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ペーパーレスとは?メリット・デメリットや導入時のポイントなどわかりやすく解説

2020/09/03

ペーパーレスとは?メリット・デメリットや導入時のポイントなどわかりやすく解説


ペーパーレスとは、資料などをデジタル化して紙の使用量を少なくすることです。ペーパーレスの導入を検討している企業は増加傾向にあります。


この記事では、ペーパーレス導入を検討している担当者に向けて、ペーパーレスとは何か、ペーパーレスのメリットやデメリット、導入する際のポイントなどをわかりやすく解説します。


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1. ペーパーレスとは?


ペーパーレスとは、紙で作成し、保存していた資料などをデジタル化することです。しかし、すべてをデジタル化できるわけではなく、電子保存が認められる対象文書と認められない対象外文書が電子文書法によって規定されています。

 


- ペーパーレス化が必要な理由


ペーパーレス化は、働き方改革の対策の一つとして有効です。紙の資料の場合、オフィスでしか作業できないというデメリットがありました。しかし、デジタル化することで在宅勤務やテレワークといった多様な働き方に対応できます。


電子帳簿保存法の改正で、規制緩和が進んだことも理由です。スキャン機器の緩和や原本の破棄が可能になったことで、ペーパーレスを推進しやすくなりました。また、ペーパーレス化を進めることが温室効果ガス削減などにつながるため、環境問題への取り組みとしても重要です。

 


- ペーパーレス化できる書類・できない書類


ペーパーレス化が可能な対象文書は以下の通りです。


  • ・資料などのビジネス文書
  • ・カタログや書籍などの紙類
  • ・伝票
  • ・販促物や図面、商品サンプルなど

ペーパーレス化の対象外文書としては、以下が挙げられます。


  • ・安全の手引きなど
  • ・許可証や免許証など

現物性が高いものや緊急時にすぐに閲覧できる状態にする必要があるもの、携帯の必要があるものなどは対象外です。

 


- ペーパーレスの普及率


総務省の調べによると、ペーパーレス化を進めている企業は平成24年度時点で29.1%となっています。また、ペーパーレス化が進んでいるかというアンケートを行った結果、進んでいると答えた企業は35.3%でした。半数以上の企業においてペーパーレス化があまり進んでいないことがわかります。


※参考: 総務省|平成24年版 情報通信白書

 


2. ペーパーレスのメリット


ペーパーレスには、さまざまなメリットがあります。ここでは、メリットを詳しく紹介します。

 


- セキュリティ対策が行いやすい


紙ではなくデジタル化することで、セキュリティ対策がしやすくなります。紙の場合、簡単にコピーできたり書類が入ったカバンを置き忘れたりと、情報流出のリスクが高いのです。しかし、デジタル化しておけば、資料の重要度ごとに適切なアクセス制限をかけるなど、セキュリティ対策が行えます。

 


- BCP対策が行える


BCP とは"Business Continuity Plan"の頭文字を取った言葉で、「事業継続計画」のことです。 つまり、BCP対策とは、地震や火事、洪水などの予期できない災害に見舞われた際に、事業を継続または早期復旧するための対策のことです。紙の書類だと保管場所が災害にあった場合、紛失してしまう恐れがあります。しかし、デジタル化してバックアップをしっかり取っておけば、災害時の被害を最小限に留められるため、BCP対策の一環になります。

 


- 検索しやすい


デジタル化しておけば検索性も上がります。紙の書類の場合、保存してあるファイルを探し出し、その中から必要な書類をみつけ出すには時間がかかります。デジタル化していれば検索機能を利用できるため、簡単に探し出すことができ、工数の削減になるでしょう。

 


- 閲覧場所を選ばない


どこからでも閲覧できることもメリットです。ペーパーレス化したデータをクラウドのサービスやストレージに保存することで、オフィス以外の場所、例えば在宅勤務や外出先からでも簡単に閲覧・ダウンロードができます。

 


- 保存による劣化がない


紙で保存する場合、文字が読みにくくなったり破れたりといった経年劣化を起こすことがあります。しかし、デジタル化しておけば劣化は起こりません。そのため、長期保存が求められるような書類でも安心です。

 


- コスト削減につながる


ペーパーレス化によって、さまざまなコストをカットできます。例えば、会議資料のデジタル化により紙への印刷が必要なくなるため、インク代などの印刷コストの削減になります。また、使う紙の量を減らすことで、環境問題対策にもつながるでしょう。保管するスペースが必要なくなるため、保管コストの削減もできます。

 


- 在宅勤務・テレワークがしやすくなる


ペーパーレス化によって在宅勤務やテレワークがしやすくなることもメリットです。そもそも、テレワークはペーパーレスが前提です。業務に必要な書類がオフィスでしか閲覧できない、紙の書類でのやりとりが必要な環境では、出社が必須となり、テレワークは難しいでしょう。ペーパーレス化によって必要な書類がどこからでも閲覧可能になり、テレワークがしやすくなります。

 


3. ペーパーレスのデメリット


ペーパーレス化のデメリットも把握しておきましょう。ここでは、デメリットについて解説します。

 


