

テレワークに必要な環境の整備について悩んでいる企業も多いでしょう。テレワークの環境整備には、ICTツールやセキュリティ対策などが必要です。他にも、既存の電話やファックス(FAX)への対応なども必要になります。この記事では、テレワークの環境整備、テレワークが社員・企業にもたらすことや助成金についても紹介するため、参考にしてください。


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1. テレワークとは


テレワークとは、政府が推進する働き方改革の施策の1つです。ワークライフバランスの充実や柔軟な働き方に注目が集まったことにより、ここ数年で取り入れる企業が増えてきています。また、コロナ禍の影響もあり、感染症対策として早急に取り入れる必要も出てきているのです。


日本テレワーク協会によると、テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用した時間や場所に左右されない柔軟な働き方と定義されています。「遠距離」「離れたところ」などを意味するテレ(tere)と、「働く」を意味するワーク(work)を組み合わせた造語です。企業に勤務している状態で行うテレワークのスタイルは、主に以下の3つが挙げられます。


参考:一般社団法人日本テレワーク協会

 


- モバイルワーク(リモートワーク)


モバイルワークとは、顧客先での待ち時間や移動中、カフェなどで業務を行う働き方です。オフィス以外の場所で働くこと全般を、リモートワークと呼ぶケースもあります。すき間時間を活用できるため、時間を有効活用できます。

 


- 在宅勤務


在宅勤務とは、自宅で業務を行うスタイルです。パソコンとインターネット、電話などで、お客様や他の社員と連絡を取り合います。テレワークの中ではもっともメジャーで、育児や介護などとの両立がしやすい働き方として知られています。

 


- 施設利用型勤務(サテライトオフィス勤務)


施設利用型勤務とは、自社オフィス以外の場所に設けられた小さなオフィスで業務を行います。サテライトオフィス勤務とも呼ばれており、レンタルオフィスやスポットオフィスなどを活用することが一般的です。

 


2. テレワークがもたらすこと


テレワークは、場所を問わずに業務にあたれることから、さまざまなメリットを社員や企業にもたらすといわれています。

 


- 社員にもたらすこと


テレワークを導入することで、ワークライフバランスの充実が図れます。また、通勤時間が削減されることもメリットです。特に、満員電車で通勤する場合や遠方から通勤している場合は、通勤時の疲労がなくなり、ストレスも軽減されます。

 


- 企業にもたらすこと


テレワークの導入は、人手不足の解消につながります。オフィスから離れた場所に住んでいても問題なく働けるため、これまでアプローチできなかった層の雇用を獲得でき、育児や介護などを理由とした離職を防ぐことも可能です。オフィスで勤務する社員を減らすことでオフィス面積の縮小や備品削減、通勤手当削減などのコスト削減も期待できます。

 


3. テレワーク導入時に必要になる環境整備の例


テレワーク導入時に必要になる環境整備の例

テレワーク導入には、環境整備が必要です。適切なICTツールの導入など、企業側が準備する必要が生じるものがあるため、以下で詳しく紹介します。

 


- 社内システムや機器の整備


テレワーク導入時には、社内システムや機器の整備などが必要です。どのようなシステム、機器を整備する必要があるのでしょうか。



セキュリティ対策


テレワークを導入する際に、しっかりと整備しておきたいことがセキュリティ対策です。オフィス以外の場所で業務をすることになるため、対策を取らないままだと、不正アクセスによる情報漏洩やデータの書き換えといったトラブルが起こる可能性が高まります。企業の財産である情報を守るために、セキュリティ対策を行いましょう。



VPNやクラウドサービスの導入


VPNやクラウドサービスの導入も検討しましょう。テレワークでは、情報共有やデータの保存先などを確保する必要があります。VPNとはVirtual Private Networkの略で、仮想の専用線のことです。VPNを利用することで、プライベートネットワーク上で、安全な経路を用いた情報のやり取りが可能になります。


