テレワークを導入している企業や、これから導入を検討している企業が増えています。テレワーク導入の課題としては、コミュニケーション関連だけでなく、システム関連の課題も多いのが実情です。

この記事では、テレワークに関する課題とその解決策について解説します。課題を解決させた企業の実例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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目次

1. テレワーク導入の現状
　  - テレワークの3つの形態
　  - テレワークが推進される理由
　  - テレワークの普及率
　  - テレワークに必要な環境づくり
2. テレワークの導入が難しい業種・向いている業種
　  - テレワークの導入が難しい業種・職種
　  - テレワークの導入が向いている業種・職種
3. テレワーク導入の5つの問題点
　  - 情報セキュリティ対策が重要となる
　  - 情報通信の環境づくりが必要となる
　  - ペーパーレス化が難しい
　  - 社員のコミュニケーションが難しくなる
　  - テレワークに対応する社内制度づくりが必要となる
4. テレワーク導入課題の解決策
　  - 情報通信機器・サービスを導入する
　  - FAXによる受発注業務のWEB化
　  - WEB会議など対話の機会を増やす
　  - タスクを管理できる方法を確立する
　  - 情報セキュリティについての社員教育を徹底する
　  - 仕事の成果を評価する制度を制定する
　  - 助成金を活用する
5. テレワークを導入してよかったこと
　  - 業務効率化が向上した
　  - 優秀な人材の雇用が確保できた
　  - コストを削減できた
6. テレワーク導入の成功事例『YKアクロス株式会社』
7. まとめ

 

働き方改革や感染症対策により、テレワークを導入する企業が増えています。ここでは、テレワークの導入の現状について解説します。

テレワークの形態として、以下の3つがあげられます。

在宅勤務

在宅勤務とは、自宅で仕事をする形態の働き方で、通勤や勤務地の制約がありません。育児・介護などのために、家庭で仕事を行いたい人に向いています。

モバイルワーク

モバイルワークとは、自社以外のオフィスや移動中にモバイル通信を利用して仕事をする働き方です。営業などさまざまな企業へ出向く必要がある部署の人に向いている働き方です。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、レンタルオフィスやシェアオフィスなどで働く形態です。自宅では集中できない、もしくは設備が整っていないという人に向いています。

働き方改革などによりテレワークが推進されており、社員の働き方の多様化が求められています。テレワークが実施されれば、勤務地に制限がなくなり、例えば地方にいながらの勤務が可能となります。テレワークが推進され、都市から地方へ人口が流れることで、都市部での人口密集と地方の過疎化が解消できます。また、都市部の通勤状況の改善にもつながります。働き方改革などによりテレワークが推進されており、社員の働き方の多様化が求められています。テレワークが実施されれば、勤務地に制限がなくなり、例えば地方にいながらの勤務が可能となります。テレワークが推進され、都市から地方へ人口が流れることで、都市部での人口密集と地方の過疎化が解消できます。また、都市部の通勤状況の改善にもつながります。

総務省によると、2017年の日本におけるテレワークの普及率は13.9％です。2012年からみると、ゆるやかに上昇傾向にあり、テレワークの普及は徐々に広まりつつあります。また、2020年には新型コロナウィルス感染症の流行により、テレワークの普及が急激に進んでいます。

※参考： 広がるテレワーク利用｜総務省

テレワークを導入するためには、システムなどの環境づくりが重要な課題となります。自宅など社外でのパソコン作業におけるセキュリティ対策はかかせません。また、チームのタスク管理・テレワークに沿った人事評価ルールやシステムの構築・働きやすいワークスペースの確保などが非常に重要です。

 

テレワークの導入が難しい業種と向いている業種について解説します。

現場での作業が必要な業種・職種

現場での作業が必要な業種・職種は、テレワーク導入が難しいです。例えば、販売業・飲食業・医療関係・福祉関係などの業種・職種は、対面での接客や作業が必須です。また、製造業・運輸業・建設業などは、現場での作業が必要であるため、テレワークには向きません。

FAX・押印などが必要な業種・職種

FAX・押印などが必要な業種・職種も、テレワーク導入が難しいです。FAXを利用しての受発注業務などは、オフィスにある複合機を用いて、紙ベースでの作業が発生します。また、押印が必要となる業務では、押印のためだけに出勤しなければならないのが現状です。ただし、これらの業種・職種においても、ペーパーレス化やクラウド化を進めることで、テレワーク導入が可能となることがあります。

テレワークが向いている業種・職種は、事務・調査・デザイン・プログラミングなど、デスクワーク中心の業種・職種です。これらの仕事は、他者との連携がデジタル化しやすく、成果物による評価も出しやすいと言われています。セキュリティ対策や働く環境などがしっかりと構築されていれば導入は比較的難しくないでしょう。

 

テレワークを導入するときに起こりやすい問題点について解説します。

テレワークの問題点のひとつとして、情報漏洩のリスクの増大があげられます。会社のパソコンを持ち出すときは、盗難や紛失に十分注意しなければなりません。また、社外のネットワーク使用に対するセキュリティ対策も重要です。機密情報が漏れないように、企業としてのルール整備だけでなく、社員それぞれが厳密な注意意識を持つ必要があります。

テレワークが行える情報通信の環境づくりが必要です。従来のオフィスメインの勤務でなく、各社員がテレワークで業務を行うと、テレビ会議やデータの送受信などを行う機会が増えるでしょう。テレワーク環境でも通信速度の支障なく業務を行うために、適切な環境を構築する必要があります。環境構築にはコストがかかるため、企業にとっての課題となります。