- ITリテラシーの向上が必要


ペーパーレス化する際は文書をデータで管理するため、従業員のITリテラシー向上が求められます。ITの知識がない場合、例えば、無料Wi-Fiにアクセスしてしまう、誤った閲覧権限を設定してしまう、などセキュリティ面でのリスクがあるため、ITリテラシーの教育と向上は欠かせません。

 


- 作業効率の低下が生じる場合がある


デジタル機器・サービスに慣れていない従業員の場合、ペーパーレス化をしたことで作業効率が落ちるケースもあります。PCやスマホなどから閲覧する場合、資料がどこにあるかわからない、画面が見にくい、メモが取りにくいなど、不慣れなことによる不便さを感じることもあるでしょう。

 


- ネットワークの影響を受けることがある


ペーパーレス化した場合、ネットワークの影響を受けることがあります。インターネット回線の障害やシステム障害などによって、資料を閲覧できずに仕事が進まないといったトラブルが起こる可能性もあるでしょう。

 


4. ペーパーレスの導入時のポイント


ペーパーレスの導入時のポイント 

ペーパーレスを導入するときには、おさえておくべきポイントがあります。ここでは、4つのポイントについて解説します。

 


- ペーパーレスに適したモニターやタブレットを用意する


はじめに、ペーパーレスに適したモニターやタブレットを用意しましょう。ペーパーレス化に消極的な理由として、画面の見づらさや操作性の悪さなどが挙げられます。そのため、解像度が高くて見やすい大きめのモニターを設置したり、操作性が高くIT機器に不慣れな人でも扱いやすいタブレットを用意したりするといいでしょう。

 


- 無理のないステップで導入する


ペーパーレスといっても、一気にすべてをデジタル化する必要はありません。無理なくできる範囲からペーパーレスを導入しましょう。従業員や取引先の事情も考慮しながら、長期的な目線で、順次ペーパーレス化を進めることがポイントです。

 


- データベース化する


ペーパーレスの恩恵を最大限活用するためにも、書類にインデックスを設定し、データベース化すると検索性が向上するでしょう。ただし、インデックス化・データベース化には多くの手間がかかります。そのため、対象文書は最小限に限定したり、順次対応したりすることが重要です。

 


- システムを導入する


ペーパーレスのシステムを自社で構築するのは労力がかかるため、必要な機能を搭載したシステムを導入するとよいでしょう。クラウド型のSaaSサービスには、文書管理サービスやペーパーレスFAXなど、さまざまなサービスがあります。


ネクスウェイの FAX受信クラウドサービスなら、受信したFAXをPDFデータとして保存できます。部署や事務所単位での導入も可能なため、スモールスタートでペーパーレス化を始めたい場合にもおすすめです。

 


5. FAX電子化によるペーパーレス化の成功事例


ここでは、FAXを電子化したことにより、ペーパーレス化に成功した事例を2つ紹介します。

 


- 因幡電機産業株式会社 電材西日本事業部


因幡電機産業株式会社の電材西日本事業部では、1日に100枚弱のFAXが送られてきていました。そのため、顧客から問い合わせがあった場合、FAXの確認に時間がかかり電話口で相手を待たせてしまうことがありました。また、FAXの仕分けや処理の負担が大きいなどの課題を抱えていました。


FAX受信クラウドサービスを導入したことにより、受信したFAXをPCのWEB画面から確認できるようになりました。その結果、顧客から問い合わせがあった場合に、該当のFAXがすぐにWEB画面上で検索でき、回答スピードが格段に上がり、顧客満足度の向上につながったのです。また、自分が担当する顧客のFAXが、自分専用のフォルダーに自動で振り分けられる機能も活用し、FAXの仕分け時間の削減にもつなげています。

 


- 株式会社東京ダイヤモンド工具製作所


株式会社東京ダイヤモンド工具製作所では、顧客からの注文のうち、3分の1の依頼はFAXで送られてきます。そのため、営業は帰社後でないとFAXが確認できない、また急ぎの場合には事務スタッフがFAXをPDF変換して営業にメールで送るなど、余計な工数がかかってしまっていました。


そこで、 FAX受信クラウドサービスを導入したことにより、FAXのペーパーレス化が実現できました。FAXを電子化したことにより、出先や出張先でも、営業は自分のノートPCからFAXを確認できるようになり、迅速な顧客対応が可能となりました。また、営業は訪問の前後の時間などを使い、効率的に対応できるようになっただけでなく、事務スタッフも都度FAXをPDF化する手間がなくなり、業務効率の向上にも役立っています。





 

6.まとめ


ペーパーレス化は、コスト削減や働き方改革の実現、BCP対策などにつながります。しかしながら、企業内にある多種多様な書類を電子化するには、自社でシステム構築するのはかなり手間がかかるでしょう。自社に必要な機能を備えたシステム・サービスを検討し、適切に導入するとよいでしょう。


ネクスウェイでは、 FAX受信クラウドサービスを提供しています。FAX受発注業務に特化したFAX電子化サービスで、クラウド型かつ現在のFAX番号をそのまま使えるのが特徴です。FAXのペーパーレス化・電子化をご検討でしたら、ぜひ一度お問い合わせください。


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