また、クラウドサービスなら、クラウド上でデータを管理できるため、万が一のPC紛失や盗難時の情報漏えいリスク低減やセキュリティ対策にもつながります。また、個人のクラウド上にデータを保管することにより、チームでの共有もしやすくなるでしょう。



WEB会議システムツールの導入


WEB会議を行う場合には、WEB会議システムツールを導入しましょう。専用アプリが必要ないツールや招待URLを送るだけで参加してもらえるツールも多いため、取引先や自社の社員間で簡単にWEB会議が行えます。



テレワークで必要になる機材等の用意


テレワークでは、パソコンだけでなくさまざまな機材が必要になります。例えば、モニターやプリンター、頻繁にWEB会議を行う場合には会議用のヘッドセットマイクなどがあるといいでしょう。



既設の電話、ファックス(FAX)への対応


オフィスに出勤する社員が減ることで、オフィスにかかってくる電話やFAXへの対応が滞るケースもあります。そのため、電話の自動応答システムや転送システムの導入を検討することが必要です。詳しくは、後述する テレワーク時のFAX環境整備の懸念点や解決方法の項目を参照してください。

 


- 社員に対しての整備


システム面だけでなく、社員に対しての整備も重要です。社員に対してどのような整備が必要なのか、解説します。



社員に対するサポート体制を整える


テレワークを導入するにあたって、セキュリティやシステムの使い方などを社員に教育する必要があります。例えば、セキュリティ研修やシステムの説明会などを行うとよいでしょう。テレワークをどう行うのか、しっかりとサポートすることが重要です。



社内ルールの見直しを実施


テレワークは従来のオフィスで業務を行う働き方とは異なるため、労務管理の見直しや新しいルールの作成も必要になります。例えば、労働時間の管理やテレワークで必要になる設備、自宅の通信回線や光熱費などの取り扱いについて規定するとよいでしょう。人事評価や就業規則の変更なども必要です。



どうしても通勤する必要のある人への対応


テレワークで対応できる仕事もあれば、テレワークでは対応できない仕事もあります。オフィスに出勤しなければできない業務を行うために通勤する人への対応も考えましょう。

 


4. テレワーク導入を支援してくれる助成金


パソコンの購入費用などを助成してくれるテレワーク導入支援助成金があります。ただし、助成金の種類によって内容が異なります。また、申請が混みあっており、支給まで時間がかかるケースもあるため注意しましょう。支給前にできる範囲で整備し、追って助成金を活用することもいいでしょう。


※参考: 一般社団法人 日本テレワーク協会ホームページ

 


- 経済産業省「IT導入補助金」


ITツールを導入するための助成金で、費用の2分の1、最大で450万円まで補助されます。サービス業やIT関連、小売業などだけでなく、製造業や建設業など幅広い業種に対応しています。


※参考: 一般社団法人サービスデザイン推進協議会ホームページ

 


- 厚生労働省「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」


テレワーク用の通信機器導入、専門家によるコンサルティング、担当者や社員に対する研修費用などの補助が受けられる助成金です。最大で、100万円まで補助されます。


※参考: 厚生労働省ホームページ

 


- 東京都「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」


パソコンやタブレット、VPNルーターなどの機器購入費用、クラウドサービスなどの利用料などの補助が受けられる助成金です。最大で、250万円まで補助されます。


※参考: 東京しごと財団ホームページ

 


5. テレワーク時のFAX環境整備の懸念点や解決方法


急に、在宅勤務やリモートワークを行わなければいけないケースもあるでしょう。しかし、FAXで受注を受け付けたり請求書を送ったりと、さまざまなやり取りをしている企業も多くあります。


FAX受発注業務を在宅で行うにはどうしたらよいのかわからない、対応に困っているという企業の担当者も少なくありません。在宅でFAXへの対応が可能か、どのような解決方法があるのかを、詳しく紹介します。


参考記事: テレワーク導入の課題とは?5つの問題点・解決策・成功事例を紹介!