紙の書類・印刷物・押印・FAXなどを多用している場合は、ペーパーレス化が難しいです。紙の書類やり取りや、押印業務は、そのままではテレワークでは不可能です。適切なシステムを選定し、ペーパーレス化の環境を整える必要があります。

社員同士のコミュニケーションが難しくなります。テレワークは直接会って会話することや、気軽な質問する機会が少なくなります。テレワークにより、孤独感を感じたり、業務をきちんと理解できなかったりなどにより、ストレスを感じる社員が現れる可能性があり、適切なフォローが必要になるでしょう。

テレワークに対応できる社内制度づくりが必要となります。テレワークでは、直接社員の労働管理やマネジメントを行うことが難しいです。適正な人事評価をするためのルール・方法の確立が必要となります。

 

テレワーク導入により生じる課題の解決策を紹介します。

社員同士のコミュニケーションを円滑に行うために情報通信機器やサービスを導入しましょう。チャットツールやWEB会議ツールなどを導入することで、業務の遂行がスムーズに行えます。システム・ツールを導入する際には、セキュリティ対策をしっかり行うことが必要となります。

FAXによる受発注業務をWEB化して、ペーパーレス化を進めましょう。FAXをクラウド化することで、電子化されたデータを各自のパソコンで確認し、保存・編集・返信ができるようになります。クラウドFAXの活用は、テレワークの推進だけではなく、紙代・印刷費・保管費などのコスト削減につながります。
 

社員同士のコミュニケーションを円滑にするためには、WEB会議などを定期的に開くようにしましょう。メールやチャットは、すぐに回答が得られず、社員のストレスにつながることがあります。完全なテレワークではなく、定期的に出勤日を設定して、対話する機会を作ることも有効でしょう。

社員のタスクを管理できる方法を確立しましょう。テレワークでは、社員がどのように働いているのかを直接確認できません。勤怠管理ツール・タスク管理ツールの導入や、日報の作成も効果的でしょう。

情報漏洩を防ぐための環境整備をしっかりとしたうえで、セキュリティ対策に関する社員教育は徹底するようにしましょう。テレワーク導入においては、社員各自の情報セキュリティ対策に対する意識を高めることが重要です。社員各自が自覚を持って、情報を守るための行動を取ることが重要です。

テレワークにあった評価制度を制定しましょう。テレワーク導入した際には、従来の就業規則や人事評価制度では、上手く対応できない可能性があります。就業時間ではなく、仕事の成果をきちんと評価できる制度にする必要があります。

テレワークを導入する際は、環境構築やセキュリティ対策にはお金がかかるため、ぜひ助成金を活用しましょう。働き方改革が推進されており、テレワークを導入すると、厚生労働省・経済産業省などの助成金制度を活用できる可能性があります。

 

 

テレワークを導入してよかったことを紹介します。

テレワークの導入により、移動時間などの隙間時間の活用や、自宅での集中した作業により業務効率化が向上したという意見は多いです。クラウドFAXの活用により、紙ベースで行っていたFAXに関する作業が電子化され、情報の管理や共有がしやすくなることも、業務の効率化につながります。取引先とのやり取りが電子化・簡便化されることで、本来のコア業務に集中できるようになります。

テレワークの導入で、通常勤務では雇用できなかった優秀な人材の雇用が可能となります。育児や介護などのために出勤が難しい社員も、在宅勤務で働き続けられます。また、遠隔での雇用が可能となるため、雇用の地域を限定する必要がなくなり、優秀な人材を多く確保できるでしょう。

テレワークの導入で、さまざまなコストの削減が実現します。社員の通勤にかかる交通費・広いオフィスなどが不要となり、固定費なども縮小できます。ペーパーレス化を進めることで、紙の消費・書類を保存するための場所などに関するコストも削減できます。

YKアクロス株式会社は、FAXを電子化することにより、スムーズなテレワークの開始、メンバーの業務管理に成功しています。YKアクロス株式会社がどのようにテレワーク導入に成功したのかを解説します。

導入の背景と経緯

YKアクロス株式会社では、大量に届くFAXをファイリングするだけで、1つの部署だけで毎月40時間もの時間がかかっていました。また、ファイリングだけでなく、FAX管理にかかる手間やコストの削減が課題でした。

導入の効果

FAXを電子化することにより、ファイリングの手間が一切なくなりました。また、取引先から問い合わせがあったときには、電子化されたデータを検索し、簡単に該当のFAXを見つけられるようになりました。

導入のメリット

FAXを紙で管理する手間やコストを削減することを目標とした電子化でしたが、テレワークの導入がスムーズに進められた、という効果もありました。社員は、自宅でもFAXの確認・編集・返信ができるため、FAXの確認や保管のためにわざわざ出社する必要がなくなりました。

また、チームリーダーは、FAX電子化サービス内で、メンバーのフォルダを確認し、仕事の進行状況を把握できるようになりました。メンバーフォローを行う指標のひとつとして活用することもできています。テレワークにおける課題の解決につながったといえます。

テレワークには社員の管理・セキュリティ対策・環境構築など、さまざまな課題があります。これらの課題を解決するためには、ICTツール・システムの導入が重要なポイントとなります。テレワークの導入により、業務の効率化・コスト削減が可能となるため、新しい働き方をとして検討をおすすめします。

テレワークの課題の中で大きな壁となっているペーパーレス化は、FAXをクラウド化することで解決できます。 ネクスウェイのFAX受信クラウドサービスは、FAX受発注業務に特化したサービスです。クラウド型で、現在のFAX番号がそのまま使えるのが特徴です。「FAXがネックでテレワークを諦めている」といった場合には、ぜひ一度お問い合わせください。