 


- 懸念点


テレワークの際に、FAX対応でどのような懸念点があるのかを紹介します。



在宅ワークやリモートワークでFAXの確認ができない


急な在宅ワークやリモートワークによって、FAXの確認ができずに困ってしまうケースがあります。自宅やサテライトオフィスから受発注業務を行う方法があるのか、ある場合どうすればいいのか悩んでいる人も多くいます。



ファイルサーバにFAXを保管したが、検索や内容確認がしにくい


既存の複合機の機能を利用し、FAXをPDF化してファイルサーバに保管し、在宅でもFAXが確認できるように整備した企業もあるでしょう。しかしながら、そのような場合、ファイルサーバ内のFAXの検索や内容確認などが難しく、余計な工数がかかってしまうこともあります。通常のFAXの受発注をするような感覚で業務をしたいという要望も多いのです。



今使っているFAX番号は変えたくない


在宅勤務やリモートワークでFAXの受発注をする際に、クラウドFAXサービスを検討することもあるでしょう。しかしその場合、ネックになるのがFAX番号です。多くのクラウドFAXサービスは、新たなFAX番号に変わってしまうため、今使っているFAX番号が使えなくなります。今使っているFAX番号のまま電子化したい、FAX番号を変えずにリモートワークでFAXを確認する方法はあるのかどうか悩んでいる人も少なくありません。



全社一括導入はハードルが高い


多くの企業では、複数台の複合機・FAX機を利用しているでしょう。多くのFAX電子化サービスは複数の複合機に対して一斉に電子化を行うため、全社一括の必要があります。全社一括での電子化はリスク面や準備の工数など考えるとハードルが高くなります。部署や事業所単位で、スモールスタートできる方法を探している企業も多いでしょう。

 


- 解決方法


これらの懸念点を解決するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、解決方法を紹介します。



FAX電子化サービスを利用する


上述したさまざまな懸念点は、FAX電子化サービスを導入することで解決できます。FAX電子化サービスと一口にいっても、色々な製品があり、それぞれに特色があります。


例えば、送信された内容をFAX本体(複合機)に経由させ、ファイルサーバに自動で転送・保管するタイプなどです。しかし、保管されている中から必要なものを検索して取り出すことが難しい、ファイルを開かないと内容がわからないなどの問題点もあるため、注意しましょう。


またFAX番号を変わらず使用できても、転送費用がかかる場合もあるため、コスト面で問題になることもあります。



FAX自動受信クラウドサービス「FNX e-受信FAXサービス」をご紹介します


「FNX e-受信FAXサービス」は、クラウド型のFAX電子化サービスです。すぐに利用できることが特徴で、専用アダプタをFAX回線に設置するだけで利用でき、専用アダプタのレンタル料は、月額費用に含まれています。アダプタを設置するだけで、電子化したFAXデータがクラウドサーバ上に保管されるのです。


インターネットにつながっているパソコンさえあれば、自宅やサテライトオフィスからでもFAXの閲覧や編集、返信が可能です。また、FAXの自動仕分けやコメントの記入といった基本的な機能だけでなく、スタンプ押印やステータス管理など機能が充実しています。オプション申込や追加料金なしで、現在使用しているFAX番号がそのまま使えることもメリットです。


FAX回線単位で導入することになるため、試験的に1部署限定で導入してみるなど、スモールスタートにも向いています。その後、導入する部署などを増やしていくといった対応も可能です。


参考記事: 【図解】クラウドFAX受信サービスとは?メリットを徹底解説!


 


6. まとめ


テレワークを導入するには、社内のシステムや機器の整備、社員へのサポート体制やルールの見直しなど、さまざまな環境整備が必要です。また、在宅でFAXに対応するシステムを整えておくことも重要になります。


ネクスウェイでは、FAX電子化サービスを提供しています。受発注業務に特化したサービスで、クラウド型のため、すぐに始められることがメリットです。また、現在使っている番号をそのまま利用でき、番号変更通知なども必要ありません。テレワークの導入をお考えなら、ぜひお問い合わせください。


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